Sai qual è il tuo lavoro più importante come PM?
Te lo dico io.
È fare in modo che la comunicazione avvenga.
Perché la comunicazione è la cura completa per ogni progetto.
Perché? Pensate ad un progetto come ad una complessa rete di attività interdipendenti. Qualsiasi cosa faccia un team (ad esempio scrivere un concetto) ha implicazioni per un altro team (ad esempio lo sviluppatore o l’utente finale). Se queste persone non parlano tra loro, questo porterà a malintesi, che di nuovo possono portare a ritardi.
Leggi anche: Cosa sono gli stakeholders?
Come puoi evitare imbarazzanti ritardi nel progetto.
Il modo migliore per garantire la comunicazione è quello di impostare un piano di comunicazione fin dall’inizio. Se lo fai, hai già eliminato un grande rischio dal tuo progetto. (Esegui un’analisi dei rischi del progetto per identificare altri rischi.)
Cos’è un piano di comunicazione del progetto?
Un piano di comunicazione definisce come le informazioni e gli aggiornamenti sono condivisi all’interno di un progetto. Per essere più precisi, stabilisce quanto spesso gli stakeholder e il team di progetto si incontrano o comunicano tra loro per risolvere problemi o per ottenere aggiornamenti sullo stato.
Un buon piano di progetto deve definire la comunicazione all’interno del progetto, ma deve anche affrontare il flusso di informazioni agli stakeholder non direttamente coinvolti nel progetto.
Esempi di cosa potrebbe essere definito nel piano di comunicazione
- Il tuo team software dovrebbe incontrare gli utenti chiave una volta alla settimana per alcuni test dell’interfaccia utente.
- Vuoi avere un incontro settimanale sullo stato con il tuo team principale per condividere gli aggiornamenti.
- La contabilità interna vorrebbe ricevere da te aggiornamenti mensili sui costi del progetto.
- I supervisori delle persone del tuo team vengono spesso da te per chiedere aggiornamenti sullo stato. Tu proponi di inviare un aggiornamento settimanale via email.
Questi sono tutti esempi di comunicazione “pianificata” che avviene in un progetto. E questo è esattamente quello che volete.
Non volete preoccuparvi “Uuh, spero che gli sviluppatori parlino presto con gli utenti chiave. Forse dovrei organizzare un incontro.”
Vuoi poter dire: “Non preoccuparti. Il problema sarà discusso nell’incontro con gli utenti chiave giovedì prossimo.”
Vedi il beneficio di un piano di comunicazione?
Creare il tuo piano di comunicazione del progetto
Step 1: Identifica gli stakeholders del tuo progetto
Quali sono i diversi sub-team del progetto? Quali sono le parti interessate – sia internamente che esternamente al progetto? Fai una lista di tutti i team/stakeholder.
Suggerimento: è utile guardare l’organigramma del tuo progetto.
Alcuni gruppi che potresti voler considerare:
- il team del progetto
- diversi sub-team (es. sviluppo, contabilità, vendite e altri)
- supervisori
- il comitato direttivo (Leggi di più sui comitati direttivi)
- la direzione (di solito il capo delle persone)
- il tuo CEO e altri ragazzi di livello C
- clienti
- fornitori
Step 2: Crea il piano di comunicazione del progetto
Prendi un’ora e mettiti comodo in una sala riunioni tranquilla.
Poi, apri un foglio Excel vuoto o scarica il mio modello qui sotto.
Inizia con le cose facili: Quanto spesso vuoi tenere una riunione del team di progetto? Ogni due settimane? Bene, inseriscilo nel tuo piano di comunicazione del progetto.
E le riunioni del comitato direttivo? Si è già deciso di tenerli una volta ogni 2 mesi. Boom, mettilo nel piano di comunicazione.
Nota: Un buon piano di comunicazione non dovrebbe essere solo una lista di riunioni. La comunicazione può essere fatta anche via email sotto forma di aggiornamento dello stato.
Ora dobbiamo guardare più da vicino:
- Quali altre riunioni hanno senso per il tuo progetto?
- Quali aggiornamenti email sono necessari per condividere informazioni sul progetto?
- Quali persone hanno chiesto specificamente di essere informate su base regolare?
Alcuni consigli per guidarti:
Superare la distanza: i team possono avere sede in luoghi diversi. Esempio: L’IT ha sede in Nevada ma il progetto ha sede in Minnesota. Invece di sperare che la collaborazione funzioni bene, si può semplicemente programmare un incontro bisettimanale con l’IT per avere un aggiornamento o per discutere i problemi attuali dell’IT.
CORRE LE PERSONE INSIEME: Alcuni reparti in un’azienda possono essere più abituati a lavorare tra loro che con altri. In un’azienda manifatturiera, gli ingegneri sono di solito abituati a lavorare a stretto contatto con i designer. La comunicazione avviene organicamente.
Con gli ingegneri e le persone del marketing la situazione è completamente diversa. I tecnici hanno personalità molto diverse dagli uomini del marketing. I gruppi non comunicheranno altrettanto bene tra di loro. Un’ottima ragione per organizzare una riunione comune per facilitare la comunicazione.
RISCHIO: Come PM non puoi preoccuparti di tutto. Ecco perché mi piace concentrarmi sulle aree con il rischio maggiore. Se il team A non comunica con il team B, cosa potrebbe succedere nel caso peggiore? Sono disposto ad accettare questo rischio o manderà a puttane il mio progetto? Per i rischi elevati, organizzo sicuramente una riunione per incanalare e gestire la comunicazione.
MANIFESTATEVI FLESSIBILI: Un piano di comunicazione non è scritto nella pietra. Può essere cambiato secondo le necessità di un progetto. Si può ridurre o aumentare la frequenza delle riunioni. Oppure puoi aggiungere altre riunioni al piano se noti che la comunicazione non sta avvenendo come dovrebbe.
Ecco il nostro piano di comunicazione finito:
Step 3: Invia gli inviti alle riunioni e prenota le sale conferenze:
Per tutte le riunioni ricorrenti mi piace prenotare le sale riunioni in anticipo. È una tale seccatura trovare spazi per riunioni a breve termine.
Poi invia gli inviti per le riunioni previste dal piano di comunicazione.
Step 4: Condividi il piano con il team del progetto e gli stakeholder
Invia il piano di comunicazione a tutte le persone interessate.
Mostra che hai considerato il loro ruolo nel progetto. E’ un modo di dire: “Ehi, so che hai qualche interesse nel progetto, quindi ecco come abbiamo intenzione di coinvolgerti.”
Inoltre, le persone vedono che c’è un posto (cioè un incontro) dove possono fare domande sul progetto e condividere le loro preoccupazioni.
Un semplice modello di piano di comunicazione del progetto
Ecco un semplice modello di piano di comunicazione per Excel. È quello che uso per i miei progetti.
Adrian Neumeyer
Sono Adrian, fondatore di Tactical Project Manager. Ho creato il sito per aiutarvi a portare i vostri progetti al successo. In passato ho lavorato come project manager IT per 10 anni.
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