Pequeñas mejoras

Frecuencia: cada cuánto reunirse

Muchos directivos se preguntan: ¿con qué frecuencia debo tener reuniones 1:1 con mis informes? Es suficiente una vez al mes o tiene que ser semanal? La respuesta es sencilla. Lo que realmente importa es adquirir el hábito de tener 1:1 en primer lugar. Dejando a un lado las mejores prácticas, debe encontrar una cadencia que funcione para usted y los miembros de su equipo. Aun así, hay algunas reglas generales que puedes tener en cuenta.

El punto óptimo de la frecuencia de las reuniones 1:1 es reunirse cada semana o dos durante 30 o 60 minutos. Google re:Work, el autor de Radical Candor, Kim Scott, y muchos otros promueven este rango.

Las 1:1 semanales deberían ser el valor predeterminado. Pero dependiendo de la profundidad de la colaboración y el número de informes, puede reducir la frecuencia de las reuniones 1:1. Si usted y sus informes colaboran estrechamente y pueden chatear todo el día todos los días, considere tener reuniones quincenales. Con más de cinco miembros del equipo, también está bien reunirse cada dos semanas.

Las 1:1 mensuales deben ser la excepción porque en un mes pueden pasar muchas cosas y se corre el riesgo de perder el contacto con su gente.

Logística: dónde y cómo reunirse

Las conversaciones cara a cara ofrecen la forma más rica de comunicación. Así que, siempre que sea posible, reúnete en persona. Si no puede hacerlo en persona, en lugar de cancelar la reunión, pase al siguiente medio más rico: el vídeo.

Cuando ambos están en la misma oficina, una pequeña sala de conferencias suele ser el espacio más conveniente y tranquilo. Una vez que tenga una sólida rutina 1:1, considere la posibilidad de añadir algo de picante saliendo de la oficina de vez en cuando. Salga a dar un paseo, vaya a un café, sea creativo. Pero no importa dónde se reúnan, elija un lugar en el que usted y su informe se sientan cómodos hablando abiertamente.

En un entorno remoto, trate de acercarse lo más posible a una conversación cara a cara. El equipo 100% distribuido de Zapier hace 1:1s a través de videochat, como nos contó su CFO Jenny Bloom. Las señales no verbales son esenciales para la comunicación, por lo que el videochat y las reuniones en persona son superiores a los textos y las llamadas. Una pila tecnológica sólida es un requisito para que las reuniones 1:1 a distancia sean eficaces. Invierta en una conexión a Internet estable, así como en vídeo y audio de alta calidad para cada participante: valdrá la pena.

Preparación de una reunión 1:1

La preparación de una reunión 1:1 garantiza que no se pierda nada importante y que se aproveche al máximo el tiempo de ambos participantes. No se apresure con una agenda rígida, simplemente escriba algunos temas de conversación que quiera plantear durante la reunión.

Pensar en los temas a tratar con antelación también le permite ser conciso y específico durante la reunión. Te ayuda a parecer más seguro y centrado. También puede compartir sus temas de conversación, para que la otra persona pueda prepararse mejor para la próxima reunión.

¿Quieres hacer que las reuniones 1:1 estén dirigidas a los empleados? Compartir los puntos de discusión con el gerente antes de la reunión «permite al empleado guiar la conversación de la manera que quiera», dice Katelin Holloway, vicepresidente de Personas y Cultura en Reddit.

Notas de la reunión 1:1

Crear un resumen de los resultados clave y compartirlos con el otro participante -ya sea durante o después de la reunión- ayuda a eliminar los malentendidos. También facilita el seguimiento de las cosas que habéis hablado. Además, puede tomar notas privadas para mantener un registro personal de cómo fue la reunión 1:1 y capturar los puntos clave para futuras referencias.

Las reuniones 1:1 son valiosas con o sin tomar notas, así que haga lo que mejor le funcione para adquirir el hábito de reunirse regularmente. Pero reconozca que unos pocos minutos de toma de notas pueden llegar muy lejos.

Herramientas para reuniones 1:1

Como con cualquier otra reunión, hay varias formas de gestionar sus 1:1.

La solución más básica es tener un evento recurrente en el calendario y tomar notas en un cuaderno físico o en la app de toma de notas de tu elección.

Si quieres llevarlo al siguiente nivel, el software de reuniones 1:1 puede ayudarte a colaborar en las agendas y a hacer un seguimiento de tus discusiones. Algunas de las características que estas herramientas pueden ofrecer:

• Compartir puntos de conversación entre vosotros con antelación y añadir notas compartidas después.
• Crear puntos de conversación y notas privadas si tienes pensamientos que no quieres compartir inmediatamente con la otra persona.
• Personalizar plantillas 1:1 para revisiones regulares y temas específicos como el establecimiento de objetivos o el desarrollo de la carrera.

Si la herramienta de reuniones 1:1 forma parte de un software de gestión del rendimiento, también podrá preparar fácilmente las reuniones 1:1 revisando los objetivos de la otra persona, los comentarios que ha recibido y cualquier nota que haya tomado previamente.

Obtenga más información sobre nuestra herramienta 1:1