Todos los usuarios de Outlook están familiarizados con los formularios incorporados: el formulario de mensajes para los mensajes de correo electrónico, los formularios de entrada del calendario para registrar eventos y citas, los formularios de solicitud de reuniones, los formularios de tareas, los formularios de contacto, etc. Pero los usuarios no se limitan a estos formularios predefinidos. Una de las características de colaboración más importantes -y menos utilizadas- de Outlook es la posibilidad de crear y distribuir formularios personalizados para recopilar información. En este tutorial, recorreremos los pasos para crear formularios personalizados que contengan campos de información especificados.
Basando los formularios personalizados en los formularios predeterminados
Cada tipo de elemento de Outlook que puede crear se basa en un formulario. Los formularios predeterminados (con la clase de mensaje entre paréntesis) incluyen:
Para construir un formulario personalizado, se empieza con uno de los formularios predeterminados y se modifica para adaptarlo a sus necesidades. Si va a distribuir su formulario por correo electrónico, lo más fácil es construirlo en el formulario de mensajes por defecto. Si va a publicarlo en una carpeta pública, probablemente querrá construirlo en el formularioPost o -si contiene información de tipo calendario- puede querer construirlo en el formulario de Citas/Eventos o en el de Tareas. En cualquier caso, el primer paso es elegir el formulario predeterminado que será la base de su nuevo formulario personalizado.
Si no puede encontrar un formulario predeterminado que funcione para su aplicación, puede utilizar el predeterminado estándar (clase de mensaje IPM sin extensión).
Creación de una carpeta para su formulario personalizado
Dado que el tipo de carpeta en la que lo almacena influye en el tipo o tipos de formularios que puede utilizar, primero querrá crear una carpeta para su formulario y los documentos creados en ella. En nuestro ejemplo, crearemos una carpeta llamada Suscriptores, en la que colocaremos las entradas creadas mediante un formulario personalizado basado en el formulario predeterminado de Contactos.
Así es como se crea la carpeta:
En el nivel superior de la Lista de carpetas, cree una Nueva carpeta (la llamaremos Suscriptores). En el cuadro de diálogo Crear nueva carpeta, haga clic en el cuadro desplegable CarpetaContiene y seleccione el tipo de elemento basado en el formulario predeterminado que va a personalizar. Como se muestra en la Figura A, hemos seleccionado Elementos de contacto.Seleccione una ubicación para la carpeta y haga clic en Aceptar.
Figura A
Crear el formulario personalizado
Para comenzar a crear su formulario personalizado, despliegue el menú Herramientas, haga clic en Formularios y seleccione Diseñar un formulario, como se muestra en la Figura B.
Figura B
A continuación, seleccione un formulario predeterminado para modificarlo de la biblioteca de formularios estándar. Seleccionamos el formulario de Contacto, como se muestra en la Figura C.
Figura C
El formulario por defecto se abrirá en modo Diseño, como se muestra en la Figura D.
Figura D
En el modo Diseño, puede eliminar, añadir o mover etiquetas, controles y campos. Por ejemplo, en la Figura E, hemos eliminado la etiqueta Fax de empresa, la flecha hacia abajo del cuadro desplegable y el campo del cuadro desplegable. También hemos eliminado la etiqueta Móvil y la flecha desplegable y estamos a punto de eliminar el campo. Para ello, sólo tenemos que hacer clic en él para seleccionarlo y pulsar.Se puede agrandar el espacio de un campo o etiqueta arrastrando un extremo cuando estáseleccionado, y se puede mover haciendo clic en el centro del mismo y arrastrando.
Figura E
Para cambiar una etiqueta, haz clic con el botón derecho del ratón sobre ella, selecciona Editar en el menú contextual y escribe el nuevo texto de la etiqueta. Puede especificar los nuevos campos que desee añadir seleccionándolos en la caja de herramientas del selector de campos (Figura F), que Outlook muestra por defecto en el modo de diseño.
Figura F
Para añadir un campo desde el Selector de campos, haga clic en el cuadro desplegable de la parte superior y seleccione una categoría de campo. Por ejemplo, para el formulario de Contacto, podríamos elegir entre lo siguiente:
- Campos de uso frecuente
- Campos de dirección
- Campos de correo electrónico
- Fax/Other Number Fields
- Miscellaneous Fields
- Name Fields
- Personal Fields
- Phone Number Fields
- Cuadro de etiqueta
- Cuadro de texto
- Cuadro de combinación
- Cuadro de lista
- Cuadro de verificación
- Botón de opción
- Botón de conmutación
- Cuadro
- Botón de comando
- Tira de pestañas
- Cuadro de selección.
- Multipágina
- Barra de desplazamiento
- Botón de giro
- Imagen
- Publicar el formulario.
- Hágalo el predeterminado para la carpeta.
- Después de haber creado su nuevo formulario, haga clic enHerramientas | Formularios mientras sigue en el modo de diseño.
- Haga clic en Publicar formulario.
- Haga clic en el botón Examinar para seleccionar una ubicación.
- Escriba un Nombre para mostrar para su formulario. Este será también el nombre del formulario. Tenga en cuenta que la clase Mensaje se cambiará para anexar el nombre del formulario personalizado al nombre de la clase del formulario predeterminado en el que se basa. Por ejemplo, si llamamos a nuestro formulario Suscriptores, la clase Mensaje pasa a ser IPM.Contacto.Suscriptores.
- Haga clic con el botón derecho en la carpeta.
- Seleccione Propiedades.
- En la pestaña General, en la sección denominada Al publicar en esta carpeta, seleccione su formulario personalizado.
- Haga clic en Aceptar.
.mail Fields
(Esta es sólo una lista parcial de las categorías de campos disponibles.)
Una vez que elija una categoría, desplácese hacia abajo para encontrar el campo que desee y arrástrelo al lugar deseado de su formulario. En la Figura G, hemos añadido el campo Pager a nuestro formulario.
Figura G
Para añadir un campo que no esté en la lista, haga clic en el botón Nuevo en la parte inferior de la caja de herramientas del Selector de campos. En el cuadro de diálogo Nuevo campo, escriba un nombre para el nuevo campo (nosotros lo hemos llamado Número de suscriptor). A continuación, en el cuadro desplegable, seleccione el tipo de valor (Texto, Número, Porcentaje, Moneda, Sí/No, Fecha/Hora, Duración, Palabras clave, Combinación, Fórmula, Entero) para controlar la entrada que se aceptará. Por ejemplo, si seleccionaNúmero, el usuario no podrá introducir texto alfabético en el campo, sólo números. Como muestra la figura H, también puede controlar el formato de la entrada. Por ejemplo, puede limitar el número de decimales que puede tener el número.
Figura H
Su nuevo campo aparecerá ahora en el Selector de campos y podrá arrastrarlo a su formulario como los campos predefinidos. Hemos añadido los nuevos camposNúmero de suscriptor (con un tipo de valor Número) yTipo de suscriptor (con un tipo de valor Texto) a nuestro formulario en la Figura I.
Figura I
Puedes añadir controles a tu formulario haciendo clic con el botón derecho del ratón en un espacio vacío del formulario y seleccionando Caja de herramientas de control. Esto abre la caja de herramientas que se muestra en la Figura J. Los controles serán familiares para cualquiera que haya trabajado con Visual Basic. Puede elegir entre los siguientes controles:
Figura J
Para añadir un control a su formulario, arrastre el control desde la caja de herramientas y escriba el texto necesario. En la Figura K, hemos añadido una casilla de verificación para indicar si el suscriptor ha elegido la renovación automática.
Figura K
Consejo
Si tiene conocimientos de programación, puede utilizar VBScript para personalizar aún más sus formularios. Incluso puede añadir controles ActiveX y páginas web a sus formularios de Outlook. Haga clic aquí para obtener más información sobre scripting.
Hacer que el formulario personalizado esté disponible para crear nuevos elementos
Debe realizar dos pasos para hacer que el formulario personalizado esté disponible para crear nuevos elementos en su carpeta:
Publique su formulario personalizado
Necesita publicar el formulario en la biblioteca de formularios o en la carpeta en la que desea utilizarlo para crear nuevos elementos. He aquí cómo:
Publique el formulario en la carpeta si sólo se va a utilizar para crear elementos en esa carpeta. Si lo publica en una carpeta pública, estará disponible para todos los usuarios que tengan permiso para acceder a la carpeta. Si lo publicas en una carpeta personal, será sólo para tu uso. Para utilizar el formulario, vaya a la carpeta y haga clic en el menú Acciones; el formulario estará disponible.
Haga que su formulario personalizado sea el predeterminado para la carpeta
Si desea que su formulario sea el predeterminado al crear un elemento en la carpeta, siga estos pasos:
Consejo
Si desea aplicar el nuevo formulario personalizado a los elementos que ya están en la carpeta, tendrá que cambiar la clase de mensaje de los elementos de la carpeta. Consulte Microsoft KBarticle 201087, «How to Update Existing Items in an Outlook Folderto Use a New Custom Form» (Cómo actualizar los elementos existentes en una carpeta de Outlook para utilizar un nuevo formulario personalizado).
Prevenir a los usuarios de la creación de formularios personalizados
Aunque los formularios personalizados tienen muchos usos, puede haber ocasiones en las que querrá evitar que determinados usuarios creen formularios personalizados. Para ello, vaya a la clave del registro: HKEY_CURRENT_USER\NSoftware\NMicrosoft\NOffice\10.0\NOutlook y cree un nuevo valorDWORD llamado NoOutlookFormsDesigner. Establezca el valor en 1.
Resumen
La capacidad de crear formularios personalizados puede ampliar en gran medida la funcionalidad de Outlook para los usuarios individuales y convertirlo en una herramienta de colaboración más valiosa dentro de una organización. Es fácil diseñar nuevos formularios de Outlook que se adapten a sus necesidades particulares. Incluso si no es un programador, puede utilizar el Diseñador de formularios para arrastrar y soltar controles y campos para crear una versión personalizada de cualquiera de los formularios predeterminados.
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