La scelta di quale documento usare: RFI RFP RFQ per quale tipo di progetto di sourcing dipende dal risultato desiderato – è un’informazione, una proposta ferma o un’offerta dettagliata di prezzo che è necessaria.
Una richiesta di informazioni (RFI) è un metodo per raccogliere informazioni da diversi fornitori prima di acquistare formalmente prodotti o servizi. Si usa normalmente quando ci sono molti fornitori potenziali e non si conoscono abbastanza informazioni su di loro. È un processo strutturato in cui una lunga lista di potenziali fornitori può essere ridotta a una breve lista di quelle organizzazioni che sono disposte e in grado di soddisfare i vostri requisiti.
Una RFI dovrebbe includere
- Tabella dei contenuti
- Introduzione e scopo della RFI
- Spiegazione dello scopo
- Abbreviazioni e terminologia
- Schema da completare
- Dettagli dei prossimi passi – RFP o RFQ
. RFP o RFQ
Perché usare una RFI?
- Per raccogliere dettagli sui potenziali fornitori e le loro capacità
- Per avvisare i potenziali fornitori che intendete procurarvi questo prodotto o servizio in modo competitivo
- Per dimostrare che state agendo in modo equo e includendo tutti i partecipanti
- Per raccogliere informazioni in modo da decidere il passo successivo
Una Richiesta di Proposta (RFP) è un metodo formale per ricevere proposte dettagliate e comparabili da diversi fornitori per un prodotto o servizio definito. È un documento completo che dovrebbe fornire tutte le informazioni necessarie per prendere una decisione di acquisto informata.
La preparazione della RFP è importante e il tempo speso in questa fase assicurerà buone risposte. Spesso si tiene un incontro informativo per informare i fornitori e rispondere a qualsiasi domanda. Una RFI può essere usata prima di una RFP se necessario.
Dovrebbe includere almeno
- Tabella dei contenuti
- Accordo di riservatezza o nonaccordo di divulgazione
- Informazioni di base sul cliente e sul processo
- Estensione e scopo del progetto
- Tempo proposto
- Informazioni dettagliate sul progetto e sui requisiti
- Si informazioni e requisiti di progettazione
- Requisiti commerciali
- Budget
- Criteri di valutazione e di aggiudicazione
- Istruzioni per la presentazione
Perché usare un RFP?
- State notificando ai fornitori la vostra intenzione di acquistare determinati prodotti o servizi.
- Avete una presentazione formale dai fornitori scelti per permettere il confronto delle proposte
- Viene mostrato che avete un processo formale ed equo senza favorire un fornitore preferito.
Una richiesta di offerta (RFQ) è un documento di offerta competitiva usato
quando si invitano fornitori e subappaltatori a presentare un’offerta su progetti o prodotti. Una RFQ è adatta per l’approvvigionamento di prodotti che sono standardizzati o prodotti in quantità ripetitive. Una specifica tecnica deve essere fornita così come i requisiti commerciali. A volte una RFQ può essere preceduta da una RFP in cui i fornitori selezionati sono invitati a fornire un preventivo più dettagliato.
L’RFI, l’RFP e l’RFQ sono tutti strumenti che possono essere usati separatamente o in combinazione per ottenere una soluzione di sourcing di successo.
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