Recibimos muchas preguntas sobre la regla de los 7 años de retroceso para reportar información adversa.
Le pasamos esta increíblemente importante pregunta a Melissa Snyder, abogada y gerente de cumplimiento de Good Egg. Melissa tiene la certificación FCRA-Advanced de la Professional Background Screening Association (PBSA).
El gran descargo de responsabilidad, por supuesto, es que cualquier información que ella proporciona en este blog es simplemente de naturaleza educativa, no es un consejo legal. Usted debe consultar a su propio abogado con respecto a su situación específica.
Vamos a ello…
Pregunta:
¿Puede usted discutir el «lookback» de 7 años para reportar información adversa-cómo calcular, qué se incluye, y varían las leyes estatales?
MELISSA:
¡Este es uno de mis temas favoritos! Pero es complejo.
Aparte de los casos de bancarrota, la Sección 605(a) de la Ley Federal de Informes Crediticios Justos limita la presentación de informes de «cualquier otro elemento de información adversa, que no sean registros de condenas por delitos que sean anteriores al informe por más de siete años.» (15 U.S.C. § 1681c.)
Así que vamos a descifrar lo que esto significa. Aquí están los tres puntos principales que discutiremos hoy:
- La palabra «adversa» es clave.
- No puede calcular el período de retroceso de 7 años correctamente si utiliza la fecha incorrecta para comenzar a correr el reloj.
- Aunque 7 años es el estándar para la información sobre condenas, su agencia de informes del consumidor (CRA) debe ser flexible.
La palabra «adversa» es clave. Entonces, ¿qué es la información adversa?
La definición de información adversa puede ser más estrecha de lo que piensa. Por ejemplo, la FTC ha emitido opiniones consultivas en las que afirma que las verificaciones de empleo se consideran «neutrales». Dado que la información que se notifica no es «adversa», NO existe una limitación de 7 años para informar de discrepancias en el historial de empleo.
Incluso si la fecha de finalización del empleo es de hace más de 7 años, las CRA pueden informar de fechas de empleo y títulos de trabajo discrepantes, o de la completa falta de verificación del empleo (es decir, una declaración del supuesto empleador anterior de que el individuo nunca trabajó para su empresa).
Lo mismo ocurre con las verificaciones de educación. Dado que la verificación del historial de empleo y la educación es a menudo crítica para determinar si un candidato está calificado para hacer el trabajo, los empleadores deben asegurarse de que entienden si su proveedor de selección está reteniendo innecesariamente tales resultados discrepantes de la verificación de antecedentes.
A la inversa, la definición de información adversa puede ser más amplia de lo que usted piensa. Cosas como órdenes de detención, órdenes de extradición y violaciones/infracciones no penales son elementos de información adversa. Aparte de cumplir con las restricciones impuestas en ciertos estados «sin condenas» o «sin casos pendientes», su socio de selección no debe excluir automáticamente la información adversa notificable sólo porque esa información en sí misma puede no ser un «delito» o una «acusación penal.»
El enfoque de Good Egg para entregar información adversa: A menos que nuestros clientes instruyan lo contrario, en Good Egg nos gusta pecar de exceso de entrega de información adversa notificable, cuando dicha información puede ser legalmente compartida con nuestros clientes. No queremos ocultar información adversa notificable y luego ver que una persona contratada es arrestada en su primer día de trabajo debido a una orden de detención abierta no revelada o una orden de extradición.
Por ejemplo, si una solicitud de extradición en el ámbito o una orden de detención activa regresa de la fuente primaria, queremos informar de ello (si la jurisdicción aplicable lo permite) porque es información adversa que podría afectar a su decisión de contratación.
Si bien las CRAs que reportan este tipo de información adversa deben tener cuidado de no dar a entender que la información reportada es en sí misma un «caso criminal», podemos (y lo hacemos) utilizar una plantilla separada para reportar este tipo de información adversa relevante «sin delito/falta», incluso cuando la información del caso criminal subyacente cae fuera del alcance de la verificación de antecedentes y no puede ser compartida.
Los empleadores deben tomarse el tiempo de revisar las directrices de información con su proveedor de servicios para ver si están obteniendo una imagen completa del historial del solicitante. Pero, al igual que con toda la información de antecedentes, el empleador debe permanecer consciente de su deber de no utilizar ninguna información adversa proporcionada en violación de las leyes federales o estatales de EEO.
La información precisa de 7 años comienza con la selección adecuada de la fecha de la actividad «adversa». Entonces, ¿cuándo comienza a correr el reloj?
Para ciertas no condenas como los arrestos y las acusaciones en las que aún está pendiente una disposición final, la fecha de arresto o la fecha de la acusación es claramente la fecha de la actividad adversa.
Y en los 12 estados (véase la lista a continuación) que limitan la presentación de informes de condenas a 7 años, la fecha de disposición/condena es la fecha de la actividad adversa y debe utilizarse para calcular los 7 años. Si es necesario, una CRA también puede utilizar la fecha de liberación del encarcelamiento o la fecha de inicio de la libertad condicional para incluir las condenas en el ámbito de aplicación.
En base a una revisión de la historia legislativa de la FCRA y de varias leyes estatales, las fechas de libertad condicional no deben utilizarse para incluir un caso en el ámbito de aplicación.
Las CRAs también pueden meterse en problemas si utilizan una fecha de disposición/desestimación para comenzar a correr el reloj de los casos desestimados y otros cargos abandonados.
La FTC y la Oficina de Protección Financiera del Consumidor (CFPB) adoptaron formalmente la posición en 2013 de que el período de retroceso de 7 años para un cargo desestimado comienza a correr en la fecha del cargo, no en la fecha de desestimación. Por lo tanto, los proveedores de investigación de antecedentes que cumplen con las disposiciones de las entidades reguladoras no utilizarán las fechas de disposición para incluir los casos desestimados en el ámbito de aplicación.
Como puede ver, la presentación de informes precisos de 7 años es extremadamente complicada. Si su cabeza no está girando completamente en este punto, he hecho un amplio intento de resumir la regla de los 7 años a continuación:
- NO CONVOCATORIAS: Vaya por la fecha de la acusación; si no puede obtener la fecha de la acusación, utilice la fecha de la detención. No utilice la fecha de disposición!
- CONVENCIONES: Vaya por la fecha de disposición. Sin embargo, para los «estados de siete años» que limitan la notificación de las condenas a 7 años a partir de la «disposición, liberación, libertad condicional», puede ir por la fecha de liberación del encarcelamiento o la fecha de inicio de la libertad condicional, incluso si la fecha de la condena es mayor de 7 años. Nunca se debe considerar la libertad condicional para que algo entre en el ámbito de aplicación.
- Estados de siete años: California, Colorado, Kansas, Maryland, Massachusetts, Montana, Nevada, Nuevo Hampshire, Nuevo México, Nueva York, Texas y Washington.
En los estados de siete años, es importante tener en cuenta que la regla de los siete años no se refiere a la jurisdicción donde se encuentra el registro, sino a la jurisdicción donde vive y trabaja el candidato, porque es allí donde se le conceden derechos en virtud de las leyes de protección al consumidor aplicables.
Por ejemplo, si un candidato vive y solicita trabajo en Texas, y tiene una condena de hace 10 años fuera de un condado de Florida, esa condena no será reportada. Pero si un candidato vive y solicita trabajo en Florida, y tiene una condena de 10 años fuera de un condado de Texas, esa condena se incluirá en nuestro informe.
Si bien 7 años es el estándar, su CRA debe ser flexible. ¿Necesita más de 7 años de datos de condenas penales?
Las comprobaciones de antecedentes no son un servicio de talla única. Usted debe tener la opción de obtener más de siete años de datos de condenas penales si ese es su deseo (y la CRA puede proporcionar legalmente esos datos en base a las leyes estatales/locales aplicables).
Lo más importante es que si usted está obligado por la ley o la regulación a hacer más de una búsqueda de antecedentes penales de 7 años, su CRA debe verificar eso y luego obligar.
Algunos empleadores en ciertas industrias (como la educación, la atención médica, los proveedores de atención de acompañantes, los servicios financieros, el gobierno/la aplicación de la ley) están obligados a hacer verificaciones de antecedentes penales de 10 años, o deben hacer una búsqueda de antecedentes penales «exhaustiva y completa» y pueden estar exentos de las reglas de reporte de condenas de 7 años de varios estados.
Es imperativo que los empleadores entiendan que si sus solicitantes viven o trabajan en cualquiera de los estados mencionados de siete años, su socio de selección necesita ser informado si tienen un mandato legal o reglamentario para hacer una búsqueda de antecedentes penales más extensa.
En tal caso, el empleador probablemente caerá dentro de una excepción estatutaria a la limitación de reporte de condenas de 7 años de ese estado. En otras palabras, a menos que usted notifique expresamente a su proveedor de selección que requiere más que una búsqueda penal estándar de 7 años (y pueda demostrar que la selección cae dentro de una exención legal aplicable), su CRA no podrá proporcionarle los datos adicionales que necesita (más allá de 7 años) para cumplir con sus propios requisitos reglamentarios.
Además, los empleadores deben tener cuidado de que algunas CRA sólo ofrecen una búsqueda de siete años. Una vez más, una talla única para todos nunca es la mejor práctica.
El comienzo del año es un buen momento para revisar su programa de detección existente y asegurarse de que entiende la cantidad y el tipo de datos que se le reportan. Si sólo está recibiendo 7 años de información de condenas por delitos graves y menores, pero quiere más, ahora es el momento de tener esa discusión con su empresa de verificación de antecedentes.
Si son un verdadero socio de cumplimiento y no sólo un proveedor de servicios transaccionales, le explicarán las limitaciones de información que varios estados les imponen. Y si sus empleados se encuentran en un estado con siete años de antigüedad, pueden determinar conjuntamente si cumplen una exención que les permita obtener más datos.
Si estas conversaciones le dejan rascándose la cabeza, póngase en contacto con Good Egg y estaremos encantados de hacer una evaluación complementaria de su estrategia de detección existente, y de responder a cualquier pregunta de reportabilidad que le quite el sueño.
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