En el transcurso del ciclo de vida de su proyecto, tendrá muchas reuniones con todas las partes interesadas en las que se discutirán los estados, el progreso y los problemas. Pero la reunión inicial es importante por sí misma porque establece el tono y la visión para el futuro del proyecto y determina la relación que se desarrolla en los próximos meses.
La reunión inicial le ayuda a establecer las expectativas y a recopilar los requisitos antes de comenzar un proyecto. No hay cuestiones presupuestarias ni órdenes de cambio, bueno, al menos por ahora. Una reunión inicial bien ejecutada mantiene a todos informados, motivados y centrados. Hágalo bien y ya está preparando a su equipo para el éxito.
¿Qué es una reunión de inicio del proyecto?
La reunión de inicio del proyecto es la primera reunión entre las partes interesadas: el director del proyecto, el cliente y el equipo. La reunión inicial orienta al equipo sobre los objetivos del proyecto y los requisitos del cliente. El director del proyecto suele ser el anfitrión de la reunión.
En la gestión de proyectos, tiene lugar en cuanto se firman los contratos y se acuerda el plan de trabajo, el presupuesto y los plazos. En el caso de los proyectos más pequeños, tiene lugar justo después del inicio del proyecto. En los proyectos que abarcan varias fases, puede ocurrir al comienzo de una nueva fase.
¿Cuál es el propósito de la reunión de inicio?
Este cómic de Dilbert resume de forma hilarante por qué todo proyecto debe comenzar con una reunión de inicio.
A veces ocurre que los proyectos no siguen una secuencia organizada de planificación y ejecución. Los equipos mal preparados se lanzan a la fase de ejecución sin un plan de proyecto adecuado y, como resultado, las partes interesadas tienen distintos niveles de comprensión del propósito y la visión del proyecto. Esto es exactamente lo que la reunión de inicio pretende evitar.
El propósito de una reunión de inicio es notificar formalmente a todos los interesados en el proyecto que éste ha comenzado. Sirve para presentar al equipo y les ayuda a entender los requisitos del proyecto, los antecedentes y cuáles son las responsabilidades individuales.
La reunión también establece expectativas realistas e hitos del proyecto, al tiempo que reconoce las posibles sorpresas que el equipo podría encontrar. Se da a cada una de las partes interesadas qué aspecto tiene el éxito y qué hay que hacer para llegar a él. Es una oportunidad para poner a todo el mundo en sintonía y establecer las reglas básicas para trabajar juntos de forma eficaz.
¿Cuándo planificar la reunión inicial?
Una gran reunión inicial no se produce por sí sola; requiere una planificación deliberada y es el resultado de una preparación detallada. Hágase estas preguntas antes de hacer clic en enviar la invitación a la reunión de lanzamiento:
- ¿Cuándo es el momento adecuado para organizar la reunión?
- ¿Cuánto tiempo debería durar la reunión?
- ¿Quién debería asistir?
- ¿Qué debería discutirse?
- ¿Dónde debería celebrarse?
- ¿Qué documentos se deben imprimir?
- ¿Se debe llevar café o rosquillas, o ambos?
¿Qué debe incluir la agenda de una reunión de inicio?
La agenda de la reunión de inicio puede utilizarse eficazmente para instalar la confianza en el cliente de que el equipo es capaz de completar el proyecto con éxito. Puede hacer que el equipo se familiarice entre sí y con el cliente. Puede hablar de los objetivos, las limitaciones, los resultados y las metodologías de gestión de proyectos.
Aquí tiene una lista completa de cosas que debe cubrir la agenda de una reunión de inicio:
Presentaciones
Típicamente en las grandes empresas, los proyectos abarcan múltiples unidades de negocio y departamentos. Existe la posibilidad de que su equipo de proyecto esté compuesto por miembros que no han trabajado juntos antes.
Planifique una sesión para romper el hielo y aliviar la tensión en la sala. Un ambiente relajado ayuda a establecer rápidamente la relación entre los miembros del equipo. Este es un gran momento para que se conozcan a nivel personal, se genere confianza y se promueva el entendimiento mutuo.
Antecedentes del proyecto
Esta breve lección de historia cubre todas las ideas que se gestaron durante las reuniones anteriores con el cliente para que todos los involucrados puedan ponerse al día. Comparte cómo llegaste a trabajar en este proyecto y el caso de negocio que lleva a este desarrollo. Aborde los puntos de dolor y las necesidades que dieron lugar a este proyecto.
Propósito del proyecto
Para proporcionar más claridad en el proyecto, diga a su equipo por qué está haciendo este proyecto en primer lugar. Comparta los impulsores del negocio para iniciar el proyecto desde la perspectiva del cliente. Inicie un debate sobre cómo esto marcará la diferencia en la vida de las personas y cómo satisfará sus necesidades. Ayudar a todo el mundo a comprender el propósito del proyecto garantiza que el equipo crea que está haciendo algo que merece la pena.
Alcance
Una vez establecido el contexto, es hora de concretar los detalles del proyecto. Explique la declaración de trabajo y los resultados del proyecto para que todos entiendan sus funciones y responsabilidades con respecto al resultado del proyecto.
Hable sobre el alcance del proyecto al principio para que los miembros del equipo puedan aportar posibles preocupaciones sobre los presupuestos y los plazos si los hay. El alcance debe contener características y funcionalidades clave.
También es un buen momento para reevaluar si los objetivos son realistas y alcanzables dentro de las limitaciones del proyecto.
Aprenda a establecer plazos en la gestión de proyectos.
Planes, metodologías y herramientas
Una vez que todos estén de acuerdo con el alcance, discuta los enfoques que el equipo tomaría en el curso de los proyectos. Esto incluye la metodología de gestión de proyectos que seguirá el equipo, el software de gestión de proyectos que utilizará como herramienta de comunicación para coordinar el trabajo tanto de los equipos internos como de los proveedores externos, y cómo tratará las solicitudes de cambio.
Roles
Ahora que ha establecido lo que se espera del equipo, éste tendrá una idea clara de cómo encaja en el proyecto. Puedes mapear las funciones y responsabilidades individuales tanto en el enunciado de trabajo como en el documento de alcance.
Será útil desarrollar una matriz RACI (responsable, rendición de cuentas, consultado, informado) o DACI (conductor, aprobador, colaborador, informado) para asignar las funciones a los miembros del equipo. El uso de este formato ayudará al cliente a entender el desglose de las tareas.
Preguntas
Por muy detallado que haya sido, habrá preguntas. Permita que los miembros del equipo expresen sus preocupaciones y otras preguntas específicas. Por lo tanto, deje algo de tiempo para una sesión de preguntas&A al final para que los miembros del equipo y los clientes tengan una comprensión clara de lo que implica el proyecto y lo que se requiere de ellos.
¿Qué es lo siguiente?
Concluya la reunión con lo que está por venir. Esto puede incluir compartir la información de contacto pertinente, el acceso al software que utilizarán y los documentos y recursos útiles. Todas las partes interesadas deben salir con la claridad de lo que necesitan para empezar.
¿Cómo llevar a cabo una reunión de inicio eficaz?
Por favor, por favor, no así!
Una reunión de inicio eficaz establece la confianza y la transparencia entre los participantes. Alinea a todos en la visión del proyecto y agrega perspectiva tanto para los miembros del equipo como para los clientes.
Aquí hay algunas mejores prácticas sobre cómo iniciar una reunión:
Antes de la reunión
a. La reunión previa
Tenga una reunión interna en la que hable de los antecedentes del cliente, sus interesados, sus problemas y la solución propuesta para que el equipo pueda llegar preparado al arranque real.
b. Prepara todo
Una buena reunión de lanzamiento es el resultado de una gran preparación. Averigüe todo lo que pueda sobre los antecedentes del cliente y los proyectos anteriores. Además, haz copias de los documentos y folletos relevantes que serán útiles durante la reunión. También es una buena práctica asegurarse de que los equipos, como los proyectores, funcionan correctamente para evitar la consiguiente incomodidad frente a los clientes.
c. Envía una agenda clara
Comparte la agenda completa -la lista de cosas que se tratarán en la reunión- con todos los asistentes.
Durante la reunión
a. No profundices demasiado en los detalles
El objetivo de la reunión de lanzamiento es que todos los interesados se familiaricen con el proyecto y no hablar de detalles concretos como tareas y subtareas. Para eso hay otras reuniones.
b. Que sea breve
A nadie le gusta sentarse en una reunión que se alarga sin dar señales de llegar a su fin. La reunión inicial debe tener un límite de tiempo ajustado y un orden del día centrado para que todos sientan que se valora su tiempo.
c. No transmitas información
Si va a ser una conversación unidireccional, bien podrías haber compartido un documento o una presentación. Esta reunión es un cruce de ideas y opiniones. Así que hazla bidireccional.
d. Pida las aportaciones de los asistentes
Los asistentes son partes interesadas clave y tendrán suposiciones y opiniones sobre las limitaciones y dependencias. Proporcionar una plataforma abierta para expresar ideas, opiniones y preocupaciones es clave para una reunión eficaz.
e. Tomar notas
Asignar un anotador dedicado para la reunión o grabar la reunión si es posible y con permiso. Esto será especialmente útil cuando se incorpore un nuevo miembro al equipo.
Después de la reunión
a. Envíe el acta de la reunión
Comparta las notas de la reunión o un resumen a todos los asistentes, así como a los que no pudieron asistir, para que puedan consultarlo en cualquier momento.
b. Enviar un correo electrónico
Es bastante frecuente que algunas personas no se sientan cómodas planteando preguntas en una reunión de grupo. Envíe un correo electrónico diciendo que pueden ponerse en contacto con usted para obtener más información o si tienen alguna pregunta.
Bien empezado está medio hecho
La reunión de inicio es el primer paso hacia la finalización exitosa del proyecto. Le ayuda a ejecutar y completar el proyecto con un mínimo de obstáculos. Es un momento en el que puedes demostrar tus habilidades y fomentar la confianza de los interesados.
Una reunión eficaz hará que todos los asistentes salgan con una comprensión clara de la situación actual y un conocimiento completo de todo lo que está por venir. Hazlo bien y darás el pistoletazo de salida en poco tiempo.
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