Departamentos como el de TI, el de finanzas y el de servicio al cliente pueden desempeñar un papel en el proceso de onboarding, configurando los registros informáticos o financieros del nuevo empleado o capacitándolo en el protocolo de servicio al cliente. Otros departamentos de la organización podrían participar de otras maneras.
A lo largo del proceso de incorporación, es útil pensar en qué actividades deben llevarse a cabo y quién debe ser responsable de ellas. Adoptar este enfoque coordinado para el onboarding hace que la tarea se sienta más manejable y sirve como un recordatorio de que la aclimatación de un empleado a su nuevo papel y organización es un esfuerzo de equipo.
Mejores prácticas de incorporación de empleados
Hay una serie de enfoques para la incorporación. Lo más importante es recordar que los programas de onboarding no deben ser genéricos; se deben hacer consideraciones específicas para cada rol. Las organizaciones también pueden utilizar una terminología diferente para las distintas partes del proceso de incorporación. Algunas, por ejemplo, pueden utilizar el término «orientación» para describir todo el proceso de incorporación, mientras que otras pueden utilizarlo para describir la sesión de bienvenida que tiene lugar el primer día del empleado. Las organizaciones también podrían adaptar o modificar el proceso de onboarding en función de su tamaño, sector y cultura organizativa.
Algunas organizaciones dividen su proceso de onboarding en actividades que tienen lugar antes de que el empleado comience (como la creación de un portal para que los nuevos empleados realicen trabajos ligeros como leer artículos o ver vídeos sobre la organización), en el primer día del empleado (como llevar al nuevo empleado a comer y darle una vuelta por la oficina), y en varios puntos de control a lo largo del primer año del empleado en el trabajo. Una advertencia importante cuando se da a los empleados trabajo previo para que lo completen antes de su primer día es tener en cuenta que tendrán otros compromisos, como el cumplimiento de su período de preaviso en un trabajo actual. El objetivo del trabajo previo es ayudar a los empleados a empezar a sentirse conectados con su nueva organización, no abrumarlos con tareas.
Otros estructuran el onboarding en función del tipo de contenido que el empleado está aprendiendo. Estos programas de onboarding se centran generalmente en el onboarding organizativo (que ayuda a los empleados a aprender la historia y la cultura de la organización, así como los procedimientos), el onboarding social (que les ayuda a aclimatarse a su nuevo equipo y a su dinámica social) y el onboarding técnico (que les ayuda a aprender a hacer su nuevo trabajo).
ATD ha desarrollado un enfoque del onboarding conocido como el Modelo 5R. Este modelo promueve un proceso de onboarding holístico que abarca la revisión de sus prácticas actuales de onboarding, la contratación para la retención, el establecimiento de funciones y responsabilidades, la creación de relaciones y la colaboración para obtener resultados.
Independientemente de cómo decida estructurar su programa de incorporación, una de las mejores prácticas es comunicar de forma clara y coherente durante todo el proceso. Algunas grandes empresas tienen programas de incorporación llamativos con numerosas salidas sociales y botines de gran valor. Esto puede ser divertido para los empleados, pero las investigaciones han demostrado que lo que más valoran es una comunicación clara y coherente de su nueva organización. Que les digan cuándo y dónde presentarse el primer día, qué esperar cuando lleguen, con quién van a trabajar y en qué consistirá su función son los componentes más importantes de una buena experiencia de incorporación.
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