¿Sabes cuál es tu trabajo más importante como PM?
Te lo diré.
Es hacer que la comunicación ocurra.
Porque la comunicación es la cura para todo proyecto.
¿Por qué? Piensa en un proyecto como una compleja red de actividades interdependientes. Lo que hace un equipo (por ejemplo, escribir un concepto) tiene implicaciones para otro equipo (por ejemplo, el desarrollador o el usuario final). Si estas personas no hablan entre sí, se producirán malentendidos, lo que también puede provocar retrasos.
Lea también: ¿Qué son las partes interesadas?
Cómo puedes evitar embarazosos retrasos en el proyecto.
La mejor manera de cómo puedes asegurar la comunicación es establecer un plan de comunicación desde el principio. Si lo haces, ya habrás eliminado un gran riesgo de tu proyecto. (Realice un análisis de riesgos del proyecto para identificar otros riesgos.)
¿Qué es un plan de comunicación del proyecto?
Un plan de comunicación define cómo se comparte la información y las actualizaciones dentro de un proyecto. Para ser más precisos, establece la frecuencia con la que las partes interesadas y el equipo del proyecto se reúnen o se comunican entre sí para resolver problemas o para obtener actualizaciones de estado.
Un buen plan de proyecto debe definir la comunicación dentro del proyecto, pero también debe abordar el flujo de información a las partes interesadas que no participan directamente en el proyecto.
Ejemplos de lo que podría definirse en el plan de comunicación
- Tu equipo de software debería reunirse con los usuarios clave una vez por semana para realizar algunas pruebas de la interfaz de usuario.
- Quieres tener una reunión de estado semanal con tu equipo principal para compartir actualizaciones.
- A la contabilidad interna le gustaría recibir actualizaciones mensuales de tu parte sobre los costes del proyecto.
- Los supervisores de la gente de tu equipo vienen a menudo a pedirte actualizaciones de estado. Usted propone enviar una actualización semanal por correo electrónico.
- el equipo del proyecto
- diferentes subequipos (por ejemplo. desarrollo, contabilidad, ventas y otros)
- supervisores
- el comité de dirección (Lea más sobre comités de dirección)
- la dirección (normalmente el Jefe de personas)
- su director general y otros tipos de nivel C
- clientes
- proveedores
- ¿Qué reuniones adicionales tienen sentido para su proyecto?
- ¿Qué actualizaciones de correo electrónico son necesarias para compartir información en sobre el proyecto?
- ¿Qué personas han pedido específicamente que se les informe de forma periódica?
Todos estos son ejemplos de comunicación «planificada» que ocurre en un proyecto. Y esto es exactamente lo que quieres.
No quieres preocuparte «Uuh, espero que los desarrolladores hablen pronto con los usuarios clave. Tal vez debería organizar una reunión»
Quieres poder decir: «No te preocupes. El tema se discutirá en la reunión de usuarios clave del próximo jueves»
¿Ves el beneficio de un plan de comunicación?
Creando el plan de comunicación de tu proyecto
Paso 1: Identifica las partes interesadas de tu proyecto
¿Cuáles son los diferentes subequipos del proyecto? Cuáles son las partes interesadas, tanto internas como externas al proyecto? Haga una lista de todos los equipos/partes interesadas.
Pista: es útil mirar el organigrama de su proyecto.
Algunos grupos que puede considerar:
Paso 2: Crea el plan de comunicación del proyecto
Tómate una hora y ponte cómodo en una sala de reuniones tranquila.
A continuación, abre una hoja de cálculo de Excel en blanco o descárgate mi plantilla a continuación.
Empieza por lo más fácil: ¿Con qué frecuencia quieres celebrar una reunión del equipo del proyecto? ¿Cada dos semanas? Estupendo, ponlo en tu plan de comunicación del proyecto.
¿Y las reuniones del comité de dirección? Ya se ha acordado que se celebren una vez cada dos meses. Boom, ponlo en el plan de comunicación.
Nota: Un buen plan de comunicación no debe ser sólo una lista de reuniones. La comunicación también puede hacerse por correo electrónico en forma de actualización de estado.
Ahora tenemos que mirar más de cerca:
Algunos consejos para guiarte:
Superar la distancia: Los equipos pueden estar basados en diferentes lugares. Ejemplo: El equipo de TI tiene su sede en Nevada, pero el proyecto tiene su sede en Minnesota. En lugar de esperar que la colaboración funcione bien, puede simplemente programar una reunión quincenal con el departamento de TI para obtener una actualización o para discutir los problemas actuales de TI.
REUNIR A LA GENTE: Algunos departamentos de una empresa pueden estar más acostumbrados a trabajar entre ellos que con otros. En una empresa de fabricación, los ingenieros suelen estar acostumbrados a trabajar estrechamente con los diseñadores. La comunicación se produce de forma orgánica.
Con los ingenieros y la gente de marketing la situación es completamente diferente. Los técnicos tienen personalidades muy diferentes a las de la gente de marketing. Los grupos no se comunicarán tan bien entre sí. Una gran razón para establecer una reunión común para facilitar la comunicación.
RIESGO: Como PM no puedes preocuparte por todo. Por eso me gusta poner el foco en las áreas con mayor riesgo. Si el equipo A no se comunica con el equipo B, ¿qué podría pasar en el peor de los casos? ¿Estoy dispuesto a aceptar ese riesgo o me va a joder el proyecto? En el caso de los riesgos elevados, definitivamente organizo una reunión para canalizar y gestionar la comunicación.
Manténgalo flexible: Un plan de comunicación no está escrito en piedra. Puede modificarse en función de las necesidades de un proyecto. Puede reducir o aumentar la frecuencia de las reuniones. O puedes añadir más reuniones al plan si observas que la comunicación no se está produciendo como debería.
Aquí tienes nuestro plan de comunicación terminado:
Paso 3: Enviar invitaciones a reuniones y reservar salas de conferencias:
Para todas las reuniones recurrentes me gusta reservar salas de reuniones por adelantado. Es tan complicado encontrar un espacio para reuniones a corto plazo.
A continuación, envía las invitaciones para las reuniones del plan de comunicación.
Paso 4: Comparte el plan con el equipo del proyecto y las partes interesadas
Envía el plan de comunicación a todas las personas interesadas.
Demuestra que has tenido en cuenta su papel en el proyecto. Es una forma de decir: «Oye, sé que tienes algún interés en el proyecto, así que aquí tienes cómo planeamos involucrarte»
Además, la gente ve que hay un lugar (es decir, una reunión) donde pueden hacer preguntas sobre el proyecto y compartir sus preocupaciones.
Una sencilla plantilla de plan de comunicación del proyecto
Aquí tienes una sencilla plantilla de plan de comunicación para Excel. Es la que yo uso para mis proyectos.
Adrian Neumeyer
¡Hola! Soy Adrian, fundador de Tactical Project Manager. He creado el sitio para ayudarte a llevar tus proyectos al éxito. En el pasado he trabajado como gestor de proyectos de TI durante 10 años.
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