Si trabaja en finanzas o contabilidad, es más que probable que esté familiarizado con el proceso de correspondencia tripartita en las cuentas por pagar. El proceso de cotejar las facturas con las órdenes de compra (PO) y las notas de recepción de mercancías (GRN) ha existido durante años y es un método para procesar una factura de proveedor hasta el punto de pago preciso. El cotejo a tres bandas también sirve como un gran método de validación de las diferentes partes de la cadena de suministro.
Sin embargo, cuando se hace de forma manual, el proceso se basa en gran medida en el papel, lo que inevitablemente conduce a errores humanos y a grandes retrasos. Los peligros del cotejo manual de facturas se habrán hecho aún más evidentes para los equipos de cuentas por pagar que han pasado a trabajar a distancia en los últimos tiempos. Esto se refleja en la Encuesta de Cuentas por Pagar 2020 de Levvel Research, en la que el 31% de los encuestados nombran el cotejo manual de facturas entre los principales puntos de pintura de las cuentas por pagar
Cuando el proceso de cotejo está automatizado, como parte de un sistema de cuentas por pagar de extremo a extremo, las organizaciones pueden procesar automáticamente un alto porcentaje de sus facturas desde la creación de una orden de compra hasta la recepción de una factura.
¿Qué es la correspondencia a tres bandas en las cuentas por pagar?
El proceso de correspondencia a tres bandas actúa como el «traspaso» entre las compras y las cuentas por pagar. Una correspondencia tripartita exitosa implica la coincidencia de los datos de un pedido, un GRN y una factura. Estos tres documentos son fundamentales para que la correspondencia a tres bandas sea exitosa.
Orden de compra (PO)
Una PO es un documento que confirma un pedido de compras a un proveedor. Normalmente este documento incluirá el nombre y la dirección de la empresa compradora, la fecha, la descripción y la cantidad del producto/servicio, el precio y el número de PO.
Nota de recepción de mercancías (GRN)
Un GRN es la prueba de que el producto/servicio ha sido entregado o cumplido. Siempre se coteja con la orden de compra para garantizar que todo lo pedido se ha entregado correctamente. Por lo general, un GRN incluirá los mismos detalles que un PO con la adición de los detalles de entrega.
Factura
Una vez que los bienes se reciben o el servicio se ha cumplido, el proveedor enviará una factura al comprador solicitando el pago. Cuando se recibe una factura, se coteja con el pedido y el GRN. Además de la información de la orden de compra y el GRN, la factura incluirá un número de factura, la información del contrato del proveedor, los detalles del crédito, el importe total adeudado y el calendario de pagos.
Tradicionalmente, Cuentas por Pagar revisaría la información relevante en cada uno de los tres documentos. La información que se encuentra en estos documentos se divide en dos categorías, datos de partidas o datos de cabecera. Los datos de la partida se refieren a un producto o servicio que se ha añadido a una factura junto con sus cantidades, tarifas y precios pertinentes. Los datos de cabecera son el resto de la información de una factura, como el número de factura, el precio total y la fecha del documento.
Las organizaciones que decidan cotejar los datos de las partidas verán aumentar sus tiempos de procesamiento en comparación con las que sólo cotejan los datos de la cabecera. La razón de esto es que la coincidencia de los datos de las partidas requiere la validación de cada producto o servicio individual que se ha comprado, a diferencia de los datos de la cabecera.
Automatización de la coincidencia de tres vías en las cuentas por pagar
Cuando se automatiza el proceso de coincidencia de tres vías, las organizaciones pueden coincidir automáticamente con un gran número de sus facturas. Esto significa que las facturas pasarán directamente por el proceso de cuentas por pagar sin ninguna intervención manual, ahorrando tiempo a los empleados y reduciendo los errores.
Por ejemplo, Grafton Group plc, un distribuidor internacional de materiales de construcción con un volumen de negocio superior a los 2.200 millones de libras esterlinas fue capaz de cotejar automáticamente el 75% de todas sus facturas. Esto contribuyó a otras mejoras notables, como la reducción de su proceso de aprobación de facturas de 40 a sólo 10 días.
¿Cuáles son las ventajas de automatizar la correspondencia a tres bandas en las cuentas por pagar?
Ahorra tiempo a los empleados
Uno de los principales inconvenientes de la conciliación a tres bandas en las cuentas a pagar es el tiempo que se tarda en verificar los datos individuales de cada documento, especialmente los de las partidas. Automatizar el proceso significa que los datos se verifican automáticamente y sólo las excepciones se marcan para su verificación manual. Esto permite a los empleados reasignar su tiempo a otras áreas. Como se invierte menos tiempo en verificar los datos, los pedidos se procesan y se pagan más rápido, lo que significa que las organizaciones también pueden beneficiarse de descuentos por pago anticipado.
Mejorar las relaciones con los proveedores
Cuando las interacciones entre una organización y sus proveedores son fluidas, la relación mejora. Una buena relación con un proveedor puede dar lugar a precios preferenciales y a mejores condiciones de crédito.
Protege contra los pagos fraudulentos y duplicados
La correspondencia tripartita significa que los datos se verifican de forma consistente durante todo el proceso. Mantener un control exhaustivo de los pedidos, los GRN y las facturas garantiza que las organizaciones no paguen en exceso ni por artículos o facturas duplicados. El proceso también protege contra las compras fraudulentas o no autorizadas. Cualquier incoherencia se marcará y tendrá que ser aprobada manualmente.
Esté preparado para la auditoría
Los POs, GRNs y las facturas están entre los documentos más comunes que los auditores piden. Cuando estos documentos ya están correctamente aprobados, cotejados y organizados, el proceso de auditoría se vuelve fluido y no quitará demasiado tiempo a los empleados de su enfoque principal.
Conclusión
Con la mayoría de los equipos de cuentas por pagar que ahora operan de forma remota y que probablemente seguirán haciéndolo durante algún tiempo, si aún no lo ha hecho, ahora es un momento ideal para cambiar a un sistema automatizado de cuentas por pagar. Los beneficios incluyen la mejora de las relaciones con los proveedores, la reducción de los errores humanos, la disminución de los costes de procesamiento y la mejora del control y la visibilidad. Añadir tecnología a los procesos existentes, como la conciliación a tres bandas, puede acelerar la potencia y el control que ofrece originalmente el proceso.
Publicado por
Barry O’Brien
Consultor Senior
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