La elección de qué documento utilizar: RFI RFP RFQ para qué tipo de proyecto de abastecimiento depende del resultado deseado: ¿se necesita información, una propuesta en firme o una oferta de precio detallada?
Una solicitud de información (RFI) es un método para cotejar información de diferentes proveedores antes de la contratación formal de productos o servicios. Normalmente se utiliza cuando hay muchos proveedores potenciales y no se conoce suficiente información sobre ellos. Es un proceso estructurado en el que una larga lista de posibles proveedores puede reducirse a una lista corta de aquellas organizaciones que están dispuestas y son capaces de cumplir con sus requisitos.
Una RFI debe incluir
- Tabla de contenidos
- Introducción y propósito de la RFI
- Explicación del alcance
- Abreviaturas y terminología
- Plantilla para completar
- Detalles de los próximos pasos – RFP o RFQ
¿Por qué utilizar una RFI?
- Para recopilar detalles sobre los posibles proveedores y sus capacidades
- Para avisar a los posibles proveedores de que tiene la intención de abastecerse de este producto o servicio de forma competitiva
- Para demostrar que está actuando de forma justa e incluyendo a todos los participantes
- Para recopilar información de forma que se decida el siguiente paso
- Tabla de contenidos
- Acuerdo de confidencialidad o nodivulgación
- Información básica sobre el cliente y el proceso
- Amplitud y alcance del proyecto
- Marco de tiempo propuesto
- Información detallada sobre el diseño información y requisitos
- Requisitos comerciales
- Presupuesto
- Criterios de evaluación y adjudicación
- Instrucciones de presentación
- Está notificando a los proveedores su intención de comprar determinados productos o servicios.
- Obtiene una presentación formal de los proveedores elegidos para poder comparar las propuestas
- Demuestra que tiene un proceso formal y justo sin favorecer a un proveedor preferido.
Una solicitud de propuesta (RFP) es un método formal para recibir propuestas detalladas y comparables de diferentes proveedores para un producto o servicio definido. Es un documento exhaustivo que debe proporcionar toda la información necesaria para tomar una decisión de compra informada.
La preparación de la RFP es importante y el tiempo que se dedique a esta fase garantizará unas buenas respuestas. A menudo se celebra una reunión informativa para informar a los proveedores y responder a cualquier pregunta. Si es necesario, se puede utilizar una RFI antes de la RFP.
Debe incluir al menos
¿Por qué utilizar una RFP?
Una Solicitud de Cotización (RFQ) es un documento de oferta competitiva que se utiliza
cuando se invita a proveedores y subcontratistas a presentar una oferta para proyectos o productos. Una petición de oferta es adecuada para el abastecimiento de productos estandarizados o producidos en cantidades repetitivas. Se debe proporcionar una especificación técnica, así como los requisitos comerciales. A veces, una RFQ puede ir precedida de una RFP en la que se pide a los proveedores preseleccionados que presenten un presupuesto más detallado.
La solicitud de manifestaciones de interés, la solicitud de propuestas y la petición de oferta son herramientas que pueden utilizarse por separado o en combinación para lograr una solución de abastecimiento satisfactoria.
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