«Psst….lee este correo y responde, ¡por favor!» no es el seguimiento más profesional que se puede enviar-intenta estas notas en su lugar cuando necesites enviar un recordatorio de fecha límite.
¿Necesita una respuesta de alguien por correo electrónico? ¿Sientes que te ignoran? No es el único. La gente deja los correos electrónicos sin responder o no responde en absoluto, todo el tiempo. ¿Por qué?
Respuesta sencilla: Hay demasiados. Los correos electrónicos se han convertido en una parte fundamental de nuestra rutina diaria de trabajo. De hecho, una persona media dedica el 28% de su tiempo al correo electrónico cada semana. Sherry Turkle, directora de la Iniciativa sobre Tecnología y Yo del Instituto Tecnológico de Massachusetts, afirma que muchas personas se ven abrumadas por la cantidad de correos electrónicos que tienen que responder, por lo que hacen un triaje, priorizan o se olvidan completamente de responder.
«Tu cerebro no es un instrumento perfecto para procesar textos», dice.
Pero si eres tú el que está esperando una respuesta, es, bueno, simplemente molesto. En un entorno empresarial, normalmente te está retrasando en tus propios plazos. La escritora del Financial Times Lucy Kellaway describe lo que muchos de nosotros sentimos cuando nuestros correos electrónicos quedan sin respuesta: no hay ninguna pista de por qué no han contestado.
«Lo que distrae tanto del silencio en el correo electrónico es que es imposible de comprender. Cuando hablas con alguien, puedes ver si se queda mudo de asombro, de desaprobación o de aburrimiento.
«¿Ha visto la persona tu mensaje? ¿Te está ignorando deliberadamente? ¿Está disgustada? ¿Están ocupados? ¿Se han quedado sin batería?
«O puede ser que -como me ocurre a menudo- hayan leído el mensaje en su móvil sin gafas de lectura a mano, y para cuando han cogido las gafas ya ha pasado el momento.»
Y cuando se trata de esperar una respuesta por correo electrónico, algunas son más urgentes que otras. Puedes estar esperando una respuesta a una invitación a un evento, o algo más urgente como:
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Pagos/envíos atrasados
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Plazos vencidos
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Contratos no firmados
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Cupones o descuentos no utilizados
Si estos correos electrónicos siguen sin ser contestados, te arriesgas a perder los plazos o a cerrar un trato. Entonces, ¿cómo conseguir una respuesta a estos correos electrónicos?
Depende de las circunstancias, pero conseguir una respuesta se reduce a unas cuantas reglas sencillas: captar la atención del sujeto, mantener tus correos electrónicos cortos y explicar claramente por qué necesitas una respuesta lo antes posible.
3 consejos para escribir correos electrónicos de recordatorio de plazos
Haga que su titular destaque
No juegue a «¿Dónde está Waldo?» en la bandeja de entrada de su destinatario. Tienes que destacar.
La primera parada es el asunto del email. Si es demasiado genérico, te arriesgas a que tu lector lo pase por alto completamente.
Si estás persiguiendo una factura vencida o un contrato sin firmar, todo lo que tienes que hacer es destacarlo y recordarles suavemente que te encantaría una respuesta. Así:
Cuatro palabras le dicen a su lector de qué trata el correo electrónico e infunden una sensación de urgencia que puede empujar a su lector a abrirlo realmente.
Mantén un mensaje corto y dulce
A la gente le encantan los mensajes cortos.
Un estudio de Boomerang reveló que los mensajes de entre 75 y 100 palabras obtienen una mejor respuesta que los mensajes más largos:
Recuerda que la gente está ocupada. Por lo tanto, cuanto más rápido vayas al grano, más fácil será para tu lector escanear tu mensaje y responder. Este es el aspecto que podría tener un aviso de factura vencida:
Es como un texto rápido a un amigo. Incluye toda la información vital: cuándo se emitió la factura, por cuánto fue y, lo más importante, que está vencida. También presenta al lector una encrucijada: si ha pagado la factura, sólo tiene que responder y hacérselo saber.
Y si no lo han hecho, la presión es para que respondan.
Asegúrate de explicar claramente tu situación
Sé que te acabo de decir que mantengas tus correos electrónicos de recordatorio de plazos cortos, pero hay algunas ocasiones en las que puedes necesitar explicar tu situación con más detalle.
Si envías un recordatorio a un cliente sobre el próximo vencimiento de una suscripción o intentas cerrar un acuerdo sobre un nuevo contrato, a veces necesitas añadir un poco más de jugo a tu correo electrónico. Para ello, es necesario redactar un correo electrónico de fecha límite con tres piezas:
🧑🤝🧑 Un resumen rápido de su relación: Recuerde a su lector quién es usted y cuándo interactuó por última vez
📅 Un recordatorio de la próxima fecha límite: Explica claramente qué plazo se acerca y cómo puedes ayudarles. Si su lector puede ampliar una suscripción por sí mismo o pagar una factura en línea, asegúrese de añadir un enlace para que pueda actuar inmediatamente
☎️ Una llamada a la acción (CTA): Si crees que tu lector puede necesitar más información o quieres ponerte en contacto con él para hablar más sobre su contrato, pídele que se ponga al día
Así es como debe ser ese email:
Es importante no sobrecargar a tu lector con información. Tu email recordatorio debe tener un mensaje claro sobre lo que quieres que hagan y cómo pueden hacerlo.
Pro-tip: Crear un email recordatorio que realmente obtenga respuestas es como encontrar oro. Deberías convertir tu correo electrónico ganador en una plantilla para que todo tu equipo pueda utilizarlo para impulsar sus respuestas. Con una herramienta como Front, puedes crear plantillas y modelos de mensajes para ahorrar tiempo cuando te dirijas a los clientes para obtener una respuesta. Todo lo que tienes que hacer es redactar una plantilla, guardarla, y tu equipo podrá utilizarla siempre que lo necesite:
Oh, y asegúrate de darle a enviar en el momento perfecto
Hay un poco de ciencia que viene con la obtención de respuestas por correo electrónico.
Puede ser una sorpresa que si le das a enviar en el momento adecuado, tienes más posibilidades de obtener una respuesta. Un estudio realizado por Beamery descubrió que puedes obtener una tasa de respuesta del 45% para los correos electrónicos si los envías a primera hora de la mañana o por la noche.
Sin embargo, todos los clientes son diferentes, por lo que la mejor manera de averiguar cuándo enviar correos electrónicos es probar, probar y probar. Las pruebas de división A/B de sus correos electrónicos para ver cuándo sus clientes están activos y responden a sus correos electrónicos pueden ayudarle a determinar cuándo es más probable que estén en sus bandejas de entrada para que pueda enviar sus correos electrónicos de recordatorio de fecha límite en ese momento.
3 ejemplos de correos electrónicos de recordatorio de fecha límite que deberías robar
Un mensaje corto y dulce sobre la renovación de una suscripción
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Por qué es genial: Tus clientes son personas ocupadas, así que la mayoría de las veces cuando se olvidan de pagar una factura o de renovar su suscripción, es porque se han olvidado o simplemente no han tenido tiempo de hacerlo. Cualquier correo electrónico de recordatorio de plazos que envíe debe reflejar eso. Y con tantas suscripciones que ahora se renuevan automáticamente, este correo electrónico de recordatorio de fecha límite debería ser precisamente eso: un recordatorio de que el pago está a punto de cargarse en su tarjeta.
Echa un vistazo a este ejemplo. Simplemente le dice al cliente cuándo se renovará la suscripción, a cuánto ascenderá el cargo y un enlace a donde pueden gestionar su ciclo de pago.
Corto ✅
Dulce ✅
Simple ✅
Un recordatorio de un próximo evento
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Por qué es genial: Tanto si organizas un evento, un webinar o una sesión de onboarding, siempre debes avisar a todos los asistentes y recordárselo con un par de días de antelación.
Este ejemplo de correo electrónico de recordatorio sobre un próximo seminario de marketing y destaca todos los bits importantes: cuándo tendrá lugar el evento, cuánto costará y cuándo hay que registrarse.
Hay dos partes de este correo electrónico recordatorio que lo hacen realmente atractivo. No sólo se da un código de descuento (que se destaca en negrita), sino que hay dos botones de llamada a la acción. ¡No deja al lector con ninguna confusión sobre lo que el correo electrónico es, y deja la impresión de que Google *realmente* quiere que vengan a la conferencia! 🙋♀️
Un suave empujón sobre las recompensas no utilizadas por un cliente
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Por qué es genial: Los correos electrónicos recordatorios no siempre tienen que ser para perseguir suscripciones no renovadas o facturas impagadas. Este ejemplo de correo electrónico de recordatorio de plazos es perfecto para los clientes que tienen créditos de la tienda sin usar o un saldo restante en su cuenta. Puede que se hayan olvidado de un crédito que les has dado o que no estén seguros de cómo podrían gastarlo.
Si copia el formato de este ejemplo de correo electrónico, podrá decirle al cliente exactamente cuántos créditos le quedan (o qué cupón puede utilizar), cuándo debe utilizarlo y proporcionar un enlace directo a su sitio web para animarle a actuar.
Los correos electrónicos de recordatorio de la fecha límite deben ser amables, no insistentes.
Enviar correos electrónicos de recordatorio puede parecer que está molestando a sus clientes.
Pero hay una manera de no ser una carga en su bandeja de entrada. Si mantienes tu mensaje breve, explicas la situación con claridad y les das una forma de resolver el problema por sí mismos, aumentas tus posibilidades de obtener una respuesta.
El consejo más útil que podemos darte es que las bandejas de entrada de la gente son un lugar muy ocupado. Para que su correo electrónico tenga la mejor oportunidad de destacar, tenga un titular que se destaque, sea corto y lo envíe a una hora que llame la atención de su lector.
El resto… bueno, ¡eso depende de tu lector!
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