Uma factura é uma lista de produtos ou serviços dada a um cliente que inclui o custo desses serviços. Por outras palavras, uma factura é uma factura. Envia-se uma factura a alguém porque este deve dinheiro ao seu negócio.
Facturas vêm em todas as formas e tamanhos. Podem ser escritas à mão num pedaço de papel, montadas num processador de texto, ou criadas utilizando software especializado como Cashboard.
A maioria das facturas segue um determinado modelo. Se quiser que as suas facturas tenham um aspecto profissional e reflictam bem no seu negócio, é melhor seguir este modelo. Chegaremos ao modelo dentro de momentos. Primeiro, vejamos o objectivo de uma factura.
Qual é o objectivo de uma factura?
Comecemos com uma definição simples. O que significam para si as facturas, como empresário ou freelancer?
Facturas são a ferramenta que utiliza para pedir dinheiro que lhe é devido.
Quando comecei como freelancer, não sabia o que era uma factura. As facturas eram um mistério para mim. Pensava que eram um documento estranho e mágico que os empresários usavam para ganhar dinheiro.
Via as facturas da mesma forma que as crianças vêem os cartões de crédito ou os livros de cheques. As facturas eram algo que as pessoas com responsabilidade sabiam como utilizar.
Apressei-me a saber o que eram facturas quando um cliente me pediu para “enviar uma factura” para um trabalho que eu tinha completado. Ensinei-me a criar uma factura, e enviei-a. Se eu não o tivesse feito, nunca teria sido pago por esse trabalho. Hoje em dia, envio facturas várias vezes por mês.
Do meu ponto de vista, as facturas são a ferramenta que utilizo para pedir dinheiro que me é devido.
Vivemos numa cultura onde existem certas expectativas e normas culturais em torno de como falamos de dinheiro. Na maioria das situações sociais e empresariais, é visto como impróprio falar directamente sobre dinheiro.
Vejamos isto de outra forma. Quando um cliente me deve $1.000, não lhes envio um e-mail a dizer “Vocês devem-me $1.000”. Isso pareceria encaminhado, e quase indelicado. O cliente pode também perguntar-se legitimamente “para quê?”
Em vez disso, envio-lhes um e-mail dizendo “Anexei uma factura do meu trabalho recente”. Essa é uma forma educada de pedir o pagamento. As facturas são uma forma culturalmente aceitável de pedir dinheiro.
Do ponto de vista de um cliente ou cliente, as facturas ajudam-nos a ver o que estão a receber pelo seu dinheiro. Além disso, as facturas fornecem um documento que os clientes podem utilizar para os seus registos financeiros.
Facturas dão aos seus clientes uma visão geral dos serviços prestados.
Na minha experiência, a maioria dos clientes só me pagam depois de eu lhes ter enviado uma factura. Isso não significa que não possa ser pago antes de enviar uma factura, mas é a forma como a maioria das transacções comerciais funciona. Mesmo que seja pago antes de enviar uma factura, o seu cliente espera que envie uma em.
O que deve uma factura incluir?
Facturas variam dependendo de quem as envia. As facturas de prestadores de serviços como os freelancers incluem tipicamente as seguintes informações.
- A palavra “Factura”. Esta é colocada no topo da página como o título do documento.
- Um número de factura. Cada factura enviada deve ter um número diferente. A abordagem mais fácil é começar com a factura número um para a primeira factura enviada, e trabalhar a partir daí.
- Detalhes do produto ou serviço fornecido. Desta forma, o seu cliente pode ver o que está a pagar.
- A data de envio da factura e a data de entrega do produto ou serviço. Por exemplo, como escritor, incluo a data em que o meu artigo foi aceite para publicação, ou a data em que foi publicado, dependendo do que o meu cliente preferir.
- O nome e informações de contacto do vendedor ou prestador de serviços.
- O nome e informações de contacto do comprador.
- Uma repartição dos custos. Quais foram os diferentes componentes do projecto que entregou para completar um projecto, e quanto custou cada componente? Opcionalmente, pode listar a sua tarifa horária, e o tempo gasto em cada componente do projecto.
- O montante total devido. Este valor é normalmente exibido de forma proeminente na factura, uma vez que é a parte mais importante da factura.
- Detalhes de pagamento. Tais como os detalhes da sua conta bancária ou PayPal.
- Uma data de vencimento para pagamento, e detalhes das taxas de atraso de pagamento. As taxas de atraso de pagamento encorajam os seus clientes a pagar o que devem prontamente.
Esta é uma grande quantidade de informação a incluir! Uma vez que embalam tanta informação num único documento, as facturas seguem normalmente uma estrutura padrão. Pode ver esta estrutura nos modelos de facturas Cashboard, que pode descarregar aqui, para Microsoft Word e Google Docs.
Argh! Ainda parece muito complicado
Aprender como produzir facturas profissionais leva tempo e prática.
O facto é que, mesmo quando se é um trabalhador da área de produção de facturas, juntá-las e preencher toda a informação leva tempo. Além disso, se for um freelancer, não está a ser pago pelo tempo que gasta a produzir facturas.
Uma grande dor de cabeça com a produção de facturas é acompanhar todo o trabalho que fez num projecto.
Ferramentas como Cashboard podem realmente ajudar. O Cashboard ajuda-o a produzir facturas rapidamente, com o mínimo de aborrecimento. Porque não dar uma vista de olhos ao que Cashboard pode fazer pelo seu negócio?
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