Che cos’è il DBA e quando registrarne uno

Di Heather Huston, Assistant Service Manager, BizFilings

DBA – Il cosa, il perché e il come

Ci sono molte ragioni per cui fare affari sotto un nome DBA (Doing Business As) può essere una buona decisione per un’impresa. In questo articolo, definiremo cos’è un nome DBA (o nome fittizio), cosa non è, copriremo le ragioni principali per cui potreste voler considerare di usarne uno, e forniremo suggerimenti chiave per registrare il vostro nome DBA – che vi sarà richiesto di fare negli stati in cui lo state usando.

Cos’è un DBA

Ogni azienda ha un nome “legale” o “vero nome”. Nel caso di una ditta individuale o di una partnership, quel nome legale è il nome del proprietario o dei proprietari dell’azienda. Nel caso di una società per azioni, una società a responsabilità limitata (LLC) o altre entità legali, il nome legale è quello sul suo documento di formazione (ad esempio, i suoi articoli di incorporazione o articoli di organizzazione).

Se la persona o la società fa affari sotto un altro nome, questo è un nome DBA. I DBA sono anche chiamati “assumed name”, “fictitious business name” o “trade name”. Non ci sono limiti al numero di DBA o nomi assunti che si possono usare. Ma la legge nella maggior parte degli stati è che a meno che il nome DBA sia registrato, cosa che viene fatta facendo un deposito nello stato, una persona può solo fare affari sotto il proprio nome, e le società e le LLC possono solo fare affari sotto il nome sul loro documento di formazione.

Lo scopo di registrare un nome DBA è di notificare al pubblico che una particolare persona o entità commerciale sta conducendo affari sotto un nome diverso dal suo nome legale. Le leggi sui nomi fittizi (DBA) sono leggi di protezione dei consumatori. La registrazione è richiesta in modo che il pubblico conosca il proprietario effettivo delle imprese da cui comprano o con cui trattano.

Cosa non è un DBA

Registrare e fare affari con un nome DBA non è lo stesso che formare un’impresa o un’entità commerciale.

Se si registra un DBA senza prima formare una LLC, una società, o qualche altro tipo di entità legale, lo stato in cui si fanno affari riconosce la vostra attività come una ditta individuale. Come ditta individuale, si può legalmente condurre affari in quello stato sotto la vostra ragione sociale fittizia, ma non avrete alcuna protezione di responsabilità limitata. Questo significa che siete responsabili per i debiti e gli obblighi dell’azienda.

Formare una LLC, una limited partnership (LP), una limited liability partnership (LLP), o una corporation (che sia una C corporation o una S corporation ai fini dell’imposta sul reddito) garantisce al proprietario o ai proprietari di quell’entità commerciale una protezione a responsabilità limitata. La società, LLC, LP o LLP possiede il business ed è responsabile per i debiti del business. Gli azionisti, i soci o i partner non lo sono. Questo è uno dei maggiori vantaggi di formare una società. Dopo aver formato la vostra società, LLC o altra entità, se volete fare affari con un nome diverso da quello sul documento di formazione della vostra società dovrete presentare i documenti appropriati per registrare il vostro nome DBA

Nota: se avete intenzione di far crescere il business in altri stati, avrete anche bisogno di qualificarvi all’estero in ogni rispettivo stato. Ogni società, LLC o altra entità commerciale statutaria non può fare affari in uno stato senza essere qualificata. Ci sono delle sanzioni se non ci si adegua. Il tuo nome legale negli stati in cui ti qualifichi sarà il nome sul certificato di autorità della tua azienda. Se volete usare un nome diverso dovrete registrare il vostro nome DBA in quello stato depositando i documenti appropriati.

Perché usare un nome fittizio? Può essere richiesto o strategicamente importante

Seguono alcune delle ragioni più popolari per cui le aziende usano un nome DBA. Si noti che queste ragioni spesso variano a seconda del tipo di business. Ciò che motiva una ditta individuale ad optare per un nome assunto, per esempio, è diverso da quello che motiva una società o LLC.

• Non volete fare affari con il vostro nome personale. Questa è una decisione particolarmente importante per le imprese individuali e le società in generale. A meno che non si archivi un DBA, la vostra ragione sociale e il vostro nome personale sarà automaticamente lo stesso ogni volta che dovrete elencare il nome della vostra attività su un registro pubblico. Quindi, per ragioni di privacy, potresti voler dare alla tua attività un nome diverso.
• Vuoi un nome più distintivo. Una ditta individuale o un socio può anche volere che il nome sia più distintivo, o per identificare il tipo di attività. Se sei John Smith e hai un’attività di giardinaggio, il nome della tua attività è John Smith. Ma forse vuoi fare affari come John’s Flowers and Gardens. Lo stesso vale per le società in nome collettivo; la ragione sociale è la stessa dei nomi dei partner. La registrazione di un DBA ti permette di fare affari sotto il nome fittizio invece del tuo nome personale.
• La tua banca richiede un DBA per aprire un conto bancario aziendale. Le banche spesso richiedono alle ditte individuali e ai soci di società in generale di avere un DBA prima di poter aprire un conto bancario aziendale. Le banche spesso richiedono di mostrare loro l’archiviazione DBA o il certificato di nome assunto come prova che avete registrato il nome.
• La vostra azienda sta entrando in una nuova linea di business non riflessa dal vostro nome attuale. Spesso un nome Doing Business As è usato quando una società o LLC desidera entrare in una nuova linea di business o per commercializzare nuovi prodotti o servizi che il vostro attuale nome commerciale non rappresenta. Avere un nome più descrittivo potrebbe essere vantaggioso. Per esempio, supponiamo che tu abbia un’attività di installazione e riparazione di sistemi di irrigazione, Summer Sprinkler Systems Inc., e che tu abbia intenzione di offrire un servizio di spazzaneve in inverno. Potreste depositare un DBA per Plowing Specialists per quella parte del vostro business.
• Per usare un nome di dominio come DBA, abilitando le operazioni come un altro business o sito web. Un DBA può essere archiviato in modo che una società possa svolgere attività sotto il nome di dominio della società. Questo è particolarmente utile quando il nome della tua azienda non è disponibile come nome di dominio. Per esempio, potresti voler gestire un altro business o sito web in aggiunta a quello esistente. Immagina che la tua LLC produca e venda borse da donna. Producete anche borse per ragazzi e adolescenti. Sapendo che non acquisterebbero mai dalla stessa azienda o sito web delle loro mamme, si deposita un DBA per registrare la ragione sociale fittizia e creare un sito web separato specificamente rivolto a questo pubblico.
• Per rafforzare la credibilità del business. Avere un nome DBA può fornire ulteriore credibilità alle imprese individuali e alle società in nome collettivo.
• Per notificare al pubblico il vostro nome DBA e il vostro marchio. La registrazione di un nome DBA è una notifica pubblica alle altre imprese che il nome è in uso, in quanto il nome DBA diventa parte del record pubblico. Ma ricordate, in alcuni stati un deposito DBA non fornisce alcuna protezione contro qualcun altro che registra lo stesso nome.
• Per usare un nome più memorabile. Il nome legale può essere lungo, difficile da scrivere o pronunciare, difficile da ricordare, o non adatto ai motori di ricerca.

Ancora una volta, queste ragioni varieranno in rilevanza per la vostra azienda a seconda del vostro tipo di entità legale di business, che tipo di attività siete, e le vostre strategie di crescita. Consigliamo vivamente di parlare con il vostro contabile o avvocato per determinare se una registrazione DBA è la scelta giusta per il vostro business.

Registrazione di un DBA: Punti chiave per una registrazione di successo

Per fare affari sotto un DBA, è necessario completare e archiviare le forme appropriate di DBA e pagare una tassa di deposito, dopo di che si riceve un certificato DBA. A seconda dello stato si può essere in grado di archiviare con un ufficio locale o di contea, con un’agenzia statale, o entrambi. Quindi, assicuratevi di verificare tutte le autorità governative locali pertinenti per le archiviazioni DBA negli stati in cui siete, o sarete, a fare affari. Poi confermate tutti i requisiti di deposito DBA per il vostro tipo di business o entità.

In alcuni stati, i depositi sono fatti in uffici diversi per le imprese individuali e le società in nome collettivo rispetto a quelli per le corporazioni, LLCs e altre entità statutarie. Anche i moduli possono essere diversi. Una volta completato con successo il deposito e ricevuto un certificato di nome fittizio, potete iniziare a usare il vostro nome DBA.

• I depositi DBA per una società o LLC spesso richiedono la prova che la società o LLC è in regola. Questo è di solito sotto forma di un certificato di buona reputazione che si può richiedere al segretario di stato.
• Non si può fare il vostro DBA un nome aziendale come Jane Smith, Inc. o Corp., se la vostra attività esistente non è una società. Allo stesso modo, non puoi usare un nome che indichi che la tua attività è di proprietà di una LLC se non lo è.
• Alcuni requisiti di deposito dello stato/contea impongono che tu lo annunci con un giornale o una pubblicazione locale, per fornire un avviso pubblico del deposito DBA.
• Trova le forme di pagamento accettate e i metodi di deposito. Alcuni stati o contee vi permettono di pagare la tassa di deposito con carta di debito o di credito; altri richiedono un vaglia o un assegno circolare. Alcune agenzie permettono il deposito online, altre richiedono la spedizione di documenti autenticati.
• Legalmente, siete tenuti a identificare la vostra attività con il vostro numero di previdenza sociale o un EIN (Employer Identification Number o Federal Tax ID Number), ma i consulenti per i proprietari di piccole imprese tendono a raccomandare di richiedere un EIN e di usarlo al posto del vostro SSN.
• E’ contro la legge statale condurre qualsiasi attività utilizzando un nome assunto che non è stato registrato. Gli stati impongono sanzioni che possono essere dure. Queste possono includere sia sanzioni civili che penali.
• Il tempo che impiega un ufficio della contea o un ufficio statale per elaborare una registrazione DBA può variare, quindi pianifica in anticipo!
• In molti stati, la registrazione del nome fittizio dura per un tempo limitato e deve essere rinnovata, o scadrà. Cinque anni è un termine comune. Se il nome DBA è importante per il vostro business, assicuratevi di rinnovarlo prima della scadenza.
• La maggior parte degli stati richiede anche nuove registrazioni se c’è un cambiamento nelle informazioni stabilite nella registrazione originale del nome fittizio, come l’indirizzo del business, o il nome legale, o un cambiamento nei funzionari (per le società), partner (per le società in nome collettivo) o membri (per le LLC). In alcuni stati, vengono presentati degli emendamenti. In altri è necessaria una nuova registrazione. Sii proattivo su questo.

La tua ragione sociale è un bene prezioso che vuoi proteggere. Usare un nome DBA può essere una parte importante della vostra strategia aziendale. E se è così, fare il deposito appropriato per registrare il nome DBA, e assicurarsi che la registrazione non scada sono passi cruciali. Ora che avete alcuni fatti di base sui nomi DBA e le archiviazioni DBA, lavorate con il vostro consulente aziendale e partner di conformità per assicurarvi che siano fatti bene.

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