En 2020, el IRS publicó el tan esperado nuevo formulario W-4, sacudiendo la forma en que los empleadores manejan la retención de impuestos sobre la renta. Debido a que el IRS sólo hizo obligatorio el nuevo formulario para las nuevas contrataciones y los empleados que hacen cambios en el Formulario W-4, algunos empleadores podrían no estar familiarizados con él.
Otros empleadores están demasiado familiarizados con el nuevo formulario W-4 del IRS. Puede ser difícil hacer malabares con los formularios W-4 de 2019 y anteriores con los de 2020 y posteriores. Para combatir esto, el IRS lanzó un nuevo puente computacional opcional para 2021.
Probablemente tengas preguntas. Qué es el nuevo W-4 del IRS? En qué se diferencia de las versiones anteriores del formulario W-4? Qué es el puente computacional y si es necesario utilizarlo? Si necesitas ponerte al día con las últimas novedades del W-4, sigue leyendo.
Recapitulación del nuevo formulario W-4
El nuevo formulario W-4, Certificado de Retención del Empleado, es una versión actualizada del anterior formulario W-4, Certificado de Retención del Empleado. El IRS lanzó este nuevo formulario en 2020, eliminando los subsidios de retención. El nuevo W-4 del IRS complementa los cambios en la ley de impuestos que entraron en vigor en 2018. Este nuevo diseño pretende simplificar el proceso de cumplimentación del formulario W-4 para los empleados y mejorar la precisión de las retenciones fiscales.
Aquí hay un rápido resumen de las dos versiones significativamente diferentes del Formulario W-4:
- Formularios W-4 de 2020 y posteriores: «Nueva versión» sin bonificaciones en las retenciones
- Formularios W-4 de 2019 y anteriores: «Antigua versión» con bonificaciones en las retenciones
Las nuevas contrataciones que reciban su primer cheque de pago después de 2019 deben utilizar la versión de 2020 y posteriores del Formulario W-4 cuando comiencen a trabajar en una empresa. En el formulario, los empleados introducen su información de contacto y su número de la Seguridad Social, informan de su estado de declaración y declaran a sus dependientes.
Sus otros empleados no necesitan rellenar el nuevo formulario. Sin embargo, los empleados que quieran actualizar sus retenciones y necesiten cambiar los formularios W-4 deben utilizar la versión de 2020 y posteriores.
Utilice el formulario W-4 para determinar cuánto retener del salario bruto de un empleado para el impuesto federal sobre la renta. Necesita el Formulario W-4 del empleado completado para utilizar las tablas de retención en la Publicación 15-T del IRS.
Puede que tenga archivadas las versiones «antigua» y «nueva» del W-4. Si no le gusta utilizar dos conjuntos de reglas (y tablas de retención del impuesto sobre la renta) por separado, puede que le interese el nuevo puente computacional del IRS.
¿Preparado para entrar en materia?
Nuevo formulario W-4 del IRS frente al antiguo: ¿Cuál es la diferencia?
Hay algunos cambios con el Formulario W-4 2020 y la versión posterior que van más allá de tener un nuevo nombre y diseño. Usted y sus empleados deben entender cómo rellenar un W-4 2020.
Este nuevo Formulario W-4 se divide en cinco pasos:
- Ingrese la información personal
- Trabajos múltiples o el cónyuge trabaja
- Reclame a los dependientes
- Otros ajustes
- Firme aquí
- Si utiliza un sistema de nóminas manual o automatizado
- Qué versión del formulario tiene en sus registros
- Si prefiere el método de tramos salariales o de porcentajes
El IRS sólo requiere que los empleados completen los pasos 1 y 5. Los Pasos 2 – 4 están reservados para los empleados aplicables.
Al igual que las versiones anteriores del Formulario W-4, hay una hoja de trabajo de múltiples empleos y una hoja de deducciones en el nuevo formulario.
Pero a diferencia de las versiones anteriores, el nuevo formulario eliminó los descuentos en las retenciones. Los empleados ya no pueden reclamar los descuentos en las retenciones.
En el pasado, los empleados podían reclamar los descuentos en las retenciones para reducir la cantidad del impuesto federal sobre la renta retenido de sus salarios. Cuantos más subsidios de retención reclamara un empleado, menos le retendrían en concepto de impuesto federal sobre la renta.
Ya no.
Ahora, los empleados que quieran reducir su retención de impuestos deben reclamar a los dependientes (Paso 3) o utilizar la hoja de trabajo de deducciones e introducir la cantidad en el Paso 4(b).
Los empleados también pueden solicitar a los empleadores que retengan más impuestos en el Paso 4(a) y 4(c). Si un empleado solicita una retención extra en cada período de pago, asegúrese de contabilizar esa cantidad.
Marcando la casilla en el Paso 2 también se incrementa la cantidad de retención de impuestos federales. Los empleados marcan esta casilla si tienen dos trabajos al mismo tiempo o si tanto ellos como su cónyuge trabajan.
Qué significan estos cambios para los empresarios: P&A
¿Tiene preguntas sobre el nuevo formulario W-4 2021? Quieres que las retenciones del IRPF sean coherentes en tu centro de trabajo? Echa un vistazo a nuestra sección de preguntas&A continuación.
¿Cuál es el objetivo del rediseño?
El objetivo del formulario actualizado es adaptarse mejor a los cambios de la Ley de recortes de impuestos y empleos. El nuevo formulario es compatible con las actualizaciones de los tramos de la tabla de retenciones.
Otro motivo del rediseño del formulario es la facilidad de uso. El IRS espera que el nuevo formulario sea más fácil de entender para los empleados (y empleadores). Además, se supone que el formulario aumentará la precisión de las retenciones de impuestos.
¿Se acabaron los descuentos en las retenciones?
Sí, se acabaron los descuentos en las retenciones. Los empleados que rellenan el formulario W-4 de 2021 ya no pueden reclamar las bonificaciones en las retenciones.
¿Qué tabla de retenciones debe utilizar?
Al igual que las anteriores tablas de retenciones del impuesto sobre la renta, existen dos métodos para calcular las retenciones del impuesto federal sobre la renta: el método de porcentajes y el de tramos salariales.
Pero debido a las dos versiones del Formulario W-4, hay aún más tablas de retención del impuesto sobre la renta para elegir. La Publicación 15-T del IRS tiene tablas que funcionan con las retenciones de los formularios W-4 anteriores a 2020. También hay tablas que se corresponden con los formularios W-4 de 2020 y posteriores. Y, hay una tabla para los sistemas automatizados de nóminas.
Entonces, ¿cuál eliges? La tabla (o tablas) que utilice puede depender de:
Si utiliza un sistema de nóminas automatizado, debe utilizar la siguiente tabla, independientemente de la versión del Formulario W-4 que tenga en sus archivos:
- Tablas del método de porcentaje para sistemas de nómina automatizados
Si utiliza un sistema de nómina manual y tiene archivados los formularios W-4 de 2020 y posteriores, elija entre las siguientes tablas:
- Tablas del método de tramos salariales para sistemas de nóminas manuales con formularios W-4 de 2020 o posteriores (no puede utilizar este método si el empleado gana más de 100.100 dólares)
- Tablas del método de porcentajes para sistemas de nóminas manuales con formularios W-4 de 2020 o posteriores
- Tablas del método de tramos salariales para sistemas de nóminas manuales con Formularios W-4 de 2019 o anteriores (no puede utilizar este método si el empleado gana más de 100.100 dólares o reclamó más de 10 complementos)
- Tablas del método de porcentajes para sistemas de nóminas manuales con Formularios W-4 de 2019 o anteriores
- Es una nueva contratación cuya primera nómina es de 2020 o posterior
- Decide cambiar sus retenciones (se aplica a los empleados con formularios de 2019 y anteriores)
Si utiliza un sistema de nóminas manual y tiene archivados formularios W-4 de 2019 y anteriores, elija entre las siguientes tablas:
¿Cuál es la diferencia entre los tipos Estándar vs. los de Casilla? Tasas de casilla?
Cuando utilice las tablas de retenciones de IRPF de 2020 y posteriores, verá dos tablas de tasas: 1) Tarifa «Estándar de Retención» y 2) Tarifa «Formulario W-4, Paso 2, Retención de Casilla».
Utilice la tasa Estándar si los empleados sólo rellenan los pasos 1 (Introducir información personal) y 5 (Firmar aquí).
Utilice la tarifa Checkbox si el empleado marca la casilla en el Paso 2 (Múltiples trabajos o el cónyuge trabaja).
¿Todos los empleados deben rellenar un nuevo formulario?
No. Un empleado debe rellenar el formulario si:
¿Qué es el puente computacional?
El puente computacional es un método de cuatro pasos que los empleadores pueden utilizar para «convertir» los formularios de 2019 y anteriores en formularios de 2020 y posteriores para la consistencia de la retención del impuesto sobre la renta. El IRS lanzó el puente computacional en 2021. Es completamente opcional.
Usar el puente computacional le permite tratar todos los Formularios W-4 como las versiones de 2020 y posteriores. Esta opción permite a los empleadores que utilizan sistemas de nómina manuales ceñirse a una sola tabla de retenciones del impuesto sobre la renta.
Si decide utilizar el puente computacional, reúna el formulario W-4 de 2019 y anteriores y un nuevo formulario de 2020 y posteriores. Luego, realice los siguientes cuatro ajustes:
- Busque el estado civil comprobado del empleado en la línea 3 (formulario W-4 de 2019 y anteriores). Luego, elija un estado civil en el Paso 1(c) (Formulario W-4 de 2020 y posteriores) que refleje este estado civil:
- «Soltero» >> «Soltero»
- «Casado, pero retiene al tipo superior de soltero» >> «Casado, declarando por separado»
- «Casado» >> «Casado declarando conjuntamente»
- Ingrese una cantidad en el paso 4(a) (Formulario W-4 de 2020 y posteriores) en función del estado de declaración que haya seleccionado:
- 8.600 dólares: «Soltero o «Casado que presenta la declaración por separado»
- 12.900 dólares: «Casado que presenta la declaración conjuntamente»
- Multiplique el número de retenciones solicitadas en la línea 5 (Formulario W-4 de 2019 y anteriores) por 4.300 dólares. Introduzca el total en el paso 4(b) (Formulario W-4 de 2020 y posteriores)
- Introduzca cualquier cantidad de retención adicional que el empleado haya solicitado en la línea 6 (Formulario W-4 de 2019 y anteriores) en el paso 4(c) (Formulario W-4 de 2020 y posteriores)
- El estado civil del empleado en el Formulario W-4 de 2021 sería «Soltero»
- Ingrese $8,600 en el Paso 4(a) del Formulario W-4 de 2021
- Multiplique la asignación de retención reclamada por el empleado (1) por $4,300 para obtener $4,300. Ingrese $4,300 en el Paso 4(b) del Formulario W-4 de 2021
- Porque el empleado no reclamó ningún monto de retención adicional, no se introduce nada en el Paso 4(c)
- No están obligados a hacerlo
- Sus retenciones seguirán basándose en su formulario W-4 presentado anteriormente si no rellenan la versión de 2020
¡Ayuda! Necesito un ejemplo
Vamos a recorrer el puente computacional, paso a paso. Supongamos que el trabajador marcó «Soltero» en el formulario W-4 de 2019 y anteriores, solicitó 1 prestación de retención y no solicitó ningún importe de retención adicional. Rellena el último formulario W-4, que es el de 2021.
Así es como el puente computacional se vería en acción:
Ahora, puede utilizar la tabla de retenciones del impuesto sobre la renta por tramos salariales o por método porcentual para los formularios W-4 de 2020 o posteriores. Para ello, basta con remitirse al Formulario W-4 de 2021 «convertido».
Recuerde que esto es sólo a efectos de calcular la retención del impuesto sobre la renta federal. El nuevo formulario que usted crea no reemplaza el Formulario W-4 de 2019 y anteriores que el empleado completó. Conserve ambos formularios en sus registros.
Si el empleado termina entregando un nuevo formulario, deje de usar el puente computacional para ese empleado.
¿Qué pasa si un nuevo contratado no rellena el formulario?
Trate a los nuevos contratados que no rellenan el nuevo formulario como declarantes únicos sin otros ajustes. Utilice el tipo de retención estándar para estos empleados.
¿Pueden los empleadores obligar a los empleados a presentar un nuevo formulario?
Aunque puede pedir a sus empleados con formularios W-4 de 2019 y anteriores que presenten un nuevo formulario, no puede obligarlos.
Si les pide a sus empleados que rellenen un nuevo formulario y no están obligados a hacerlo, debe explicarles dos cosas:
De nuevo, no puede obligar a los empleados que cobraron por primera vez antes de 2020 a rellenar un nuevo formulario. Y si estos empleados se niegan a hacerlo, debes seguir utilizando su formulario anterior.
¿Cómo es el formulario de Hacienda?
Puedes ver el formulario W-4 de 2021 completo, Certificado de Retención del Empleado, en la web de Hacienda. Y si quieres ver la versión de 2019 y anteriores, puedes consultarlo aquí.
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Este artículo ha sido actualizado desde su fecha de publicación original del 18 de diciembre de 2019.
Esto no pretende ser un consejo legal; para más información, por favor, haga clic aquí.
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