Che cos’è una fattura, comunque? Una guida per principianti…

Una fattura è una lista di prodotti o servizi forniti a un cliente che include il costo di quei servizi. In altre parole, una fattura è una fattura. Si invia una fattura a qualcuno perché deve dei soldi alla tua azienda.

Le fatture sono di tutte le forme e dimensioni. Possono essere scritte a mano su un pezzo di carta, messe insieme in un elaboratore di testi o create utilizzando un software specializzato come Cashboard.

La maggior parte delle fatture segue un modello particolare. Se vuoi che le tue fatture abbiano un aspetto professionale e si riflettano bene sulla tua azienda, è meglio seguire questo modello. Arriveremo al modello tra un momento. Prima di tutto, guardiamo lo scopo di una fattura.

A cosa serve una fattura?

Iniziamo con una semplice definizione. Cosa significano le fatture per te, come imprenditore o libero professionista?

Le fatture sono lo strumento che usi per chiedere i soldi che ti sono dovuti.

Quando ho iniziato come libero professionista, non sapevo cosa fosse una fattura. Le fatture erano un mistero per me. Pensavo fossero uno strano e magico documento che gli uomini d’affari usavano per fare soldi.

Vedevo le fatture nello stesso modo in cui i bambini vedono le carte di credito o i libretti degli assegni. Le fatture erano qualcosa che le persone con responsabilità sapevano usare.

Ho imparato rapidamente cosa fossero le fatture quando un cliente mi ha chiesto di “inviare una fattura” per un lavoro che avevo completato. Ho imparato da solo a creare una fattura e l’ho inviata. Se non l’avessi fatto, non sarei mai stato pagato per quel lavoro. Oggi invio fatture diverse volte al mese.

Dal mio punto di vista, le fatture sono lo strumento che uso per chiedere i soldi che mi spettano.

Viviamo in una cultura in cui ci sono determinate aspettative e norme culturali su come parliamo di soldi. Nella maggior parte delle situazioni sociali e d’affari, è visto come improprio parlare di soldi direttamente.

Guardiamo questo in un altro modo. Quando un cliente mi deve 1.000 dollari, non gli mando un’email dicendo “Mi devi 1.000 dollari”. Questo sembrerebbe sfacciato e al limite del maleducato. Il cliente potrebbe anche legittimamente chiedersi “per cosa?”

Invece, gli mando un’email dicendo “Ho allegato una fattura per il mio lavoro recente”. Questo è un modo educato di chiedere il pagamento. Le fatture sono un modo culturalmente accettabile di chiedere soldi.

Dal punto di vista del cliente, le fatture li aiutano a vedere cosa stanno ottenendo per i loro soldi. Inoltre, le fatture forniscono un documento che i clienti possono usare per i loro registri finanziari.

Le fatture danno ai tuoi clienti una panoramica dei servizi che hai fornito.

Nella mia esperienza, la maggior parte dei clienti mi paga solo dopo aver inviato loro una fattura. Questo non significa che non si possa essere pagati prima di inviare una fattura, ma è il modo in cui funziona la maggior parte delle transazioni commerciali. Anche se vieni pagato prima di inviare una fattura, il tuo cliente si aspetta che tu ne invii una.

Cosa dovrebbe includere una fattura?

Le fatture variano a seconda di chi le invia. Le fatture dei fornitori di servizi come i freelance di solito includono le seguenti informazioni.

• La parola “Fattura”. Questo è posto all’inizio della pagina come titolo del documento.
• Un numero di fattura. Ogni fattura che invii dovrebbe avere un numero diverso. L’approccio più semplice è quello di iniziare con la fattura numero uno per la prima fattura che invii, e andare avanti da lì.
• Dettagli del prodotto o servizio fornito. In questo modo, il tuo cliente può vedere per cosa sta pagando.
• La data in cui la fattura è stata inviata e la data in cui il prodotto o il servizio è stato consegnato. Per esempio, come scrittore includo la data in cui il mio articolo è stato accettato per la pubblicazione, o la data in cui è stato pubblicato, a seconda di ciò che il mio cliente preferisce.
• Il nome e le informazioni di contatto del venditore o del fornitore del servizio.
• Il nome e le informazioni di contatto dell’acquirente.
• Una ripartizione dei costi. Quali sono stati i diversi componenti del progetto che hai fornito per completare un progetto, e quanto è costato ogni componente? Facoltativamente, puoi elencare la tua tariffa oraria e il tempo che hai speso per ogni componente del progetto.
• L’importo totale dovuto. Questa cifra è di solito esposta in evidenza sulla fattura, poiché è la parte più importante della fattura.
• Dettagli del pagamento. Come il tuo conto bancario o i dettagli di PayPal.
• Una data di scadenza per il pagamento, e i dettagli delle tasse di ritardo. Le penali per ritardi di pagamento incoraggiano i tuoi clienti a pagare ciò che devono prontamente.

Sono molte informazioni da includere! Poiché contengono così tante informazioni in un unico documento, le fatture di solito seguono una struttura standard. Puoi vedere questa struttura nei modelli di fattura di Cashboard, che puoi scaricare qui, per Microsoft Word e Google Docs.

Argh! Sembra ancora molto complicato

Imparare a produrre fatture professionali richiede tempo e pratica.

Il fatto è che, anche quando sei un esperto nel produrre fatture, metterle insieme e compilare tutte le informazioni richiede tempo. Inoltre, se sei un freelance, non vieni pagato per il tempo che passi a produrre fatture.

Un grande mal di testa nel produrre fatture è il monitoraggio di tutto il lavoro che hai fatto su un progetto.

Strumenti come Cashboard possono davvero aiutare. Cashboard ti aiuta a produrre fatture velocemente, con il minimo sforzo. Perché non dare un’occhiata a ciò che Cashboard può fare per la tua azienda?