Savez-vous quelle est votre tâche la plus importante en tant que GP ?
Je vais vous le dire.
C’est de faire en sorte que la communication se produise.
Parce que la communication est le remède universel pour chaque projet.
Pourquoi cela ? Pensez à un projet comme à un réseau complexe d’activités interdépendantes. Tout ce que fait une équipe (par exemple, écrire un concept) a des implications pour une autre équipe (par exemple, le développeur ou l’utilisateur final). Si ces personnes ne se parlent pas, cela entraînera des malentendus, qui peuvent à nouveau entraîner des retards.
Lire aussi : Que sont les parties prenantes ?
Comment éviter les retards embarrassants d’un projet.
La meilleure façon d’assurer la communication est de mettre en place un plan de communication dès le départ. Si vous faites cela, vous avez déjà éliminé un gros risque de votre projet. (Effectuez une analyse des risques du projet pour identifier les autres risques.)
Qu’est-ce qu’un plan de communication de projet ?
Un plan de communication définit la manière dont les informations et les mises à jour sont partagées au sein d’un projet. Pour être plus précis, il définit la fréquence à laquelle les parties prenantes et l’équipe de projet se rencontrent ou communiquent entre elles pour résoudre les problèmes ou obtenir des mises à jour de l’état d’avancement.
Un bon plan de projet doit définir la communication à l’intérieur du projet, mais il doit également aborder le flux d’informations vers les parties prenantes qui ne sont pas directement impliquées dans le projet.
Exemples de ce qui pourrait être défini dans le plan de communication
- Votre équipe logicielle devrait rencontrer les utilisateurs clés une fois par semaine pour certains tests de l’interface utilisateur.
- Vous voulez avoir une réunion d’état hebdomadaire avec votre équipe principale pour partager les mises à jour.
- La comptabilité interne aimerait obtenir des mises à jour mensuelles de votre part sur les coûts du projet.
- Les superviseurs des personnes de votre équipe viennent souvent vous demander des mises à jour d’état. Vous proposez d’envoyer une mise à jour hebdomadaire par courriel.
Ce sont tous des exemples de communication « planifiée » qui se produisent dans un projet. Et c’est exactement ce que vous voulez.
Vous ne voulez pas vous inquiéter « Uuh, j’espère que les développeurs vont bientôt parler aux utilisateurs clés. Je devrais peut-être organiser une réunion. »
Vous voulez pouvoir dire : « Pas d’inquiétude. La question sera abordée lors de la réunion des utilisateurs clés jeudi prochain. »
Vous voyez l’avantage d’un plan de communication ?
Créer votre plan de communication de projet
Étape 1 : Identifier les parties prenantes de votre projet
Quelles sont les différentes sous-équipes du projet ? Quelles sont les parties prenantes – internes et externes au projet ? Faites une liste de toutes les équipes/parties prenantes.
Introduction : il est utile de regarder l’organigramme de votre projet.
Certains groupes que vous pouvez envisager :
- l’équipe de projet
- différentes sous-équipes (par ex. le développement, la comptabilité, les ventes et autres)
- superviseurs
- le comité de pilotage (En savoir plus sur les comités de pilotage)
- la direction (généralement le chef du personnel)
- votre PDG et les autres gars de niveau C
- clients
- fournisseurs
Étape 2 : Créer le plan de communication du projet
Prenez une heure et installez-vous confortablement dans une salle de réunion calme.
Puis, ouvrez une feuille de calcul Excel vierge ou téléchargez mon modèle ci-dessous.
Commencez par les choses faciles : À quelle fréquence voulez-vous organiser une réunion de l’équipe de projet ? Toutes les deux semaines ? Super, inscrivez-le dans votre plan de communication du projet.
Qu’en est-il des réunions du comité directeur ? Il a déjà été convenu de les tenir une fois tous les 2 mois. Boum, mettez-le dans le plan de communication.
Note : Un bon plan de communication ne doit pas être seulement une liste de réunions. La communication peut également se faire par e-mail sous la forme d’une mise à jour de l’état d’avancement.
Maintenant, nous devons regarder de plus près :
- Quelles autres réunions ont un sens pour votre projet ?
- Quelles mises à jour par e-mail sont nécessaires pour partager des informations dans sur le projet ?
- Quelles personnes ont spécifiquement demandé à être informées de manière régulière ?
Quelques conseils pour vous guider :
Surmonter la distance : les équipes peuvent être basées dans des endroits différents. Exemple : L’informatique est basée au Nevada mais le projet est basé au Minnesota. Au lieu d’espérer que la collaboration se passe bien, vous pouvez simplement programmer une réunion bihebdomadaire avec l’IT pour obtenir une mise à jour ou discuter des problèmes informatiques actuels.
Réunir les gens : certains départements d’une entreprise peuvent être plus habitués à travailler les uns avec les autres que les autres. Dans une entreprise de fabrication, les ingénieurs ont généralement l’habitude de travailler en étroite collaboration avec les concepteurs. La communication se fait de manière organique.
Avec les ingénieurs et les gens du marketing, la situation est complètement différente. Les techniciens ont des personnalités très différentes de celles des gens du marketing. Les groupes ne communiqueront pas aussi bien les uns avec les autres. Une excellente raison de mettre en place une réunion commune pour faciliter la communication.
RISQUE : En tant que GP, vous ne pouvez pas vous occuper de tout. C’est pourquoi j’aime mettre l’accent sur les domaines présentant le plus grand risque. Si l’équipe A ne communique pas avec l’équipe B, que pourrait-il se passer dans le pire des cas ? Suis-je prêt à accepter ce risque ou est-ce que cela va faire échouer mon projet ? Pour les risques élevés, je mets définitivement en place une réunion afin de canaliser et de gérer la communication.
GARDER LA FLEXIBILITÉ : Un plan de communication n’est pas écrit dans la pierre. Il peut être modifié en fonction des besoins d’un projet. Vous pouvez soit réduire ou augmenter la fréquence des réunions. Ou vous pouvez ajouter d’autres réunions au plan si vous remarquez que la communication ne se déroule pas comme elle le devrait.
Voici notre plan de communication terminé :
Étape 3 : Envoyer des invitations à des réunions et réserver des salles de conférence :
Pour toutes les réunions récurrentes, j’aime réserver les salles de réunion à l’avance. C’est juste une telle galère de trouver un espace de réunion à court terme.
Puis, envoyez des invitations à des réunions pour les réunions du plan de communication.
Etape 4 : Partagez le plan avec l’équipe de projet et les parties prenantes
Envoyez le plan de communication à toutes les personnes concernées.
Cela montre que vous avez pris en compte leur rôle dans le projet. C’est une façon de dire : « Hé, je sais que vous avez un certain intérêt dans le projet, alors voici comment nous prévoyons de vous impliquer. »
En outre, les gens voient qu’il y a un endroit (c’est-à-dire une réunion) où ils peuvent poser des questions sur le projet et partager leurs préoccupations.
Un modèle simple de plan de communication de projet
Voici un modèle simple de plan de communication pour Excel. C’est celui que j’utilise pour mes projets.
Adrian Neumeyer
Hi ! Je suis Adrian, fondateur de Tactical Project Manager. J’ai créé le site pour vous aider à mener vos projets à bien. Dans le passé, j’ai travaillé en tant que chef de projet informatique pendant 10 ans.
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