Une facture est une liste de produits ou de services donnés à un client qui comprend le coût de ces services. En d’autres termes, une facture est un projet de loi. Vous envoyez une facture à quelqu’un parce qu’il doit de l’argent à votre entreprise.
Les factures sont de toutes formes et de toutes tailles. Elles peuvent être écrites à la main sur un bout de papier, assemblées dans un traitement de texte ou créées à l’aide d’un logiciel spécialisé tel que Cashboard.
La plupart des factures suivent un modèle particulier. Si vous voulez que vos factures aient l’air professionnel et reflètent bien votre entreprise, il est préférable de suivre ce modèle. Nous reviendrons sur le modèle dans un instant. Tout d’abord, examinons l’objectif d’une facture.
Quel est l’intérêt d’une facture ?
Débutons par une définition simple. Que signifient les factures pour vous, en tant que chef d’entreprise ou freelance ?
Les factures sont l’outil que vous utilisez pour demander l’argent qui vous est dû.
Lorsque j’ai commencé en tant que freelance, je ne savais pas ce qu’était une facture. Les factures étaient un mystère pour moi. Je pensais qu’elles étaient un document étrange et magique que les hommes d’affaires utilisaient pour gagner de l’argent.
Je voyais les factures de la même manière que les enfants voient les cartes de crédit ou les carnets de chèques. Les factures étaient quelque chose que les personnes ayant des responsabilités savaient utiliser.
J’ai rapidement appris ce qu’étaient les factures lorsqu’un client m’a demandé d' » envoyer une facture » pour un travail que j’avais effectué. J’ai appris moi-même à créer une facture, et je l’ai envoyée. Si je ne l’avais pas fait, je n’aurais jamais été payé pour ce travail. De nos jours, j’envoie des factures plusieurs fois par mois.
De mon point de vue, les factures sont l’outil que j’utilise pour demander l’argent qui m’est dû.
Nous vivons dans une culture où il existe certaines attentes et normes culturelles autour de la façon dont nous parlons d’argent. Dans la plupart des situations sociales et professionnelles, il est considéré comme inapproprié de parler d’argent directement.
Regardons cela d’une autre manière. Lorsqu’un client me doit 1 000 dollars, je ne lui envoie pas un courriel disant « Vous me devez 1 000 dollars ». Cela semblerait direct, et à la limite de l’impolitesse. Le client pourrait aussi légitimement se demander « pour quoi faire ? »
Au lieu de cela, je lui envoie un courriel disant « Je joins une facture pour mon travail récent ». C’est une façon polie de demander le paiement. Les factures sont un moyen culturellement acceptable de demander de l’argent.
Du point de vue du client ou du client, les factures les aident à voir ce qu’ils obtiennent pour leur argent. De plus, les factures fournissent un document que les clients peuvent utiliser pour leurs dossiers financiers.
Les factures donnent à vos clients un aperçu des services que vous avez fournis.
D’après mon expérience, la plupart des clients ne me paient qu’après que je leur ai envoyé une facture. Cela ne signifie pas que vous ne pouvez pas être payé avant d’envoyer une facture, mais c’est ainsi que fonctionnent la plupart des transactions commerciales. Même si vous êtes payé avant d’envoyer une facture, votre client s’attendra à ce que vous en envoyiez une.
Que doit contenir une facture ?
Les factures varient en fonction de la personne qui les envoie. Les factures des prestataires de services tels que les freelances comprennent généralement les informations suivantes.
- Le mot » facture « . Il est placé en haut de la page comme titre du document.
- Un numéro de facture. Chaque facture que vous envoyez doit avoir un numéro différent. L’approche la plus simple est de commencer avec le numéro de facture un pour la première facture que vous envoyez, et de progresser à partir de là.
- Des détails sur le produit ou le service fourni. Ainsi, votre client peut voir ce pour quoi il paie.
- La date d’envoi de la facture et la date de livraison du produit ou du service. Par exemple, en tant qu’écrivain, j’inclus la date à laquelle mon article a été accepté pour publication, ou la date à laquelle il a été publié, selon ce que mon client préfère.
- Le nom et les coordonnées du vendeur ou du prestataire de services.
- Le nom et les coordonnées de l’acheteur.
- Une ventilation des coûts. Quelles sont les différentes composantes du projet que vous avez livrées pour mener à bien un projet, et combien chaque composante a-t-elle coûté ? En option, vous pouvez indiquer votre taux horaire, et le temps que vous avez passé sur chaque composante du projet.
- Le montant total dû. Ce chiffre est généralement affiché en évidence sur la facture, car c’est la partie la plus importante de la facture.
- Les détails du paiement. Tels que votre compte bancaire ou les détails de PayPal.
- Une date limite de paiement, et les détails des frais de retard de paiement. Les frais de retard de paiement encouragent vos clients à payer ce qu’ils doivent rapidement.
C’est beaucoup d’informations à inclure ! Parce qu’elles regroupent tant d’informations dans un seul document, les factures suivent généralement une structure standard. Vous pouvez voir cette structure dans les modèles de factures Cashboard, que vous pouvez télécharger ici, pour Microsoft Word et Google Docs.
Argh ! Cela semble encore vraiment compliqué
Apprendre à produire des factures professionnelles demande du temps et de la pratique.
Le fait est que, même lorsque vous êtes un as de la production de factures, les assembler et remplir toutes les informations prend du temps. De plus, si vous êtes un freelance, vous n’êtes pas payé pour le temps que vous passez à produire des factures.
Un gros casse-tête lors de la production de factures est le suivi de tout le travail que vous avez effectué sur un projet.
Des outils tels que Cashboard peuvent vraiment aider. Cashboard vous aide à produire des factures rapidement, avec un minimum de tracas. Pourquoi ne pas jeter un coup d’œil à ce que Cashboard peut faire pour votre entreprise ?
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