Qué es un DBA y cuándo registrar uno

Por Heather Huston, Asistente del Gerente de Servicios, BizFilings

DBAs – El qué, el porqué y el cómo de ellos

Hay muchas razones por las que hacer negocios bajo un nombre DBA (Doing Business As) puede ser una buena decisión para una empresa. En este artículo, definiremos lo que es un nombre DBA (o nombre ficticio), lo que no es, cubriremos las principales razones por las que podría considerar usar uno, y proporcionaremos consejos clave para registrar su nombre DBA – lo que se le requerirá hacer en los estados donde lo esté usando.

Qué es un DBA

Todo negocio tiene un «nombre legal» o «nombre verdadero». En el caso de una empresa unipersonal o sociedad, ese nombre legal es el nombre del propietario o propietarios del negocio. En el caso de una sociedad anónima, una sociedad de responsabilidad limitada (SRL) u otra entidad estatutaria, el nombre legal es el que figura en su documento de constitución (por ejemplo, su acta de constitución o sus estatutos).

Si la persona o empresa hace negocios bajo otro nombre, ese es un nombre DBA. Los DBA también se denominan «nombre supuesto», «nombre comercial ficticio» o «nombre comercial». No hay límites en el número de DBAs o nombres supuestos que puede utilizar. Pero la ley en la mayoría de los estados es que, a menos que se registre el nombre DBA, lo que se hace mediante una presentación en el estado, una persona sólo puede hacer negocios bajo su propio nombre, y las corporaciones y LLCs sólo pueden hacer negocios bajo el nombre en su documento de formación.

El propósito de registrar un nombre DBA es notificar al público que una persona o entidad de negocios en particular está llevando a cabo negocios bajo un nombre diferente a su nombre legal. Las leyes de nombres ficticios (DBA) son leyes de protección al consumidor. El registro es necesario para que el público conozca al propietario real de los negocios que compran o con los que tratan.

Lo que no es un DBA

Registrar y hacer negocios bajo un nombre DBA no es lo mismo que formar un negocio o una entidad comercial.

Si usted registra un DBA sin formar primero una LLC, corporación, o algún otro tipo de entidad legal, el estado en el que está haciendo negocios reconoce su negocio como un propietario único. Como propietario único, puede llevar a cabo legalmente el negocio en ese estado bajo su nombre comercial ficticio, pero no tendrá ninguna protección de responsabilidad limitada. Eso significa que usted es responsable de las deudas y obligaciones del negocio.

Formar una LLC, una sociedad limitada (LP), una sociedad de responsabilidad limitada (LLP) o una corporación (ya sea una corporación C o una corporación S a efectos del impuesto sobre la renta) otorga al propietario o a los propietarios de esa entidad comercial una protección de responsabilidad limitada. La corporación, LLC, LP o LLP es la propietaria de la empresa y es responsable de las deudas de la misma. Los accionistas, miembros o socios no lo son. Esta es una de las principales ventajas de constituir una sociedad. Después de formar su corporación, LLC u otra entidad, si quiere hacer negocios bajo un nombre diferente al que aparece en el documento de formación de su empresa, tendrá que presentar los documentos apropiados para registrar su nombre DBA

Nota: si está planeando hacer crecer el negocio en estados adicionales, también tendrá que calificar como extranjero en cada estado respectivo. Cada corporación, LLC u otra entidad comercial estatutaria tiene prohibido hacer negocios en un estado sin estar calificado. Existen sanciones si no lo cumple. Su nombre legal en los estados donde está calificado será el nombre que aparece en el certificado de autoridad de su empresa. Si desea utilizar un nombre diferente tendrá que registrar su nombre DBA en ese estado mediante la presentación de los documentos apropiados.

¿Por qué utilizar un nombre ficticio? Puede ser obligatorio o estratégicamente importante

Las siguientes son algunas de las razones más populares por las que los negocios utilizan un nombre DBA. Tenga en cuenta que estas razones suelen variar dependiendo del tipo de negocio. Lo que motiva a un propietario único a optar por un nombre asumido, por ejemplo, es diferente de lo que motiva a una corporación o LLC.

• No quiere hacer negocios bajo su nombre personal. Esta es una decisión especialmente importante para los propietarios únicos y las sociedades generales. A menos que presente un DBA, el nombre de su negocio y su nombre personal será automáticamente el mismo siempre que tenga que listar el nombre de su negocio en un registro público. Por lo tanto, por razones de privacidad puede querer dar a su negocio un nombre diferente.
• Quiere un nombre más distintivo. Un propietario único o socio también puede querer que el nombre sea más distintivo, o para identificar el tipo de negocio. Si usted es John Smith y tiene un negocio de jardinería, el nombre de su negocio es John Smith. Pero tal vez quiera hacer negocios como Flores y Jardines de Juan. Lo mismo ocurre con las sociedades colectivas; el nombre de la empresa es el mismo que el de los socios. El registro de un DBA le permite realizar transacciones comerciales bajo el nombre ficticio en lugar de su nombre personal.
• Su banco requiere un DBA para abrir una cuenta bancaria comercial. Los bancos suelen exigir a los propietarios únicos y a los socios de las sociedades colectivas que tengan un DBA antes de poder abrir una cuenta bancaria comercial. Los bancos a menudo le exigirán que les muestre la presentación del DBA o el certificado de nombre supuesto como prueba de que registró el nombre.
• Su empresa está entrando en una nueva línea de negocio que no se refleja en su nombre actual. A menudo se utiliza un nombre Doing Business As cuando una corporación o LLC desea entrar en una nueva línea de negocio o para comercializar nuevos productos o servicios que su nombre comercial actual no representa. Tener un nombre más descriptivo puede ser beneficioso. Por ejemplo, suponga que tiene un negocio de instalación y reparación de sistemas de aspersión, Summer Sprinkler Systems Inc. y planea ofrecer servicio de quitanieves en invierno. Usted podría presentar un DBA para Especialistas en Quitanieves para esa parte de su negocio.
• Para utilizar un nombre de dominio como DBA, habilitando las operaciones como otro negocio o sitio web. Un DBA puede ser presentado para que una empresa pueda realizar transacciones comerciales bajo el nombre de dominio de la empresa. Esto es especialmente útil cuando el nombre de su empresa no está disponible como nombre de dominio. Por ejemplo, es posible que quiera operar otro negocio o sitio web además del que ya tiene. Imagínese que su LLC fabrica y vende bolsos de mujer. También fabrica bolsos para niños y adolescentes. Sabiendo que nunca comprarían en la misma empresa o sitio web que sus madres, usted presenta un DBA para registrar el nombre comercial ficticio y crear un sitio web separado dirigido específicamente a este público.
• Para fortalecer la credibilidad del negocio. Tener un nombre DBA puede proporcionar credibilidad adicional para los propietarios únicos y las sociedades generales.
• Para notificar al público su nombre DBA y su marca. El registro de un nombre DBA es una notificación pública a otros negocios de que el nombre está en uso, ya que el nombre DBA se convierte en parte del registro público. Pero recuerde que en algunos estados la presentación de un DBA no proporciona ninguna protección contra el registro del mismo nombre por parte de otra persona.
• Utilizar un nombre más memorable. El nombre legal puede ser largo, difícil de deletrear o pronunciar, difícil de recordar, o no es amigable con los motores de búsqueda.

De nuevo, estas razones variarán en relevancia para su empresa dependiendo de su tipo de entidad comercial legal, el tipo de negocio que tenga y sus estrategias de crecimiento. Aconsejamos encarecidamente hablar con su contador o abogado para determinar si un registro DBA es la opción correcta para su negocio.

Registro de un DBA: Puntos clave para una presentación exitosa

Para hacer negocios bajo un DBA, usted debe completar y presentar los formularios DBA apropiados y pagar una cuota de presentación, después de lo cual usted recibe un certificado DBA. Dependiendo del estado, puede presentar el formulario en la oficina del secretario local o del condado, en una agencia estatal o en ambas. Por lo tanto, asegúrese de verificar todas las autoridades locales pertinentes para la presentación de DBA en los estados en los que está, o estará, haciendo negocios. A continuación, confirme todos los requisitos de presentación de DBA para su negocio o tipo de entidad.

En algunos estados, las presentaciones se realizan en diferentes oficinas para los propietarios únicos y las sociedades generales de lo que son para las corporaciones, LLC y otras entidades estatutarias. Los formularios también pueden ser diferentes. Una vez completada con éxito la presentación y la recepción de un certificado de nombre ficticio, usted puede comenzar a utilizar su nombre DBA.

• Las presentaciones de DBA para una corporación o LLC a menudo requieren una prueba de que la corporación o LLC está en buen estado. Esto suele ser en forma de un certificado de buena reputación que puede solicitar al secretario de estado.
• No puede hacer que su DBA sea un nombre corporativo como Jane Smith, Inc. o Corp. si su negocio existente no es una corporación. Del mismo modo, no puede utilizar un nombre que indique que su negocio es propiedad de una LLC si no lo es.
• Algunos requisitos de presentación del estado/condado exigen que lo anuncie en un periódico o publicación local, para dar aviso público de la presentación del DBA.
• Encuentre las formas de pago y los métodos de presentación aceptados. Algunos estados o condados le permiten pagar la tasa de presentación con tarjeta de débito o crédito; otros requieren un giro postal o un cheque de caja. Algunas agencias permiten la presentación en línea, algunas requieren documentos notariados enviados por correo.
• Legalmente, está obligado a identificar su negocio con su número de la Seguridad Social o con un EIN (número de identificación del empleador o número de identificación fiscal federal), pero los asesores de los propietarios de pequeñas empresas tienden a recomendar la solicitud de un EIN y su uso en lugar de su SSN.
• Es contra la ley estatal llevar a cabo cualquier negocio utilizando un nombre falso que no haya sido registrado. Los estados imponen sanciones que pueden ser duras. Éstas pueden incluir sanciones civiles y penales.
• El tiempo que tarda la oficina del secretario del condado o la oficina estatal en procesar la presentación de un DBA puede variar, así que planifique con antelación.
• En muchos estados, el registro del nombre ficticio dura un tiempo limitado y debe ser renovado, o expirará. Cinco años es un plazo común. Si el nombre DBA es importante para su negocio, asegúrese de presentar la renovación antes de que expire.
• La mayoría de los estados también requieren nuevas presentaciones si hay un cambio en la información establecida en la presentación del nombre ficticio original, como la dirección del negocio, o el nombre legal, o un cambio en los funcionarios (para las corporaciones), los socios (para las sociedades generales) o los miembros (para las LLC). En algunos estados, se presentan enmiendas. En otros, se requiere un registro completamente nuevo. Sea proactivo al respecto.

Su nombre comercial es un activo valioso que quiere proteger. El uso de un nombre DBA puede ser una parte importante de su estrategia empresarial. Y si es así, hacer la presentación adecuada para registrar el nombre DBA, y asegurarse de que el registro no expire son pasos cruciales. Ahora que tiene algunos datos básicos sobre los nombres DBA y las presentaciones DBA, trabaje con su asesor de negocios y socio de cumplimiento para asegurarse de que se hacen bien.

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