Sabe qual é o seu trabalho mais importante como PM?
Eu digo-lhe.
É fazer a comunicação acontecer.
Porque a comunicação é a cura para todos os projectos.
Porquê? Pense num projecto como uma rede complexa de actividades inter-dependentes. O que quer que uma equipa faça (por exemplo, escrever um conceito) tem implicações para outra equipa (por exemplo, o programador ou o utilizador final). Se estas pessoas não falarem umas com as outras, isto conduzirá a mal-entendidos, o que pode levar a atrasos.
Lê também: O que são intervenientes?
Como pode evitar atrasos embaraçosos nos projectos.
A melhor maneira de assegurar a comunicação é estabelecer um plano de comunicação logo desde o início. Se o fizer, já eliminou um grande risco do seu projecto. (Realizar uma análise de risco do projecto para identificar outros riscos.)
O que é um plano de comunicação do projecto?
Um plano de comunicação define como a informação e as actualizações são partilhadas dentro de um projecto. Para ser mais preciso, define com que frequência as partes interessadas e a equipa do projecto se encontram ou comunicam entre si para resolver problemas ou para obter actualizações de estado.
Um bom plano de projecto deve definir a comunicação dentro do projecto, mas deve também abordar o fluxo de informação para as partes interessadas não directamente envolvidas no projecto.
Exemplos do que poderia ser definido no plano de comunicação
- A sua equipa de software deve reunir-se com os utilizadores-chave uma vez por semana para alguns testes da interface do utilizador.
- Deseja ter uma reunião semanal de estado com a sua equipa principal para partilhar actualizações.
- Contabilidade interna gostaria de obter actualizações mensais sobre os custos do projecto.
- Os supervisores das pessoas da sua equipa vêm frequentemente ter consigo a pedir-lhe actualizações de estado. Propõe-se enviar uma actualização semanal por correio electrónico.
Estes são todos exemplos de comunicação “planeada” que acontece num projecto. E isto é exactamente o que pretende.
Não se quer preocupar “Uuh, espero que os programadores falem em breve com os utilizadores-chave. Talvez eu deva marcar uma reunião”
Você quer poder dizer: “Não se preocupe. O assunto será discutido na reunião dos utilizadores-chave na próxima quinta-feira”
p>Veja o benefício de um plano de comunicação?h2>Criar o seu plano de comunicação do projecto
Passo 1: Identifique os intervenientes do seu projecto
Quais são as diferentes subequipas do projecto? Quais são as partes interessadas – tanto internas como externas ao projecto? Faça uma lista de todas as equipas/intervenientes.
P>P>Dica: É útil consultar o organograma do seu projecto.
p>alguns grupos que poderá querer considerar:
- a equipa do projecto
- subequipas diferentes (por exemplo desenvolvimento, contabilidade, vendas e outros)
- Que outras reuniões fazem sentido para o seu projecto?
- Que actualizações por e-mail são necessárias para partilhar informações sobre o projecto?
- O que as pessoas pediram especificamente para serem informadas regularmente?
li>supervisoresli>o comité de direcção (Leia mais sobre comités de direcção)li>gestão (normalmente o chefe de pessoas)li>o seu CEO e outros tipos de nível Cli>clientesli>fornecedores/ul>>h3>Passo 2: Criar o plano de comunicação do projecto
Espera uma hora e põe-te à vontade numa sala de reuniões tranquila.
P>Próximo, abra uma folha de cálculo Excel em branco ou descarregue o meu modelo abaixo.
p>Comece com o material fácil: Com que frequência pretende realizar uma reunião de equipa de projecto? De duas em duas semanas? Óptimo, introduza-o no seu plano de comunicação do projecto.
E quanto às reuniões do comité de direcção? Já foram acordadas para se realizarem uma vez de 2 em 2 meses. Boom, coloque-a no plano de comunicação.
Nota: Um bom plano de comunicação não deve ser apenas uma lista de reuniões. A comunicação também pode ser feita por e-mail sob a forma de actualização do estado.
Agora temos de olhar mais de perto:
algumas dicas para o orientar:
DISTÂNCIA DE COMPARTILHAMENTO: As equipas podem estar sediadas em locais diferentes. Exemplo: Está sediada no Nevada, mas o projecto está sediado no Minnesota. Em vez de esperar que a colaboração funcione bem, pode simplesmente agendar uma reunião bissemanal com TI para obter uma actualização ou discutir questões actuais de TI.
JUNTOS DE PESSOAS EMBREADORAS: Alguns departamentos de uma empresa podem estar mais habituados a trabalhar uns com os outros do que com outros. Numa empresa de fabrico, os engenheiros estão normalmente habituados a trabalhar em estreita colaboração com designers. A comunicação acontece organicamente.
Com engenheiros e pessoas de marketing a situação é completamente diferente. Os técnicos têm personalidades muito diferentes do que o pessoal de marketing. Os grupos não comunicam tão bem uns com os outros. Uma grande razão para estabelecer uma reunião comum para facilitar a comunicação.
RISCO: Como PM não se pode preocupar com tudo. É por isso que gosto de colocar o meu foco nas áreas de maior risco. Se a equipa A não comunicar com a equipa B, o que poderá acontecer no pior dos casos? Estarei disposto a aceitar esse risco ou será que isso vai lixar o meu projecto? Para um risco elevado, marquei definitivamente uma reunião a fim de canalizar e gerir a comunicação.
p>KEEP IT FLEXIBLE: Um plano de comunicação não está escrito em pedra. Ele pode ser alterado de acordo com as necessidades de um projecto. Pode reduzir ou aumentar a frequência das reuniões. Ou pode acrescentar mais reuniões ao plano se notar que a comunicação não está a acontecer como deveria.
Aqui está o nosso plano de comunicação acabado:
Passo 3: Enviar convites para reuniões e reservar salas de conferência:
Para todas as reuniões recorrentes, gosto de reservar salas de reunião com antecedência. É uma chatice encontrar espaço para reuniões a curto prazo.
P>Próximo, enviar convites para reuniões no plano de comunicação.
Passo 4: Partilhar o plano com a equipa do projecto e partes interessadas
Enviar o plano de comunicação a todas as pessoas envolvidas.
p> Mostra que se considerou o seu papel no projecto. É uma forma de dizer: “Ei, eu sei que tem algum interesse no projecto, por isso eis como planeamos envolvê-lo”
P>As pessoas vêem que há um lugar (ou seja, uma reunião) onde podem fazer perguntas sobre o projecto e partilhar as suas preocupações.
Um simples modelo de plano de comunicação do projecto
Aqui está um simples modelo de plano de comunicação para o Excel. É o que eu uso para os meus projectos.
br>>>/p>
Adrian Neumeyer
Hi! Sou Adrian, fundador do Gestor de Projectos Tácticos. Criei o site para o ajudar a levar os seus projectos a bom termo. No passado trabalhei como gestor de projectos de TI durante 10 anos.
Mais Posts
0 comentários