O que é DBA & Quando Arquivar Um

Por Heather Huston, Assistente do Gestor de Serviços, BizFilings

br>>>>h2>DBAs – O quê, porquê e como deles

Existem muitas razões pelas quais fazer negócios sob um nome DBA (Doing Business As) pode ser uma boa decisão para uma empresa. Neste artigo, iremos definir o que é um nome DBA (ou nome fictício), o que não é, cobrir as principais razões pelas quais poderá querer considerar a utilização de um, e fornecer dicas chave para registar o seu nome DBA – o que lhe será exigido nos estados onde o estiver a utilizar.

O que é um DBA

Todos os negócios têm um “nome legal” ou “verdadeiro”. No caso de uma empresa ou sociedade unipessoal, esse nome legal é o nome do proprietário ou proprietários da empresa. No caso de uma sociedade anónima, sociedade de responsabilidade limitada (SRL) ou outra entidade estatutária, a denominação legal é a que consta no seu documento de constituição (por exemplo, os seus estatutos ou artigos de organização).

Se a pessoa ou empresa fizer negócios sob outro nome, isto é, um nome DBA. Os DBAs são também referidos como um “pseudónimo”, “firma fictícia” ou “nome comercial”. Não há limites para o número de DBAs ou nomes presumidos que pode utilizar. Mas a lei na maioria dos estados é que, a menos que o nome DBA seja registado, o que é feito através de um registo no estado, uma pessoa só pode fazer negócios com o seu próprio nome, e as empresas e LLCs só podem fazer negócios com o nome no seu documento de formação.

O objectivo de registar um nome DBA é notificar o público de que uma determinada pessoa ou entidade comercial está a realizar negócios com um nome diferente do seu nome legal. As leis de denominação presumida (DBA) são leis de protecção do consumidor. O registo é necessário para que o público conheça o verdadeiro proprietário das empresas a quem compra ou negoceia.

O que é uma DBA Não

Registar e fazer negócios sob uma denominação DBA não é o mesmo que formar uma empresa ou entidade empresarial.

Se registar uma DBA sem primeiro formar uma LLC, corporação, ou algum outro tipo de entidade jurídica, o estado em que está a fazer negócios reconhece o seu negócio como uma empresa unipessoal. Como empresário em nome individual, pode legalmente realizar negócios nesse estado sob o seu nome comercial fictício, mas não terá qualquer protecção de responsabilidade limitada. Isso significa que é responsável pelas dívidas e obrigações da empresa.

A constituição de uma LLC, sociedade em comandita simples (LP), sociedade de responsabilidade limitada (LLP), ou sociedade (quer seja uma sociedade C ou S para efeitos de imposto sobre o rendimento) concede ao proprietário ou proprietários dessa entidade empresarial protecção de responsabilidade limitada. A sociedade, LLC, LP ou LLP é proprietária da empresa e é responsável pelas dívidas da empresa. Os accionistas, membros ou sócios não são. Este é um dos maiores benefícios da constituição de uma empresa. Depois de ter formado a sua sociedade, LLC ou outra entidade, se quiser fazer negócios com um nome diferente daquele que consta no documento de formação da sua empresa, terá de apresentar os documentos apropriados para registar o seu nome DBA

Nota: se pretende fazer crescer o negócio para estados adicionais, terá também de se qualificar como estrangeiro em cada respectivo estado. Cada empresa, LLC ou outra entidade comercial estatutária está proibida de fazer negócios num estado sem estar qualificada. Há penalidades se não cumprir. O seu nome legal nos estados onde se qualifica será o nome no certificado de autoridade da sua empresa. Se pretender utilizar um nome diferente, terá de registar o seu nome DBA nesse estado, apresentando os documentos apropriados.

Porquê utilizar um nome fictício? Pode ser necessário ou estrategicamente importante

Seguinte são algumas das razões mais populares pelas quais as empresas usam um nome DBA. Note-se que estas razões variam frequentemente dependendo do tipo de negócio. O que motiva uma empresa em nome individual a optar por um nome próprio, por exemplo, é diferente do que motiva uma empresa ou LLC.

• Você não quer fazer negócios com o seu nome pessoal. Esta é uma decisão particularmente importante para os empresários em nome individual e para as sociedades em nome colectivo. A menos que apresente um DBA, o seu nome comercial e o seu nome pessoal serão automaticamente os mesmos sempre que tiver de listar o nome da sua empresa num registo público. Assim, por razões de privacidade, poderá querer dar à sua empresa um nome diferente.

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• Quer um nome mais distinto. Um único proprietário ou sócio pode também querer que o nome seja mais distinto, ou que identifique o tipo de empresa. Se for John Smith e tiver um negócio de jardinagem, o nome do seu negócio é John Smith. Mas talvez queira fazer negócio como John’s Flowers and Gardens. O mesmo se aplica às parcerias gerais; o nome do negócio é o mesmo que os nomes dos sócios. O registo para um DBA permite-lhe fazer negócios sob o nome fictício, em vez do seu nome pessoal.

br>>li>O seu banco requer um DBA para abrir uma conta bancária de negócios. Os bancos exigem frequentemente que as empresas individuais e os sócios em sociedades em nome colectivo em geral tenham uma DBA antes de poderem abrir uma conta bancária de negócios. Os bancos exigem frequentemente que lhes mostre o registo do DBA ou o certificado do nome assumido como prova de que registou o nome.
br>>>li>A sua empresa está a entrar numa nova linha de negócio não reflectida pelo seu nome actual. Muitas vezes, uma Empresa Fazendo Negócios Como nome é utilizado quando uma empresa ou LLC deseja entrar numa nova linha de negócio ou para comercializar novos produtos ou serviços que o seu nome comercial actual não representa. Ter um nome mais descritivo pode ser benéfico. Por exemplo, suponha que tem um negócio de instalação e reparação de sistemas de aspersores, Summer Sprinkler Systems Inc., e planeia oferecer serviço de limpa-neves no Inverno. Poderia arquivar um DBA para Especialistas de Limpeza para essa parte do seu negócio.
br>>li> para utilizar um nome de domínio como DBA, permitindo operações como outro negócio ou website. Um DBA pode ser arquivado para que uma empresa possa efectuar transacções comerciais sob o nome de domínio da empresa. Isto é especialmente útil quando o nome da sua empresa não está disponível como nome de domínio. Por exemplo, pode querer operar outra empresa ou website para além da sua empresa já existente. Imagine que a sua LLC faz e vende bolsas de mão de mulheres. Também produz bolsas de mão para tweens e adolescentes. Sabendo que eles nunca comprariam à mesma empresa ou website que as suas mães, apresenta uma DBA para registar o nome fictício da empresa e criar um website separado especificamente destinado a este público.
/li>>br>>li> Para reforçar a credibilidade da empresa. Ter um nome DBA pode fornecer credibilidade adicional para empresas individuais e sociedades em geral.
Para notificar o público do seu nome e marca DBA. Registar um nome DBA é uma notificação pública a outras empresas de que o nome está a ser utilizado, uma vez que o nome DBA passa a fazer parte do registo público. Mas lembre-se, em alguns estados um registo DBA não oferece qualquer protecção contra alguém que registe o mesmo nome.

• Usar um nome mais memorável. O nome legal pode ser longo, difícil de soletrar ou pronunciar, difícil de lembrar, ou não ser fácil de lembrar nos motores de busca.

Again, estas razões variam em relevância para a sua empresa dependendo do seu tipo de entidade jurídica, do tipo de negócio em que se encontra, e das suas estratégias de crescimento. Aconselhamos vivamente a falar com o seu contabilista ou advogado para determinar se uma inscrição na DBA é a escolha certa para o seu negócio.

Fazer uma DBA: Pontos-Chave para um registo com sucesso

Para fazer negócios sob uma DBA, deve preencher e arquivar os formulários apropriados da DBA e pagar uma taxa de registo, após o que receberá um certificado da DBA. Dependendo do estado, poderá arquivar com um escritório local ou de um funcionário do condado, com uma agência estatal, ou ambos. Assim, não se esqueça de verificar todas as autoridades locais competentes para a apresentação de formulários DBA nos estados em que está, ou estará, a fazer negócios. Em seguida, confirme todos os requisitos de arquivamento de DBA para o seu negócio ou tipo de entidade.

Em alguns estados, os pedidos são feitos em escritórios diferentes para empresários em nome individual e sociedades em nome colectivo do que para empresas, LLCs e outras entidades estatutárias. Os formulários também podem ser diferentes. Após a conclusão bem sucedida do depósito e a recepção de um certificado de nome fictício, poderá começar a utilizar o seu nome DBA.

• DBA arquivamentos para uma sociedade ou LLC requerem frequentemente provas de que a sociedade ou LLC está em boa situação. Isto é geralmente sob a forma de um certificado de boa reputação que pode solicitar à Secretaria de Estado.

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• Não pode fazer do seu DBA um nome de empresa como Jane Smith, Inc. ou Corp., se o seu negócio existente não for uma empresa. Da mesma forma, não pode utilizar um nome que indique que a sua empresa é propriedade de uma LLC se não for.

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• algum estado/país de requisitos de arquivamento de um país, que o anuncie com um jornal local ou publicação, para fornecer aviso público do arquivamento da DBA.

br>>>li> Encontrar formas aceites de pagamento e métodos de arquivamento. Alguns estados ou condados permitem-lhe pagar a taxa de depósito por cartão de débito ou de crédito; outros exigem uma ordem de pagamento ou cheque administrativo. Algumas agências permitem o arquivamento online, algumas exigem documentos autenticados por correio. br>

• Legalmente, é-lhe exigido que identifique o seu negócio com o seu Número de Segurança Social ou um EIN (Número de Identificação do Empregador ou Número de Identificação Fiscal Federal), mas os conselheiros dos proprietários de pequenas empresas tendem a recomendar a solicitação de um EIN e a utilização deste em vez do seu SSN.

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• É contra a lei estadual conduzir qualquer negócio utilizando um nome falso que não tenha sido registado. Os Estados impõem sanções que podem ser duras. Estas podem incluir tanto sanções civis como penais.
• O tempo que leva o escritório de um funcionário do condado ou do estado a processar um registo de DBA pode variar, por isso planeie com antecedência!

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• Em muitos estados, o registo fictício do nome dura por um tempo limitado e deve ser renovado, ou expirará. Cinco anos é um termo comum. Se o nome DBA for importante para a sua empresa, não se esqueça de apresentar para renovação antes da expiração.

li>Li>Os estados mais antigos também exigem novos registos se houver uma alteração na informação apresentada no registo do nome fictício original, tal como o endereço da empresa, ou o nome legal, ou uma alteração nos funcionários (para empresas), sócios (para sociedades em nome colectivo) ou membros (para LLCs). Em alguns estados, as alterações são arquivadas. Noutros, é necessário um registo totalmente novo. Seja proactivo acerca disto.

Seu nome de empresa é um bem valioso que quer proteger. Utilizar um nome DBA pode ser uma parte importante da sua estratégia empresarial. E se assim for, fazer o registo adequado para registar o nome DBA, e certificar-se de que o registo não expira, são passos cruciais. Agora que tem alguns factos básicos sobre nomes DBA e registos DBA, trabalhe com o seu consultor de negócios e parceiro de conformidade para se certificar de que são feitos correctamente.

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