La comunicación en el lugar de trabajo: Ahora es más importante que nunca

La comunicación en el lugar de trabajo es uno de los aspectos más importantes de una empresa próspera. El reciente cambio hacia el trabajo principalmente virtual en numerosas industrias ha redefinido la función y la forma de la comunicación en el lugar de trabajo.

La comunicación en el lugar de trabajo es mucho más que conversaciones. Se trata del intercambio de información a través de múltiples medios diferentes. Los empleados comparten ideas y las empresas comunican estrategias y objetivos a través de la comunicación, tanto formal como informal.
Según una encuesta de Workforce, aproximadamente el 60% de las empresas no tienen una estrategia a largo plazo para sus comunicaciones internas. Revisar y actualizar la estrategia de comunicación de una empresa definirá la dirección y el énfasis para la creación y el intercambio de ideas que impulsarán el futuro de la empresa.

La pandemia de COVID-19 ha sido un importante factor de perturbación de las comunicaciones empresariales y globales. En este momento, aproximadamente la mitad de la mano de obra de Estados Unidos trabaja desde casa, según las estadísticas del Departamento de Trabajo. Mientras tanto, esta tendencia parece que se mantendrá por un tiempo. Hay pocas promesas de que los modelos de trabajo normales, en persona, vuelvan este año o incluso en 2021.
Numerosas corporaciones y empresas se han comprometido a permanecer en modelos de trabajo desde casa durante doce meses completos para evitar el riesgo que presenta la COVID-19. A medida que estas empresas gestionan la transición de los negocios presenciales a los virtuales, necesitarán más que nunca centrarse en la gestión de las comunicaciones en el lugar de trabajo virtual.

Las organizaciones comparten información e ideas de forma diferente. Las nuevas herramientas de comunicación como Slack, Zoom, Microsoft Teams, Jell y Twist agilizan la mensajería entre organizaciones, entre equipos y entre individuos. Pero, ¿qué hace que los mensajes enviados en estas plataformas sean efectivos o no?

La comunicación efectiva es una calle de doble sentido. Establecer el contexto como remitente y elegir el medio o canal adecuado puede ser fundamental.

La comunicación efectiva siempre debe tener un contexto que forme el escenario y la necesidad de la declaración, idea o pregunta que se comparte. El entorno incluye cualquier circunstancia externa como la urgencia, las opiniones o la cultura.

Un contexto claro conduce a un mensaje claro. Quantified Communications, una empresa de asesoramiento sobre comunicación empresarial, descubrió que las empresas con aproximadamente 100 empleados dedican una media de 17 horas a la semana a aclarar mensajes poco claros. Esto se traduce en un coste anual de aproximadamente 525.000 dólares en pérdida de productividad.

El emisor es otro aspecto importante de las comunicaciones eficaces. Los mensajes se escriben basándose principalmente en el medio por el que viajan. La comunicación verbal es fácil, codificamos nuestra comunicación verbal en cualquier idioma que hablemos.

Sin embargo, algunas codificaciones pueden ser difíciles, no todo el mundo puede codificar en HTML o hablar el lenguaje de signos, y mucho menos montar una presentación de PowerPoint convincente. Es responsabilidad del emisor codificar la información o la idea que intenta compartir para que pueda ser recibida.

El medio, o canal, es la forma en que se comunica el mensaje, por ejemplo, verbalmente, electrónicamente o en papel. La tecnología ha mejorado drásticamente los medios que tenemos para comunicarnos en un lugar de trabajo. Los canales de comunicación de hoy en día nos permiten estar constantemente conectados con los demás. Dentro de lo razonable, se puede contactar con casi cualquier persona en cualquier momento.

Maximizar la conectividad es uno de los principales objetivos de cualquier medio de comunicación. Según la consultora McKinsey Company, la productividad de los empleados aumenta entre un 20 y un 25% en las organizaciones en las que los empleados están muy conectados. La conectividad requiere plataformas de alto rendimiento que faciliten el intercambio de ideas y las conversaciones. La pandemia del COVID-19 ha aumentado el número de empresas que invierten en tecnología de la comunicación y en medios más potentes para transmitir información.

El último elemento para una comunicación eficaz es el receptor. Los receptores decodifican los mensajes utilizando el contexto y la observación para interpretar la información y crear sus propios pensamientos. Los receptores proporcionan retroalimentación cuando reciben la información, para confirmar tanto la recepción como la comprensión.

Examinar los datos y la información puede ser uno de los aspectos más difíciles de ser un receptor. Estudios de comunicación en el lugar de trabajo realizados por SaneBox han demostrado que el 62% de los correos electrónicos que reciben los empleados no son importantes. Cuando la empresa de software Adobe encuestó a más de 1.000 estadounidenses que trabajaban en oficinas, descubrió que los trabajadores pasaban una media de más de cinco horas al día revisando y respondiendo correos electrónicos.
Por suerte, están entrando en el mercado numerosas soluciones tecnológicas que ofrecen plataformas de comunicación más sólidas que las basadas en el correo electrónico. Empresas de comunicación como Dynamic Signal están mejorando la forma en que los receptores ven y analizan las comunicaciones que reciben.

Una vez que los líderes empresariales se dan cuenta de la importancia de la comunicación efectiva en el lugar de trabajo, la siguiente pregunta natural que suelen hacerse es: ¿Cómo determinamos si nos estamos comunicando eficazmente en toda nuestra organización?

Cuantificar y calificar la comunicación en el lugar de trabajo puede ser difícil para las empresas con empleados que trabajan virtualmente. Sin una representación física de los canales y redes de comunicación, los empleados suelen olvidar con quién se supone que se comunican a diario.

Las herramientas y aplicaciones de comunicación virtual como las creadas por Dynamic Signal unen a una plantilla facilitando el número de conexiones. Cada lugar de trabajo es diferente, pero a través de un área funcional de la empresa o de una organización, todos deberían poder conectarse entre sí.

La comunicación entre dos o más personas se produce a través de un canal. La sección de gestión de las comunicaciones del Project Management Book of Knowledge, escrito por el Project Management Institute, define la gestión de las comunicaciones como: la clave del control del proyecto, la gestión de las comunicaciones proporciona la integridad vital del proyecto necesaria para proporcionar una línea de vida de información entre todos los miembros del equipo del proyecto.

Brightview Senior Living es una organización con mucho en juego en relación con la gestión de las comunicaciones. Brightview es una empresa que gestiona más de 4.600 asociados en varios estados que proporcionan asistencia a personas mayores.

Brightview proporciona la atención necesaria y a veces de emergencia a miles de personas mayores. Debido a la gran extensión de su negocio y a los altos riesgos de que se produzcan fallos en la comunicación, Brightview Senior Living desarrolló un sistema de comunicación llamado BVLink con Dynamic Signal.

BVLink es una plataforma que permite a Brightview proporcionar comunicación en tiempo real desde los líderes ejecutivos directamente a los asociados. Este nivel de flujo de información mantiene a todos los integrantes de la empresa informados, seguros e inspirados para proporcionar la mejor atención a sus ciudadanos de la tercera edad.

Los desafíos técnicos de implementar un sistema para comunicarse a través de un negocio descentralizado de 4600 miembros fueron significativos para Brightview. El sistema tenía que gestionar más de 10.000 líneas de comunicación en toda la plantilla.

Para desarrollar el mejor sistema, Dynamic Signal ayudó a Brightview a centrarse en lo que suponía una comunicación de calidad en el lugar de trabajo para la empresa. La comunicación de calidad se basa en numerosas características, de las cuales las más importantes para Brightview Senior Living eran la claridad, la facilidad de comprensión y la densidad de la información.
En los últimos 20 años, el tiempo dedicado a la colaboración y la comunicación en el lugar de trabajo ha aumentado en un 50% o más. El aumento de la cantidad de comunicación debe ir acompañado de una comunicación de calidad para que sea eficaz. Este equilibrio clave entre la cantidad y la calidad de la información es muy importante para Dynamic Signal. Dynamic Signal trabaja muy estrechamente con sus clientes para desarrollar una plataforma de comunicación en la que los empleados se beneficien sistemáticamente de la información y los mensajes que reciben de su empleador.

Los datos han demostrado que los empleados con redes de comunicación que funcionan en un entorno de trabajo desde casa son más productivos, tienen un mayor equilibrio entre la vida laboral y personal, y tienen una mejor salud mental en general. Una comunicación adecuada en el lugar de trabajo aumenta la productividad y la creatividad, y hay múltiples razones por las que un plan integral de gestión de las comunicaciones debería formar parte de la estrategia corporativa y empresarial.

En primer lugar, una comunicación eficaz en el lugar de trabajo construye y mantiene las relaciones en toda la organización. Las relaciones se gestionan en las interacciones clave que tienen lugar cada día. Los modelos virtuales de trabajo desde casa han creado un reto importante para las empresas a la hora de gestionar y construir las relaciones entre sus empleados.

El reto de construir relaciones a través de la comunicación virtual suele ser más evidente durante la incorporación de nuevos empleados. A pesar de la congelación económica de los nuevos empleos que se produjo entre marzo y mayo de 2020, las empresas están contratando de nuevo e incorporando nuevos empleados de forma virtual a su equipo.

Las primeras semanas en una empresa son críticas para construir las expectativas de un nuevo empleado y la comprensión del entorno de trabajo y los objetivos de una organización. Incluso las empresas que habían perfeccionado la experiencia de incorporación de los empleados en persona tenían dificultades para incorporar a los nuevos empleados a la cultura y la organización de forma virtual.

Los sistemas y modelos de comunicación en el lugar de trabajo eficaces son la clave para resolver las dificultades de la incorporación virtual. Dynamic Signal ha ayudado a las empresas a abordar este problema mediante la creación de una plataforma inmersiva y planes de compromiso escalonados para incorporar a los empleados de forma acogedora y gradual.

La innovación también se centra en la comunicación eficaz. Según una encuesta de Salesforce, el 86% de los empleados y ejecutivos citan la falta de colaboración debido a una comunicación ineficaz como la principal causa de los fracasos de proyectos y productos en todos los sectores. Existen numerosas herramientas de colaboración que una empresa puede utilizar para mejorar la innovación.

Lo primero que las empresas deben asegurarse de hacer bien es proporcionar a los empleados un entorno rico en información para desarrollar sus ideas e innovaciones. La colaboración tiene lugar entre organizaciones empresariales y también entre individuos. Según el sitio HR Technologist, el 39% de los empleados encuestados cree que las personas de su propia organización no colaboran lo suficiente.
La colaboración, y la comunicación eficaz en general, ayuda a las empresas a resolver problemas y a sobrevivir en los momentos difíciles de la empresa. En tiempos de dificultades, los entornos laborales eficaces ayudan a los empleados a unirse en torno a sus líderes empresariales.

Las empresas deben identificar las necesidades culturales y ambientales de sus empleados para mejorar la comunicación en el lugar de trabajo y alcanzar mejor los objetivos estratégicos. La comunicación eficaz en el lugar de trabajo suele comenzar con el liderazgo de la empresa. Como se descubrió en un estudio de HR Technologist, el 57% de los empleados encuestados informaron que no se les daba una dirección clara y el 69% de los gerentes informaron que no se sentían cómodos comunicándose con sus empleados en general.

El establecimiento de canales de comunicación formales e informales es una de las mejores maneras para que una empresa mejore su comunicación en el lugar de trabajo. Las empresas pueden mejorar la calidad de sus comunicaciones si permiten que los directivos se comuniquen de forma eficaz y directa. Los canales formales de comunicación en el lugar de trabajo suelen ser la mejor vía para que los directivos transmitan los objetivos e iniciativas importantes de la empresa.

Los canales informales de comunicación en el lugar de trabajo también son de vital importancia para las operaciones diarias de la empresa. La alta dirección suele ignorar los canales informales en sus planes de comunicación. gestión, pero estos canales son la forma en que se lleva a cabo el 90% de la comunicación empresarial. Las nuevas plataformas de comunicación, como las creadas por Dynamic Signal, son soluciones muy eficaces para facilitar una comunicación informal efectiva entre los empleados y la dirección.
Los canales de comunicación informales son también el lugar donde las empresas deben asegurarse de que existe una adhesión adecuada a la ética y los valores de la empresa. Los principios generales de la comunicación ética son la veracidad, la precisión, la honestidad y la razón. Cada empresa debería tener sus propias directrices específicas sobre lo que constituye un comportamiento y una comunicación aceptables en el lugar de trabajo.

El retorno de la inversión es una medida de rendimiento que se utiliza para evaluar la eficiencia de una inversión o su capacidad para crear rendimientos positivos cualificados. La dirección debe considerar la comunicación en el lugar de trabajo como una inversión de rendimiento y evaluar sistemáticamente si sus inversiones en ella están dando resultados.

El coste de una mala comunicación en el lugar de trabajo está bien documentado. David Grossman informó en «The Cost of Poor Communications» (El coste de la mala comunicación) que una encuesta realizada a 400 empresas con 100.000 empleados citó una pérdida media por empresa de 62,4 millones de dólares al año debido a una comunicación inadecuada hacia y entre los empleados.

Las empresas que invierten en la comunicación en el lugar de trabajo de forma eficaz suelen ver los dividendos en sus resultados. Según un informe de la empresa global de gestión de riesgos y asesoramiento Willis Tower Watson, las empresas con prácticas de comunicación eficaces generan un 47% más de beneficios totales para los accionistas en comparación con las organizaciones con una comunicación deficiente.

Los beneficios intangibles de invertir y establecer una comunicación eficaz en el lugar de trabajo pueden incluso superar los beneficios tangibles para la solidez a largo plazo de una empresa. Una comunicación eficaz conduce a una cultura de trabajo más saludable y a empleados satisfechos que ofrecen su mejor nivel de trabajo y permanecen más tiempo en la empresa. Los empleados pasan el 40% de su vida en el trabajo, por lo que es importante que puedan comunicarse eficazmente mientras están allí.

Como ha demostrado la pandemia de COVID-19 para muchas empresas, en 24 horas toda la naturaleza y la ubicación física de la plantilla podría sufrir un cambio drástico, como la transición al trabajo desde casa. Las empresas con redes de comunicación sólidas y una gestión comprometida serán las más adecuadas para reaccionar ante futuros retos.