¿Está buscando formas de reducir costes, agilizar los pedidos y asegurarse de que nunca se quede sin producto? Uh… ¿Es una pregunta con trampa? Por supuesto que sí!
Una solución probada y verdadera podría ser la adopción de un Inventario Administrado por el Proveedor (VMI), un acuerdo entre su empresa y su proveedor para reponer automáticamente las existencias.
Es un proceso sencillo: Su proveedor supervisa su inventario con sus propios empleados o recibe la información de las existencias de usted, el cliente. El stock se repone automáticamente, sin que el cliente lo inicie. Suena muy bien, ¿verdad? Si se hace bien, y para el cliente adecuado, el VMI puede ser una situación en la que todos salgan ganando, tanto usted como su proveedor.
Tal vez piense que su empresa es demasiado pequeña para beneficiarse de los sistemas de gestión de inventario. No es así. El VMI tiene más que ver con los plazos de entrega que con el tamaño de su empresa. Hable con su proveedor. Al analizar las SKU de varias categorías, su proveedor puede crear contenedores para reducir el stock total y aumentar la frecuencia de compra, lo que le permitirá maximizar el ahorro. Su proveedor puede ayudarle a tomar mejores decisiones de compra, incluyendo la gestión de los costes mediante la reducción de los picos y las caídas de inventario.
El VMI requiere una relación sólida y la voluntad de ser transparente con su proveedor. Como verá en nuestras claves más abajo, la comunicación es un elemento esencial para el éxito de un programa VMI. Si cree que su empresa está preparada para dar el paso, ¡siga leyendo!
¿Cuáles son los beneficios del VMI?
Antes de profundizar en cómo establecer un programa de VMI, es bueno entender algunos de los beneficios reales que el VMI puede aportar a su negocio. Para la mayoría de las empresas, existen tres ventajas principales al establecer un programa de VMI:
1 | Inventario ajustado
En los negocios, el flujo de caja y los niveles de inventario van de la mano. Es frustrante ver cómo el polvo se deposita en los productos de lento movimiento que se encuentran en su almacén. En el caso de un programa VMI, su proveedor asume la carga del efectivo/existencias inmovilizadas. Usted indica a su proveedor qué productos necesita y cuándo, y ellos se los harán llegar justo a tiempo. Obviamente, hay detalles que deben ser resueltos. Ambas partes establecen un acuerdo detallado con términos claramente definidos, como los períodos de retención de inventario, los plazos de entrega, las condiciones de pago y otros aspectos similares.
Una ventaja adicional es que su programa de gestión de inventario puede ayudarle a planificar las interrupciones de la cadena de suministro, como el cierre del Año Nuevo Chino.
2 | Menores costes operativos
Ahora que otra persona está gestionando su inventario, puede liberar capital para pagar por el espacio o el personal. Usted proporcionará a su proveedor su historial de ventas y la cantidad de inventario que suele tener a mano. Ellos utilizarán esos datos para prever su demanda y elaborar un plan que incluya la cantidad y la frecuencia de los pedidos. Usted realiza los pedidos según sus sugerencias o les autoriza a hacerlos en su nombre, basándose en el plan propuesto. Por lo general, una vez que los productos están listos, se envían al almacén de su proveedor o a otra ubicación 3PL hasta que usted envíe una liberación de inventario.
3 | Una relación más fuerte con el proveedor
Es posible que se haya dado cuenta de que un programa de inventario gestionado por el proveedor requiere un alto grado de confianza entre usted y su proveedor. Ese tipo de confianza desarrolla una verdadera asociación que le permite reducir los costes y aumentar la eficiencia, al tiempo que ayuda a su proveedor a gestionar sus requisitos de fabricación y a mitigar las fluctuaciones imprevistas de la demanda estacional y los cambios del mercado. Este tipo de conocimiento significa que su proveedor tiene su producto cuando más lo necesita.
De acuerdo, así que cree que el VMI podría ser una gran herramienta para su empresa. ¿Qué es lo siguiente?
5 pasos para un exitoso programa de inventario gestionado por el proveedor
Determine si el VMI es el adecuado para su empresa.
Preguntas que debe hacerse:
- ¿Son sus ventas un porcentaje lo suficientemente grande del negocio para que este proveedor justifique asumir más riesgo?
- ¿Son sus ventas estables? ¿Son muy estacionales o en su mayoría se realizan bajo pedido?
- ¿Su proveedor es capaz de adaptarse rápidamente a los cambios en sus previsiones?
- ¿Su proveedor cuenta con los empleados formados, los sistemas informáticos adecuados y el espacio de almacén disponible para gestionar adecuadamente su inventario?
- ¿Qué espera ganar cada parte con este acuerdo?
- ¿Qué hay que hacer antes de la implementación? Hay obstáculos que deban superarse?
- ¿Cuál es un plazo razonable para la implementación?
- ¿Cuántos meses de stock de seguridad debe tener el proveedor en todo momento?
- ¿Hay plazos de toma de inventario (30, 60, 90, 120 días)?
- ¿Qué parte acepta la responsabilidad de los artículos de lento movimiento?
- ¿Se facturarán los costes de manipulación de materiales, almacenamiento y transporte por carretera por separado o se incluirán en el precio unitario?
- ¿Cómo se verá afectado el flujo de caja de cada parte?
- El proveedor necesita previsiones diarias o semanales del cliente
- Las ventas reales y las existencias actuales son mejores que una previsión (no hay que hacer conjeturas)
- El proveedor puede planificar los próximos turnos o los picos estacionales de la demanda
- El proveedor debe proporcionar informes sobre el estado de los pedidos para que el cliente pueda ver la información en directo
- El objetivo final es la transparencia de ambas partes
- Menos hojas de cálculo
- Reducción del riesgo de confusión o malentendidos
- El proveedor puede acceder a información e informes en vivo para comprobar el estado del inventario y los pedidos
- Mayor fiabilidad
- Si la demanda cambia y es necesario acelerar los productos o almacenarlos durante un período más largo
- Si un pedido se retrasa o hay alguna otra interrupción en la cadena de suministro
- Si hay una circunstancia atenuante y el cliente necesita condiciones flexibles durante un período de tiempo decidido (por ejemplo, el plazo de toma de posesión se amplía de 60 a 90 días)
Si la respuesta a estas preguntas es «¡Sí!», hable con su proveedor para saber si ofrece servicios de VMI y si su empresa cumple los requisitos.
2. Establezca expectativas realistas desde el principio.
Las conversaciones abiertas y sinceras, así como un conocimiento profundo de lo que implica un programa VMI, aumentarán sus posibilidades de éxito. Hable de sus expectativas y sea realista. Entienda que hay beneficios y riesgos tanto para usted como para su proveedor. Pregunte:
No minimice el último punto. Así es como se suele manejar: el proveedor es dueño del inventario por períodos más largos y lleva más riesgo de inventario (ata más efectivo). El proveedor debe decidir si este riesgo es una compensación razonable.
Establezca transferencias de información sin fisuras.
Ahora escuche esto: Un programa de VMI es tan bueno como su calidad de intercambio de información. Los proveedores necesitan una visibilidad completa de las ventas y los niveles de inventario para mantener eficazmente las mercancías en la línea de producción y gestionar adecuadamente el inventario. Tenga estas cosas en mente:
Integrar los sistemas siempre que sea posible.
Aunque los datos pueden intercambiarse y gestionarse manualmente a pequeña escala o durante un corto periodo de tiempo, no es la forma de hacer negocios a largo plazo. Un programa de VMI exitoso utilizará y vinculará los sistemas de intercambio electrónico de datos (EDI). Esto debería considerarse una prioridad. Los beneficios de la integración de TI incluyen:
Mantenga abiertas las líneas de comunicación.
«Lo que tenemos aquí es un fallo de comunicación», es una famosa frase de la clásica película Cool Hand Luke. (Mírala si nunca lo has hecho.) El objetivo final de esta relación es formar una asociación mutuamente beneficiosa. Eso no puede ocurrir si no se habla o no se está en contacto. Pero cuando se produce una ruptura en la comunicación, ocurren cosas malas en tu negocio.
Por ejemplo, tu proveedor necesita tener en cuenta los paros de producción del Año Nuevo Chino (CNY) cada año al planificar tu inventario. Si no le comunican el impacto del CNY y cómo planean mantener una cadena de suministro ininterrumpida, usted podría quedarse a oscuras si de repente necesita un aumento de mercancías durante el período de parada.
Otros ejemplos de casos en los que la comunicación abierta es especialmente importante:
Hay una buena regla general cuando se trata de la comunicación: No dejes que se produzca una ruptura de la comunicación por tu parte. (Después de todo, es el único lado que puedes controlar, ¿verdad?)
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