¿Necesita parar y comprar donas para la reunión de personal de esta mañana? Tal vez tenga un cliente inesperado y quiera mandar a comprar agua embotellada o refrescos. Las pequeñas empresas se encargan de este tipo de gastos utilizando un fondo de caja chica. La caja chica es útil para que las empresas tengan a mano tanto si son propietarios de una sola persona, como un asesor financiero, como si se trata de una pequeña empresa con múltiples divisiones.
Los fondos de la caja chica suelen cubrir pequeños gastos y reembolsos a los empleados por pequeños gastos.
¿Qué es la caja chica?
La caja chica es una pequeña cantidad de dinero en efectivo que se mantiene a mano para cubrir pequeños, y a menudo inesperados, gastos que surgen durante un día de trabajo. Puede utilizar el dinero del fondo de caja chica para pagar gastos menores como el franqueo, las tarifas de Uber o reembolsar a alguien 10 dólares por traer una caja de donuts.
Se suele rellenar un vale o recibo de caja chica con información sobre cada transacción para que pueda introducirse en el sistema de contabilidad de la empresa e incluirse en la información de los estados financieros de la misma. La caja chica suele funcionar con un sistema de «anticipos» en el que un empleado se encarga de mantener y hacer un seguimiento de la caja chica.
¿Por qué es importante la caja chica?
Aunque la economía de efectivo es cada vez menor, todavía hay a menudo una necesidad de reembolsar a los empleados o de pagar rápidamente a un conductor de entrega. La caja chica sirve para estos propósitos. Un fondo de caja chica permite mantener una pequeña cantidad de dinero en efectivo en un lugar conveniente para gastos diversos.
Un fondo de caja chica le da a una pequeña empresa la flexibilidad de reembolsar o pagar rápidamente pequeños gastos sin tener que escribir un cheque de la empresa o usar una tarjeta de crédito de la empresa. Un empleado puede salir corriendo a la oficina de correos, sin saber la cantidad exacta de franqueo que necesita un artículo para el correo, y llevar la caja chica para pagar el gasto.
La caja chica es importante por la comodidad que ofrece.
¿Cuándo es más apropiado utilizar la caja chica?
Típicamente, las empresas mantienen entre 30 y 300 dólares en sus fondos de caja chica. El uso de la caja chica sólo es apropiado para gastos pequeños y erráticos que surgen inesperadamente. Incluso entonces, un fondo de caja chica sólo es apropiado si hay alguien que lo supervise y haga un seguimiento del uso del dinero.
También es apropiado que las empresas mantengan su caja chica en una sola oficina o en la oficina principal de cada división de la empresa. Lo importante es controlar la caja chica y llevar un control de la misma en un libro de contabilidad. Por lo tanto, sólo es apropiado tener la caja chica a mano cuando un empleado de confianza puede vigilarla.
Los gastos de la caja chica pueden acumularse. Por lo tanto, es apropiado mantener sólo una cantidad suficiente de caja chica disponible para necesidades de emergencia y conveniencia.
Se debe utilizar un sistema de monitoreo y seguimiento, con recibos, para el fondo de caja chica.
Caja Chica vs. Efectivo en Mano
El término «caja chica» se refiere al pequeño fondo de efectivo que una empresa mantiene a mano para cubrir pequeños gastos de emergencia e inesperados. El término «efectivo en mano» se refiere a todos los activos líquidos que tiene una empresa. Incluye la caja chica, pero no es sólo eso. El efectivo en mano se refiere a todo el dinero que tiene en su caja fuerte y en las cuentas bancarias, incluyendo los billetes y monedas reales que tiene en su fondo de caja chica.
El efectivo en mano también puede incluir el efectivo no depositado que tiene si tiene una caja registradora, como en el comercio minorista. Tiene que mantener suficiente efectivo a mano para hacer el cambio a los clientes y aceptar los pagos en efectivo para aquellos clientes que no utilizan tarjetas de crédito o débito.
Configuración de su fondo de caja chica
Configure un fondo de caja chica siguiendo estos seis pasos:
- Añada una cuenta de caja chica a su plan de cuentas: Inicie un fondo de caja chica girando un cheque a nombre de su empresa a nombre de «Caja Chica». Cobre el cheque.
- Decida una ubicación para su fondo de caja chica: La ubicación debe estar en un lugar conveniente tanto para el empleador como para los empleados. Un lugar lógico para un fondo de caja chica es la zona de recepción, ya que los empleados pueden salir a hacer recados pasando por allí.
- Decida qué empleado de confianza se encargará de supervisar, controlar y registrar los gastos de caja chica: El empleado debe ser alguien con acceso razonable a la ubicación de la caja chica. Cuantas menos personas tengan acceso a ella, mejor. Debe dar acceso al fondo de caja chica a dos personas. Si tiene varios fondos para gastos menores en varias divisiones, dé acceso a dos personas en cada división. Una persona debe tener la responsabilidad de reponer el fondo de caja chica. La segunda persona debe tener la responsabilidad de registrar las transacciones de la caja chica en su sistema de contabilidad.
- Fije una cantidad para el fondo de caja chica: El fondo de caja chica es la cantidad inicial de caja chica que tiene en su fondo de caja chica.
- Coloque la caja chica en un contenedor designado: Puede haber un cajón designado para la caja chica, que puede estar cerrado con llave, una caja chica cerrada con llave o una caja fuerte. El cajón, la caja o la caja fuerte en la que coloque la caja chica debe tener una ubicación designada dentro de su oficina de la que no debe moverse.
- Incluya una hoja de libro mayor y un sobre para recibos con la caja chica: El custodio o custodios de la caja chica deben registrar cada transacción de caja chica e incluir un recibo. Los recibos sirven como documentos fuente para las transacciones.
- Reponga el fondo de caja chica hasta el monto aprobado según sea necesario: Asegúrese y haga sus transacciones en el diario a partir de los documentos fuente.
Consejos para la gestión de la caja chica
- Reponga el fondo de la caja chica: Realice esta acción cuando no pueda pasar el día con la caja chica que tiene a mano. Algunas empresas guardan sólo 30 dólares en el fondo, mientras que otras guardan hasta 300 dólares o más. Elija la cantidad en función de los gastos que necesite cubrir cada mes con la caja chica.
- Fije un límite de dólares para las compras que se pueden hacer con la caja chica: Esta cantidad puede ser tan pequeña como 25 o 50 dólares.
- Instituya una política de caja chica: Todos los detalles sobre su fondo de caja chica deben figurar en una política de caja chica por escrito.
- La caja chica debe figurar en sus libros: No deje la caja chica fuera de sus libros. Si agrega la caja chica a su plan de cuentas, se reflejará en sus libros.
- Especifique lo que puede comprar con la caja chica: En su política de caja chica, describa lo que se puede comprar con la caja chica y lo que no se debe comprar, con excepciones.
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