Si alguna vez has tenido que construir un horario, entonces sabes que el proceso es más un maratón que un sprint. Por desgracia, muy pocos estamos preparados para llevar nuestras habilidades de creación de horarios a las olimpiadas de RRHH. A la mayoría de nosotros nos quedan años de entrenamiento antes de estar preparados para llevar a casa una medalla de oro. ¿Y si hubiera una forma más fácil de llevar sus habilidades de creación de horarios a niveles olímpicos? Por suerte, la hay. El software de programación y las mejores aplicaciones de programación de empleados pueden darte el impulso que necesitas para sentirte como un campeón.
Sin embargo, encontrar el producto adecuado para llevarte a la cima de la competición puede ser todavía mucho trabajo. Determinar qué software de programación puede beneficiarle más requiere algo más que simplemente adivinar qué proveedor parece la mejor opción. Tendrá que saber qué es capaz de hacer una app de programación de empleados, qué características debe buscar y luego conciliar ambas para reducir los productos que satisfagan sus necesidades.
Compare los principales líderes en software de programación de empleados
Lo que cubre este artículo
- Características principales
- Beneficios principales
- Opciones de despliegue
- Por qué no se puede utilizar el software de programación de empleados?
- Selección de software
- Las mejores apps de programación de empleados
Características principales
Hay un montón de tareas específicas en las que una app de programación puede ayudar. Las soluciones más sencillas serán capaces de ayudar a agilizar y automatizar las funciones principales de la creación de horarios, mientras que los productos más avanzados serán capaces de abordar tareas adicionales de RRHH fuera de la simple programación.
Así que, ¿cómo puedes determinar lo avanzada que necesitas que sea tu solución? El mejor método será desarrollar una lista de requisitos basada en sus desafíos únicos de programación. Sin embargo, independientemente de las necesidades específicas de su negocio, todavía hay un puñado de características que querrá buscar al comparar las aplicaciones de programación de empleados.
Gestión de horarios
Para cualquier producto de programación, la función de gestión de horarios será importante para evaluar. Esta será una de las características principales que utilizará. Si la creación de horarios es un maratón, entonces la función de gestión de horarios es su par de zapatos para correr. Independientemente de si llevas Nikes, Adidas u otra marca, el objetivo es el mismo: tus zapatillas de correr son la herramienta principal de tu kit de maratón. Si bien es cierto que puedes correr sin zapatillas, las zapatillas adecuadas sin duda te facilitarán el camino.
La función principal de la función de gestión de horarios será la creación de horarios. Sin embargo, no es la única tarea para la que podrás utilizar esta función. Dependiendo del sistema que elija, tendrá acceso a una variedad de herramientas diferentes dentro de esta característica.
Algunas de las herramientas específicas a las que puede tener acceso incluyen la programación de grupos, la programación automatizada y las capacidades de programación de temporada. Todas estas herramientas mejorarán su capacidad para crear y hacer un seguimiento de los horarios. Cuando compare proveedores, querrá ser consciente de todas las capacidades específicas de gestión de horarios que está buscando. Entonces podrá estar seguro de que el producto que está considerando le proporciona esas herramientas.
Gestión de empleados
Obviamente, necesita unos buenos zapatos para correr toda una maratón, pero hay otras herramientas que le ayudarán a llegar a la línea de meta – como una lista de reproducción asesina. Al igual que tendrá que ordenar su biblioteca de música para curar la lista de reproducción motivacional perfecta, también tendrá que hacer un seguimiento de todos sus empleados con el fin de construir el horario perfecto.
Al igual que curar las canciones adecuadas, usted quiere estar seguro de que tiene los empleados adecuados trabajando en los turnos correctos. El seguimiento de toda la información de sus empleados puede ser un montón de trabajo, especialmente si usted tiene un gran número de trabajadores. Por este motivo, querrá asegurarse de que el sistema que elija ofrezca una gran función de gestión de empleados. Esta función puede ayudarle a hacer un seguimiento de la disponibilidad de los empleados, así como de las ubicaciones en las que trabajan. Esta función también almacena una base de datos de empleados.
Gestión de turnos
Tienes unos zapatos estupendos y te animas escuchando esa lista de reproducción, pero todavía llegarás mucho más lejos con una botella de agua para mantenerte hidratado. Lo mismo ocurre con la construcción de horarios y una función de gestión de turnos. Un sistema que puede construir horarios basados en la información de los empleados es genial, pero añada una función de gestión de turnos y tendrá garantizado cruzar la línea de meta con la cabeza bien alta.
Esta función actuará como una salvaguarda para asegurar que su horario sea siempre el mejor posible. Puede ayudar proporcionándole avisos sobre los conflictos de horario, así como ayudar en la programación basada en las habilidades. Algunas de las herramientas específicas dentro de esta función incluyen el seguimiento de los turnos abiertos, los turnos de espera, así como la confirmación del personal con un solo clic.
Compare los principales líderes en software de programación de empleados
No importa la tarea en la que esté trabajando, siempre es bueno tener un poco de ayuda – y la construcción de un horario no es una excepción. Una solución de programación de empleados actúa como una mano amiga para hacer su vida un poco más fácil. Si alguna vez ha dedicado tiempo a confeccionar un horario, sabe lo desalentador que puede ser, y un poco de ayuda extra probablemente suene bastante bien. Entonces, ¿cuáles son algunos de los beneficios específicos que es probable que vea al implementar una solución de programación?
Una de las principales ventajas de implementar una aplicación de programación es que le ahorra tiempo. Un estudio reciente encontró que más de la mitad de los empleadores dedican al menos dos horas a la creación de horarios cada semana. Aunque esas dos horas no parezcan muchas, se acumulan rápidamente con el tiempo. Una solución con creación de horarios automatizada puede disminuir significativamente el número de horas que usted dedica a la creación de horarios. La programación automatizada también elimina el dolor de cabeza de conciliar el horario con la disponibilidad de cada empleado.
Los productos de programación no sólo ahorran tiempo, sino que también suelen ser mejores en la construcción de horarios. Muchos sistemas ofrecen algún nivel de colaboración en términos de construcción de horarios, lo que permite a los empleados contribuir al horario. Algunos sistemas permiten que los empleados cambien su disponibilidad, además de ofrecerles la posibilidad de cambiar de turno. La colaboración facilita que los empleados se aseguren de que están siendo programados para los turnos para los que están disponibles y les permite encontrar cobertura para los turnos que no pueden realizar.
Otro de los principales beneficios de las aplicaciones de horarios es la mayor accesibilidad. Muchas soluciones permiten a los empleados acceder al horario de forma remota. Esto significa que ya no tiene que preocuparse de que los empleados se olviden del horario y pierdan sus turnos programados. También le permite hacer cambios en el horario incluso cuando está lejos de su escritorio – por lo que si necesita publicar un turno abierto, podrá hacerlo inmediatamente, aumentando las probabilidades de encontrar cobertura para el turno.
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Despliegue
Muchos sistemas tendrán las mismas capacidades básicas de programación. Sin embargo, no todos los sistemas son creados iguales. Los sistemas avanzados tendrán características adicionales que ayudarán con las tareas de recursos humanos fuera del ámbito de la programación, mientras que los sistemas básicos sólo ofrecerán capacidades básicas de programación. Incluso el propio software tendrá diferentes capacidades prácticas. En un nivel alto, las aplicaciones de programación se pueden dividir en dos categorías: on-premise y basadas en la nube.
On-Premise
Las soluciones on-premise son esencialmente lo que parecen ser. Se almacenan dentro de la empresa, en un servidor interno. Las organizaciones que implementan este tipo de software necesitarán comprar una licencia o una copia del software para poder utilizar el sistema. Las empresas que optan por utilizar este tipo de software a menudo disfrutan de la tranquilidad de saber que todos sus datos se almacenan internamente.
Un beneficio adicional de estas soluciones es que suelen ser más fáciles de modificar. Si usted es dueño de un negocio de nicho, entonces usted será capaz de personalizar una solución on-premise para adaptarse a sus procesos específicos. A menudo, este tipo de soluciones personalizables son utilizadas por las empresas más grandes, mientras que las pequeñas empresas tienden a preferir las soluciones basadas en la nube.
Basado en la nube
El software basado en la nube es la alternativa a las soluciones locales. Las soluciones basadas en la nube están alojadas en el servidor del proveedor y son accesibles a través de Internet. Este tipo de sistemas de programación son un gran beneficio para el usuario debido a la accesibilidad que proporcionan. Debido a que un sistema de programación basado en la nube se accede a través de Internet, los usuarios son capaces de entrar en el sistema desde cualquier lugar, siempre y cuando tengan conectividad a Internet.
Los sistemas en la nube son también una excelente opción si usted está buscando un software con capacidades móviles. La capacidad de acceder al horario desde cualquier lugar le permite hacer cambios en el horario según sea necesario sin tener que volver a su oficina cada vez que se produce un cambio. Muchos sistemas también permiten a los empleados acceder al horario, asegurando que siempre sepan para qué turnos están programados. Además, esto permite un proceso de creación de horarios más colaborativo. Los empleados no sólo pueden consultar el horario desde sus casas, sino que también pueden publicar y encontrar cobertura para los turnos para los que no están disponibles.
Este tipo de sistemas también resultan ser una valiosa inversión empresarial. Al estar alojados en el servidor del proveedor, suelen actualizarse automáticamente. De esta manera, siempre tendrá la versión más actualizada del software.
Selección de software
Si ha decidido recientemente que está listo para implementar una aplicación de programación de empleados, entonces querrá comenzar su búsqueda con una lista de requisitos. Esta lista le ayudará a guiar su búsqueda y le dará una buena base para evaluar los mejores proveedores en función de las necesidades únicas de su negocio. Determinar cuáles son las necesidades específicas de su negocio puede ser difícil, por lo que si encuentra que necesita una guía adicional para comenzar su búsqueda, entonces podría considerar el uso de nuestra plantilla de requisitos integrales, que le ayudará a determinar qué proveedores tienen lo que está buscando.
Una vez que haya reducido sus principales selecciones de proveedores de programación, querrá comparar los proveedores de su lista corta. Usted querrá asegurarse de hacer preguntas clave a los proveedores, tales como las soluciones de integración que ofrecen, la frecuencia con la que el proveedor actualiza el sistema, así como si ofrecen una demostración. Ver una demostración o incluso probar un sistema a modo de prueba le permitirá conocer mejor el funcionamiento del sistema y saber si será beneficioso para su organización una vez que lo haya implantado por completo. Este será también el momento en que querrá comparar los precios entre los principales proveedores. Al igual que con cualquier inversión, usted quiere estar seguro de que el sistema que seleccione esté dentro del presupuesto de su departamento de recursos humanos.
Las mejores aplicaciones de programación de empleados
Hemos pasado mucho tiempo hablando de estas aplicaciones, de las características que hay que buscar y de cómo juzgar a los proveedores. Ahora es el momento de hablar de los detalles. Hemos reunido una lista de las mejores aplicaciones de programación de empleados basada en los datos de nuestro equipo de analistas expertos.
Deputy
Deputy ofrece beneficios a las empresas de una variedad de industrias. Este sistema basado en la nube permite a los gerentes crear horarios, calcular las horas extras y solicitar la cobertura de los turnos abiertos. El sistema también ofrece integraciones para otras aplicaciones empresariales, aplicaciones móviles con funciones de autoservicio y un feed de noticias para ayudar a fomentar el compromiso de los empleados.
Este sistema también ofrece un puñado de características únicas como el reconocimiento facial biométrico, que ayuda a poner fin a problemas como el de los puñetazos a los compañeros. Además, ofrece funciones avanzadas que son capaces de predecir las necesidades de programación en función de factores como el clima. Las capacidades avanzadas de previsión le permiten pronosticar las ventas y construir los horarios en consecuencia.
Si está buscando un sistema con excelentes capacidades móviles, entonces Deputy es una solución que debe considerar. El software ofrece aplicaciones compatibles con Android, iPhone, iPad e incluso con su Apple Watch. Esta capacidad móvil permite a los gerentes programar a los empleados, aprobar las hojas de tiempo y encontrar reemplazos para los turnos – todo sin levantarse del sofá.
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