Planificar una reunión familiar es una tarea ingente, pero la información que te ofrecemos te ayudará a que sea memorable. Hay fechas que programar, vuelos o viajes que planificar, reservas que hacer y actividades que planificar.
Ahora, imagina toda esa planificación, sólo que ahora tienes que considerarla para 20 o más personas. Esa es precisamente la tarea a la que te enfrentas con la planificación de la reunión familiar. También es exactamente con lo que te vamos a ayudar!
Vídeo: Ideas para la reunión familiar
Esfuerzo en equipo: Planificando tu reunión familiar
Nunca es mala idea pedir ayuda a los miembros de la familia; cuantas más ideas tengas, más posibilidades tendrás de dar con una reunión familiar redonda. Ya sea que esté planeando un evento para 20 o 200 personas, las tareas son demasiado difíciles para una sola persona:
- Planificación de las comidas
- Invitaciones
- Albergues
- Reservas de viajes
- Actividades
- Premios
- Entretenimiento
- Las actividades que elija.
- La comida que sirva.
- El lugar que elija.
- el alojamiento
- los gastos de viaje
- los preparativos de la comida
- y las actividades están todos intrínsecamente relacionados con el lugar de su evento.
- centros comunitarios
- salas de banquetes de hoteles
- salones de baile
- centros de conferencias
- gimnasios de colegios
- y auditorios de iglesias.
- resorts
- centros de retiro
- Cruceros.
Para un grupo pequeño, otro miembro de la familia que le ayude puede ser suficiente para manejar las responsabilidades. Sin embargo, para las reuniones familiares medianas o grandes en las que se reúnen 3 o más familias, es posible que tenga que organizar un comité de reunión. Un comité se compone de varios miembros de la familia, con tareas asignadas a cada miembro. También es posible tener varios comités si el evento es especialmente grande. Los comités tienen tareas, pero también la responsabilidad de tomar decisiones para el área de la que son responsables.
Manténgase organizado
Las reuniones familiares están destinadas a ser encuentros divertidos, memorables y enriquecedores para que las familias extensas se reúnan y se reconecten. Pero entre bambalinas, el éxito de una requiere meses de cuidadosa planificación, toma de decisiones y sopesar las opciones.
Es difícil planificar de manera que atraiga a la mayoría que asistirá. Cuantos más miembros de la familia se esperen, más se pondrán a prueba sus habilidades de planificación. Con una adecuada gestión del tiempo y organización, la planificación de la reunión familiar puede ser más cohesionada y menos estresante. Si se ciñe al plan y evita pasar por alto los detalles importantes, puede que incluso le guste
Incluya a otras personas en la planificación
Obtener ideas y aportaciones de otras personas para la reunión familiar le ayudará a planificar un evento más inclusivo y divertido. Si es posible, tenga una persona de contacto directo en cada familia nuclear con la que pueda comunicarse inmediatamente o pedir sugerencias con respecto a los diferentes planes y opciones relacionadas con el evento de la reunión en sí.
Esto ayuda a reducir los cambios de última hora más tarde si hace planes o reservas que no se sientan bien con algunos de los otros invitados. Un equipo que trabaja en conjunto hacia un objetivo común puede lograr más, por lo que organizar un comité para ayudarle en las diferentes etapas de la planificación de la reunión familiar no sólo aligera la carga, sino que también añade capas adicionales de creatividad a todo el esfuerzo.
¿Quién debe ser invitado a la reunión familiar?
Finalizar su lista de invitados debe ser una prioridad en el proceso de planificación. Gran parte de la planificación depende de quiénes hayan invitado, incluyendo:
Si se trata de la primera reunión familiar que va a celebrar tu clan, o ha pasado mucho tiempo desde el último evento de reunión, quizás centrarse primero en los familiares más cercanos sería un gran punto de partida, y luego, cuando la reunión se convierta en una ocasión más frecuente (algunas familias incluso celebran reuniones anuales), puedes ampliar la lista de invitados para incluir a más miembros de la familia extensa.
Empieza por lo pequeño, luego piensa en lo grande
Empieza por tu familia más cercana, y por las personas que más les importan. Si es posible, evite invitar a personas que no se lleven bien públicamente. Asegúrese de que las personas que tienen una rivalidad poco amistosa no se enfrenten en ninguna actividad.
Es sencillo que se conviertan en un mal recuerdo. Asegúrate de que las familias extensas y los miembros que deben recibir invitaciones las reciban. No hay nada más incómodo que tener que apaciguar a un pariente agitado al que se le pasó por alto y se enteró de la reunión familiar por algún lado o por otra persona.
Esto puede causar una tensión innecesaria, especialmente si se presentan en la reunión (otra razón más por la que conseguir ayuda es muy importante para que estos detalles no se pasen por alto). También hay un gran sitio web aquí que le permite listar su reunión familiar en su sitio web, y lo vinculará a su sitio web de reunión familiar.
¿Cómo debemos cubrir los gastos de la reunión?
Los gastos de la reunión familiar juegan un papel muy importante en la planificación, y por lo tanto deben ser una prioridad principal en las etapas de planificación. Aléjese de lugares, actividades o eventos que puedan ser demasiado caros o limitantes para algunos miembros de la familia.
Asegúrese de que todo el mundo esté lo más cómodo posible, independientemente de sus limitaciones presupuestarias, y pueda disfrutar al máximo. Lograr un equilibrio en algún punto intermedio es un objetivo clave. Pida ideas y sugerencias sobre la reunión familiar para obtener una muestra de los destinos, actividades o eventos por los que las familias están dispuestas a desembolsar dinero.
Si preguntar directamente a los miembros de la familia cuánto dinero están dispuestos a pagar le parece de mal gusto, una forma de obtener opiniones indirectamente es una encuesta en la que puedan marcar las ideas de la reunión familiar para las que están más capacitados económicamente.
¿Dónde debemos celebrar nuestra reunión?
Una vez confirmados los invitados a la reunión y fijado un presupuesto general, hay que seleccionar el lugar de celebración de su evento. Establecer el lugar de su reunión es quizás la parte más desafiante del proceso de planificación, ya que varios factores como:
Las reuniones más pequeñas pueden celebrarse a menudo en casa, pero para grupos más grandes, puede ser necesario un local o salón. Entre las opciones más populares se encuentran:
Estos lugares suelen tener salas multiusos donde los miembros de la familia pueden comer juntos, mezclarse y participar en actividades. Combinar el tiempo de vacaciones y la unión familiar es una opción popular para los eventos de reunión familiar. Puede buscar en:
A menudo hay grandes descuentos y ofertas para grupos grandes. Asegúrese de informarse sobre dichos descuentos para que la celebración de su reunión sea más rentable. No hay nada de malo en ahorrar dinero y, al mismo tiempo, permitir que todos se relajen, desconecten y disfruten de más actividades entre ellos.
¿Qué tipo de comida debemos servir en nuestra reunión?
Ahora bien, ¿qué es una fiesta sin buena comida (y mucha)? Durante cualquier evento, es más probable que la gente se relaje, disfrute de la compañía y se quede más tiempo si la comida y las bebidas son agradables. La comida une a la gente y crea recuerdos. La selección adecuada de aperitivos, entrantes, platos y postres puede complementar el tema de su reunión.
Obtenga ayuda con los preparativos de la comida
La preparación de la comida para la reunión gira en torno a su lugar de celebración. Para las reuniones en casa, el anfitrión o la anfitriona puede tener que planificar y preparar las comidas. Una opción es solicitar la ayuda de otras familias para cocinar una gran comida (o comidas) para todos los asistentes. Al igual que la planificación, siempre es mejor contar con la ayuda de otros miembros de la familia a la hora de preparar la comida; obtendrá más ideas para la reunión familiar y la carga de trabajo se repartirá de manera uniforme.
Cenas a la canasta
Las cenas a la canasta son otra opción para las reuniones, especialmente si la mayoría de los asistentes viven cerca y pueden llevar los platos al lugar de la reunión de manera conveniente. Para las comidas a domicilio, utilice una hoja de inscripción como lista de control. Esto permite que los asistentes vean lo que otros ya se han comprometido a traer y qué más se necesita (ensaladas, aperitivos, platos, postres, bebidas, otras necesidades).
¿Se incluyen las comidas?
Si su familia decide disfrutar de un crucero de una semana de duración o de una estancia con todo incluido en un complejo turístico o en un albergue de montaña, es probable que las comidas estén incluidas en el coste. Esto libera a todos de la preocupación de cocinar y limpiar después.
Incluso para los eventos que no son fuera de la ciudad, puede optar por servicios profesionales de catering para minimizar el estrés de la compra y preparación de alimentos. Los asistentes pueden compartir el coste del catering profesional de la comida, y la comodidad de limitarse a presentarse y disfrutar del evento.
¿Dónde se alojarán los invitados a la reunión?
Las reuniones grandes pueden implicar que los miembros de la familia viajen desde diferentes lugares del país e incluso del extranjero. Por eso es importante planificar el evento con antelación, especialmente el lugar de celebración. Esto garantiza que todos tengan tiempo suficiente para prepararse, ahorrar dinero, hacer las reservas necesarias y presentar los avisos correspondientes a los compromisos laborales o escolares.
Incluya opciones para todos los presupuestos
Para adaptarse a los distintos presupuestos, seleccione lugares con una amplia gama de opciones de alojamiento. Por ejemplo, resorts u hoteles donde los invitados puedan elegir cómodamente las habitaciones o suites que mejor se adapten a su presupuesto. Para un evento de uno o dos días, tenga una lista de varios hoteles de la zona, así como sus precios medios, y pásela a sus invitados para que puedan reservar con antelación.
El viaje también es una consideración importante. Si tienes familiares de costa a costa, lo mejor es un lugar más céntrico para que todos compartan los gastos de viaje por igual. Si es posible, puede beneficiarse de precios más bajos a través de las reservas de grupo, como las familias que vuelan juntas desde una ciudad.
¿Qué actividades de reunión familiar son buenas para todos?
Si su reunión familiar es un asunto de un día o de una semana, es importante mantener a todos entretenidos con varias actividades apropiadas para sus edades e intereses personales.
Las actividades son menos problemáticas si la familia opta por un crucero o unas vacaciones en un destino; estos lugares mantienen a los invitados ocupados con tratamientos de spa en el lugar, natación, juegos, buceo, vida nocturna, etc. Dado que la reunión familiar consiste en volver a conectar con los demás, informe a sus invitados con antelación sobre los eventos o actividades específicos en los que le gustaría que todos participaran.
Al planificar, tenga en cuenta los diferentes grupos de edad y qué intereses o aficiones pueden tener. Por ejemplo, a algunas familias les encantan los deportes y disfrutan de los partidos de pelota en grupo o de las actividades relacionadas con el deporte. No olvide dejar espacio para los miembros de la familia que no sean tan capaces físicamente o no les entusiasmen los deportes. Es importante que todos encuentren una actividad que disfruten, en lugar de un solo evento general para todo el grupo.
¿Hay que planear ideas de respaldo para la reunión familiar?
Las cosas rara vez salen completamente de acuerdo con lo planeado, así que asegúrese de que sus planes tengan esto en cuenta. Las perturbaciones meteorológicas pueden interponerse en el camino; las cancelaciones de última hora o los conflictos de agenda son impedimentos comunes. Si está a cargo de la planificación de la reunión familiar, es prudente tener un plan alternativo para cada aspecto del evento.
Tenga una lista de reserva de restaurantes
Para la preparación de las comidas, tenga la información de contacto de los restaurantes de la zona. Así podrás llamar en caso de que alguien se olvide de llevar el postre o los aperitivos. Esto también es útil, si los invitados que habían declinado previamente aparecen de repente.
Tenga también una lista de reserva de juegos
Haga una lista de actividades o juegos que la familia pueda disfrutar en caso de lluvia. Ten un plan si las actividades al aire libre no son posibles. O si has contratado animadores profesionales para la noche, como una banda o cantantes, haz planes de respaldo para el entretenimiento que puedas llamar por si acaso ocurre algún imprevisto.
Relájate, déjate llevar y disfruta
Ten en cuenta que estás entre familia. Aunque debes esforzarte por estar preparado, también debes disfrutar de tu tiempo con ellos. Algunos de los momentos más entrañables que recordamos son las confusiones y los errores. Sacan lo mejor de cada uno (sobre todo la risa) y nos recuerdan lo que significa realmente la familia. Si metes la pata un poco, no te estreses por ello; déjalo pasar y deja que todo lo demás caiga en su sitio.
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