Dirigir una reunión

Si se han hecho los preparativos adecuados, el escenario está preparado para una reunión eficaz.

Se habrán elaborado y distribuido órdenes del día. Los participantes llegarán sabiendo lo que se va a debatir y con suficiente información de base para hacer las contribuciones pertinentes. Si procede, habrán consultado con las personas a las que representan y habrán discutido los temas pertinentes.

Vea nuestra página: Reuniones – Planificación y estructura para saber cómo.

Esta página examina el papel del presidente, cuyo trabajo es dirigir la reunión.

El papel del presidente

En una reunión más formal, el presidente expondrá el propósito de la reunión y recordará a los miembros por qué están allí.

En una reunión de este tipo no es necesario referirse a este procedimiento, ya que está implícito en la etiqueta establecida, a saber:

• El presidente controla la reunión.
• Todas las observaciones se dirigen a través del presidente.
• Los miembros no se interrumpen entre sí.
• Los miembros pretenden alcanzar un consenso.
• Se realiza una votación si no se alcanza el consenso.
• La mayoría gana la votación.
• Todos los miembros aceptan la decisión de la mayoría.

Este es un modelo, pero se pueden adoptar modelos alternativos.

Cuando se está debatiendo, es responsabilidad del presidente asegurarse de que siga fluyendo sin problemas, haciendo participar a todos los miembros presentes y no permitiendo que una o dos personas dominen la reunión. Resumir durante las reuniones puede:

• Indicar el progreso, o la falta de él.
• Reconcentrar la discusión que se ha desviado del punto.
• Concluir un punto y llevar al siguiente.
• Subrayar los puntos importantes.
• Ayudar al secretario si es necesario.
• Aclarar cualquier malentendido.

El presidente debe marcar el ritmo de la reunión, asegurándose de que se desarrolle a tiempo. Si la planificación se ha llevado a cabo correctamente, esto no debería suponer un problema.

Al final de la reunión, el presidente debe recordar a los miembros lo que han conseguido y agradecerles sus contribuciones. Por último, se debe fijar la hora y la fecha de la próxima reunión. Una vez más, este es un modelo común para las reuniones eficaces, los resultados exitosos pueden lograrse de diferentes maneras con diferentes estrategias para diferentes propósitos, así que adapte según sea apropiado a las situaciones específicas.

El papel de los miembros

Aunque es el papel del presidente para dirigir la reunión, la participación de todos los miembros también es fundamental para el éxito de la reunión.

Para garantizar una reunión eficaz, todos los participantes deben:

• Realizar los preparativos necesarios antes de la reunión.
• Llegar a tiempo.
• Mantener la mente abierta.
• Escuchar las opiniones de los demás.
• Participar.
• Evitar dominar los procedimientos.
• Evitar situaciones de conflicto.
• Evitar conversaciones paralelas que distraigan a los demás.
• Hacer preguntas para aclarar lo que se ha entendido.
• Anotar cualquier acción acordada. (Véase: Toma de notas)
• Después de la reunión, lleve a cabo cualquier acción acordada e informe a los demás según corresponda.

Véase también: El papel del secretario y Cómo redactar un acta.

Por qué las reuniones pueden ser inefectivas

Hay muchas razones por las que las reuniones no son efectivas, algunas de ellas son:

• La reunión es innecesaria y gira en torno a la discusión de temas triviales, con lo que se pierde el valioso tiempo de los miembros.
• La reunión carece de claridad de propósito, es decir, las metas y los objetivos no están claramente definidos.
• El estilo de liderazgo es inadecuado, es decir, el presidente domina y cierra o desprecia las demás contribuciones. Consulte nuestra página: Estilos de liderazgo.
• El presidente ejerce poco control y permite que uno o dos miembros dominen los procedimientos.
• La reunión es demasiado grande, lo que limita el flujo de la discusión e impide que todos los miembros puedan contribuir.
• Surgen decisiones que no son verdaderamente representativas.
• Se habla de los problemas en lugar de hablar de ellos.
• Las decisiones se retrasan o no se toman.
• No se toman decisiones claras.
• Las actas son inexactas o se consideran manipuladas por el presidente o el secretario para sus propios fines.
• Las personas equivocadas están presentes, lo que impide que la reunión se desarrolle eficazmente, por ejemplo, los presentes tienen que remitirse a otra persona y, por lo tanto, no pueden hacer comentarios efectivos.

Resumen

Hay muchos tipos de reuniones y muchas razones por las que las reuniones pueden ser ineficaces.

Para que las reuniones sean eficaces, se requiere la participación de todos los presentes. Las habilidades clave de comunicación interpersonal y de escucha son importantes.

Para garantizar el éxito de una reunión, es esencial una buena preparación y el papel del presidente es primordial. Si se cumplen estas condiciones, todos los participantes deberían salir de la reunión con una sensación de logro y no como si hubieran perdido el tiempo.

Continuar con:
Reuniones – Planificación y estructura
Establecimiento del orden del día | El papel del secretario