Qu’est-ce qu’un DBA et quand en déposer un

Par Heather Huston, directrice adjointe des services, BizFilings

Les DBA – Leur quoi, leur pourquoi et leur comment

Il existe de nombreuses raisons pour lesquelles faire des affaires sous un nom DBA (Doing Business As) peut être une bonne décision pour une entreprise. Dans cet article, nous définirons ce qu’est un nom DBA (ou nom fictif), ce qu’il n’est pas, nous couvrirons les principales raisons pour lesquelles vous pourriez envisager d’en utiliser un, et nous fournirons des conseils clés pour enregistrer votre nom DBA – ce que vous devrez faire dans les États où vous l’utilisez.

Qu’est-ce qu’un DBA

Toute entreprise a un nom  » légal  » ou  » vrai nom « . Dans le cas d’une entreprise individuelle ou d’un partenariat, ce nom légal est le nom du ou des propriétaires de l’entreprise. Dans le cas d’une société, d’une société à responsabilité limitée (SARL) ou d’une autre entité statutaire, le nom légal est celui qui figure sur son document de constitution (par exemple, ses statuts constitutifs ou ses articles d’organisation).

Si la personne ou la société fait des affaires sous un autre nom, il s’agit d’un nom DBA. Les DBA sont également appelés « nom d’emprunt », « nom commercial fictif » ou « nom commercial ». Il n’y a pas de limite au nombre de DBA ou de noms d’emprunt que vous pouvez utiliser. Mais la loi dans la plupart des États est que, à moins que le nom DBA ne soit enregistré, ce qui se fait en faisant un dépôt dans l’État, une personne ne peut faire des affaires que sous son propre nom, et les sociétés et les LLC ne peuvent faire des affaires que sous le nom figurant sur leur document de formation.

Le but de l’enregistrement d’un nom DBA est d’informer le public qu’une personne ou une entité commerciale particulière mène des affaires sous un nom autre que son nom légal. Les lois sur les noms d’emprunt (DBA) sont des lois de protection des consommateurs. L’enregistrement est nécessaire pour que le public connaisse le propriétaire réel des entreprises auprès desquelles il achète ou traite.

Ce qu’un DBA n’est pas

Enregistrer et faire des affaires sous un nom DBA n’est pas la même chose que de former une entreprise ou une entité commerciale.

Si vous enregistrez un DBA sans d’abord vous former en tant que LLC, société ou un autre type d’entité juridique, l’État dans lequel vous faites des affaires reconnaît votre entreprise comme une entreprise individuelle. En tant que propriétaire unique, vous pouvez légalement exercer votre activité dans cet État sous votre nom commercial fictif, mais vous ne bénéficierez d’aucune protection en matière de responsabilité limitée. Cela signifie que vous êtes responsable des dettes et des obligations de l’entreprise.

La constitution d’une SARL, d’une société en commandite (LP), d’une société à responsabilité limitée (LLP) ou d’une société (qu’il s’agisse d’une société C ou S aux fins de l’impôt sur le revenu) accorde au(x) propriétaire(s) de cette entité commerciale une protection à responsabilité limitée. La société, la LLC, la LP ou la LLP est propriétaire de l’entreprise et est responsable des dettes de l’entreprise. Les actionnaires, les membres ou les partenaires ne le sont pas. C’est l’un des principaux avantages de la création d’une société. Après avoir formé votre société, LLC ou autre entité, si vous souhaitez faire des affaires sous un nom autre que celui figurant sur le document de formation de votre société, vous devrez déposer les documents appropriés pour enregistrer votre nom DBA

Note : si vous prévoyez de développer l’entreprise dans des États supplémentaires, vous devrez également vous qualifier à l’étranger dans chaque État respectif. Il est interdit à toute société, LLC ou autre entité commerciale statutaire de faire des affaires dans un État sans être qualifié. Des sanctions sont prévues en cas de non-respect. Votre nom légal dans les États où vous êtes qualifié sera le nom figurant sur le certificat d’autorité de votre société. Si vous souhaitez utiliser un nom différent, vous devrez enregistrer votre nom DBA dans cet État en déposant les documents appropriés.

Pourquoi utiliser un nom fictif ? Cela peut être nécessaire ou stratégiquement important

Voici quelques-unes des raisons les plus populaires pour lesquelles les entreprises utilisent un nom DBA. Notez que ces raisons varient souvent en fonction du type d’entreprise. Ce qui motive une entreprise individuelle à opter pour un nom d’emprunt, par exemple, est différent de ce qui motive une société ou une LLC.

• Vous ne voulez pas faire des affaires sous votre nom personnel. C’est une décision particulièrement importante pour les propriétaires uniques et les sociétés en nom collectif. À moins que vous ne déposiez un DBA, votre nom commercial et votre nom personnel seront automatiquement les mêmes chaque fois que vous devrez inscrire le nom de votre entreprise sur un registre public. Ainsi, pour des raisons de confidentialité, vous pouvez vouloir donner un nom différent à votre entreprise.
• Vous voulez un nom plus distinctif. Un propriétaire unique ou un partenaire peut également vouloir que le nom soit plus distinctif, ou pour identifier le type d’entreprise. Si vous êtes John Smith et que vous avez une entreprise de jardinage, le nom de votre entreprise est John Smith. Mais peut-être voulez-vous faire des affaires sous le nom de John’s Flowers and Gardens. Il en va de même pour les sociétés en nom collectif : le nom de l’entreprise est le même que celui des associés. L’enregistrement d’un DBA vous permet de faire des affaires sous le nom fictif au lieu de votre nom personnel.
• Votre banque exige un DBA pour ouvrir un compte bancaire commercial. Les banques exigent souvent que les entreprises individuelles et les partenaires des sociétés en nom collectif aient un DBA avant de pouvoir ouvrir un compte bancaire commercial. Les banques exigent souvent que vous leur montriez le dépôt du DBA ou le certificat de nom d’emprunt comme preuve que vous avez enregistré le nom.
• Votre entreprise entre dans une nouvelle ligne d’activité non reflétée par votre nom actuel. Souvent, un nom Doing Business As est utilisé lorsqu’une société ou une LLC souhaite entrer dans un nouveau secteur d’activité ou commercialiser de nouveaux produits ou services que votre nom commercial actuel ne représente pas. Il peut être avantageux d’avoir un nom plus descriptif. Par exemple, supposons que vous avez une entreprise d’installation et de réparation de systèmes d’arrosage, Summer Sprinkler Systems Inc. et que vous prévoyez d’offrir un service de déneigement en hiver. Vous pourriez déposer un DBA pour Plowing Specialists pour cette partie de votre entreprise.
• Pour utiliser un nom de domaine comme DBA, permettre des opérations comme une autre entreprise ou un site Web. Un DBA peut être déposé afin qu’une entreprise puisse effectuer des transactions commerciales sous le nom de domaine de l’entreprise. Cela est particulièrement utile lorsque le nom de votre entreprise n’est pas disponible en tant que nom de domaine. Par exemple, vous pouvez vouloir exploiter une autre entreprise ou un autre site web en plus de votre entreprise existante. Imaginez que votre SARL fabrique et vende des sacs à main pour femmes. Vous produisez également des sacs à main pour les préadolescents et les adolescents. Sachant qu’ils n’achèteraient jamais auprès de la même entreprise ou du même site Web que leurs mères, vous déposez un DBA pour enregistrer le nom d’entreprise fictif et créer un site Web distinct ciblant spécifiquement ce public.
• Pour renforcer la crédibilité de l’entreprise. Avoir un nom DBA peut apporter une crédibilité supplémentaire aux entreprises individuelles et aux sociétés en nom collectif.
• Pour informer le public de votre nom DBA et de votre marque. L’enregistrement d’un nom DBA est une notification publique aux autres entreprises que le nom est utilisé, car le nom DBA devient une partie du dossier public. Mais n’oubliez pas que dans certains États, le dépôt d’un DBA ne fournit aucune protection contre quelqu’un d’autre qui enregistrerait le même nom.
• Pour utiliser un nom plus mémorable. Le nom légal peut être long, difficile à épeler ou à prononcer, difficile à retenir, ou pas convivial pour les moteurs de recherche.

Encore, ces raisons varieront en pertinence pour votre entreprise en fonction de votre type d’entité commerciale légale, du type d’entreprise dans laquelle vous êtes et de vos stratégies de croissance. Nous conseillons vivement de parler avec votre comptable ou votre avocat pour déterminer si un enregistrement DBA est le bon choix pour votre entreprise.

Dépôt d’un DBA : Points clés pour des dépôts réussis

Pour faire des affaires sous un DBA, vous devez remplir et déposer les formulaires DBA appropriés et payer des frais de dépôt, après quoi vous recevez un certificat DBA. Selon l’État, vous pouvez déposer un dossier auprès d’un bureau de greffier local ou de comté, auprès d’une agence d’État, ou les deux. Veillez donc à vérifier toutes les autorités locales compétentes en matière de dépôt de DBA dans les États où vous exercez ou allez exercer votre activité. Ensuite, confirmez toutes les exigences de dépôt de DBA pour votre entreprise ou votre type d’entité.

Dans certains États, les dépôts sont effectués dans des bureaux différents pour les propriétaires uniques et les sociétés en nom collectif que pour les sociétés, les LLC et autres entités statutaires. Les formulaires peuvent également être différents. Après avoir réussi le dépôt et reçu un certificat de nom fictif, vous pouvez commencer à utiliser votre nom DBA.

• Les dépôts de DBA pour une société ou une LLC nécessitent souvent une preuve que la société ou la LLC est en règle. Cela se présente généralement sous la forme d’un certificat de bon standing que vous pouvez demander au secrétaire d’État.
• Vous ne pouvez pas faire de votre DBA une dénomination sociale telle que Jane Smith, Inc. ou Corp. si votre entreprise existante n’est pas une société. De même, vous ne pouvez pas utiliser un nom qui indique que votre entreprise est détenue par une LLC si ce n’est pas le cas.
• Certaines exigences de dépôt de l’État ou du comté vous obligent à l’annoncer auprès d’un journal ou d’une publication locale, afin de fournir un avis public du dépôt du DBA.
• Trouvez les formes de paiement et les méthodes de dépôt acceptées. Certains États ou comtés vous permettent de payer les frais de dépôt par carte de débit ou de crédit, d’autres exigent un mandat ou un chèque de banque. Certaines agences permettent le dépôt en ligne, d’autres exigent l’envoi de documents notariés par la poste.
• Légalement, vous êtes tenu d’identifier votre entreprise avec votre numéro de sécurité sociale ou un EIN (numéro d’identification de l’employeur ou numéro d’identification fiscale fédéral), mais les conseillers aux propriétaires de petites entreprises ont tendance à recommander de demander un EIN et de l’utiliser à la place de votre SSN.
• Il est contraire à la loi de l’État de mener toute activité en utilisant un nom d’emprunt qui n’a pas été enregistré. Les États imposent des sanctions qui peuvent être sévères. Il peut s’agir de sanctions civiles et pénales.
• Le temps nécessaire au bureau du greffier du comté ou au bureau de l’État pour traiter un dépôt de DBA peut varier, alors prévoyez-le !
• Dans de nombreux États, l’enregistrement du nom fictif dure un temps limité et doit être renouvelé, sinon il expire. Cinq ans est une durée courante. Si le nom DBA est important pour votre entreprise, assurez-vous de déposer le renouvellement avant l’expiration.
• La plupart des États exigent également de nouveaux dépôts s’il y a un changement dans les informations énoncées dans le dépôt initial du nom fictif, comme l’adresse de l’entreprise, ou le nom légal, ou un changement de dirigeants (pour les sociétés), d’associés (pour les sociétés en nom collectif) ou de membres (pour les SARL). Dans certains États, des modifications sont déposées. Dans d’autres, un tout nouvel enregistrement est nécessaire. Soyez proactif à ce sujet.

Votre nom commercial est un actif précieux que vous voulez protéger. L’utilisation d’un nom DBA peut être un élément important de votre stratégie commerciale. Et si c’est le cas, faire le dépôt approprié pour enregistrer le nom DBA, et s’assurer que l’enregistrement n’expire pas sont des étapes cruciales. Maintenant que vous avez quelques faits de base sur les noms DBA et les dépôts DBA, travaillez avec votre conseiller commercial et votre partenaire de conformité pour vous assurer qu’ils sont faits correctement.

Déposer un DBA en ligne maintenant