Tous les utilisateurs d’Outlook sont familiers avec les formulaires intégrés : le formulaire de message pour les e-mails, les formulaires d’entrée du calendrier pour enregistrer les événements et les rendez-vous, les formulaires de demande de réunion, les formulaires de tâche, les formulaires de contact, et ainsi de suite. Mais les utilisateurs ne sont pas limités à ces formulaires prédéfinis. L’une des fonctions de collaboration les plus importantes – et les moins utilisées – d’Outlook est la possibilité de créer et de distribuer des formulaires personnalisés pour collecter des informations. Dans ce tutoriel,nous allons parcourir les étapes de la création de formulaires personnalisés contenant des champs d’information spécifiés.
Fonder les formulaires personnalisés sur les formulaires par défaut
Chaque type d’élément Outlook que vous pouvez créer est basé sur un formulaire. Les formulaires par défaut (avec la classe de messages entre parenthèses) comprennent :
Pour construire un formulaire personnalisé, vous commencez par l’un des formulaires par défaut et le modifiez pour répondre à vos besoins. Si vous comptez distribuer votre formulaire par e-mail, le plus simple est de le construire sur le formulaire de message par défaut. S’il est destiné à être publié dans un dossier public, vous voudrez probablement le construire sur le formulairePost ou, s’il contient des informations de type calendrier, sur le formulaire Appointment/Event ou le formulaire Task. Dans tous les cas, la première étape consiste à choisir le formulaire par défaut qui servira de base à votre nouveau formulaire personnalisé.
Si vous ne trouvez pas de formulaire par défaut qui convienne à votreapplication, vous pouvez utiliser le formulaire standard par défaut (classe de messages IPM avec noextension).
Création d’un dossier pour votre formulaire personnalisé
Puisque le type de dossier dans lequel vous le stockez influence le ou les types de formulaires que vous pouvez utiliser, vous voudrez d’abord créer un dossier pour votre formulaire et les documents créés dans celui-ci. Dans notre exemple, nous allons créer un dossier appelé Abonnés, où nous placerons les entrées créées à l’aide d’un formulaire personnalisé basé sur le formulaire par défaut Contacts.
Voici comment créer le dossier :
Au niveau supérieur de la liste des dossiers, créez un nouveau dossier (que nous avons nommé Abonnés). Dans la boîte de dialogue Créer un nouveau dossier, cliquez sur la zone déroulante DossierContenu et sélectionnez le type d’élément basé sur le formulaire par défaut que vous allez personnaliser. Comme le montre la figure A, nous avons sélectionné Éléments de contact.Sélectionnez un emplacement pour le dossier et cliquez sur OK.
Figure A
Créer le formulaire personnalisé
Pour commencer à créer votre formulaire personnalisé, déroulez le menu Outils, cliquez sur Formulaires et sélectionnez Concevoir un formulaire, comme illustré dans la Figure B.
Figure B
Puis, sélectionnez un formulaire par défaut à modifier dans la bibliothèque StandardForms. Nous avons sélectionné le formulaire Contact, comme le montre la figure C.
Figure C
Le formulaire par défaut s’ouvre en mode Conception, comme le montre la figure D.
Figure D
En mode Conception, vous pouvez supprimer, ajouter ou déplacer des étiquettes,des contrôles et des champs. Par exemple, dans la Figure E, nous avons supprimé l’étiquetteBusiness Fax, la flèche vers le bas de la boîte déroulante et le champ de la boîte déroulante. Nous avons également supprimé l’étiquette Mobile et la flèche déroulante et nous sommes sur le point de supprimer le champ. Pour ce faire, il suffit de cliquer dessus pour le sélectionner et d’appuyer sur .Vous pouvez agrandir un champ ou un espace d’étiquette en faisant glisser une extrémité lorsqu’il estsélectionné, et vous pouvez le déplacer en cliquant en son milieu et en le faisant glisser.
Figure E
Pour modifier une étiquette, cliquez dessus avec le bouton droit de la souris, sélectionnez Modifier dans le menucontexte et tapez le nouveau texte de l’étiquette. Vous pouvez spécifier les nouveaux champs que vous souhaitez ajouter en les sélectionnant dans la boîte à outils du sélecteur de champs (figure F),qu’Outlook affiche par défaut en mode Conception.
Figure F
Pour ajouter un champ à partir du sélecteur de champs, cliquez sur la liste déroulante en haut et sélectionnez une catégorie de champ. Par exemple, pour le formulaire Contact, nous pourrions choisir parmi les catégories suivantes :
- Champs fréquemment utilisés
- Champs d’adresse
- Champs d’e-mail Fields
- Fax/Other Number Fields
- Miscellaneous Fields
- Name Fields
- Personal Fields
- Phone Number Fields
(Ce n’est qu’une liste partielle des catégories de champs disponibles.)
Une fois que vous avez choisi une catégorie, faites défiler vers le bas pour trouver le champ que vous voulez et faites-le glisser à l’endroit souhaité sur votre formulaire. Dans la figure G,nous avons ajouté le champ Pager à notre formulaire.
Figure G
Pour ajouter un champ qui n’est pas répertorié, cliquez sur le bouton Nouveau en bas de la boîte à outils du sélecteur de champ. Dans la boîte de dialogue Nouveau champ, tapez un nom pour votre nouveau champ (nous avons appelé le nôtre Numéro d’abonné). Ensuite, dans la liste déroulante, sélectionnez le type de valeur (Texte, Nombre, Pourcentage, Devise, Oui/Non, Date/Heure, Durée, Mots-clés, Combinaison, Formule, Entier) pour contrôler les entrées qui seront acceptées. Par exemple, si vous sélectionnezNombre, l’utilisateur ne pourra pas saisir de texte alphabétique dans le champ, mais uniquement des chiffres. Comme le montre la figure H, vous pouvez également contrôler le format de la saisie. Par exemple, vous pouvez limiter le nombre de décimales que peut avoir le nombre.
Figure H
Votre nouveau champ apparaît désormais dans le sélecteur de champs et vous pouvez le faire glisser sur votre formulaire comme les champs prédéfinis. Nous avons ajouté les nouveaux champsNo d’abonné (avec un type de valeur Nombre) etType d’abonné (avec un type de valeur Texte) à notre formulaire dans la Figure I.
Figure I
Vous pouvez ajouter des contrôles à votre formulaire en cliquant avec le bouton droit de la souris sur un espace vide du formulaire et en sélectionnant Control Toolbox. La boîte à outils illustrée à la Figure J s’ouvre alors. Les contrôles sont familiers à toute personne ayant travaillé avec Visual Basic. Vous pouvez choisir parmi les contrôles suivants :
- Boîte d’étiquette
- Boîte de texte
- Boîte combinée
- Boîte de liste
- Boîte à cocher
- Bouton d’option
- Bouton de basculement
- Cadre
- Bouton de commande
- Bande de tabulation
- Multipage
- Barre de défilement
- Bouton de rotation
- Image
.
Figure J
Pour ajouter un contrôle à votre formulaire, faites-le glisser depuis la boîte à outils et saisissez le texte requis. Dans la figure K, nous avons ajouté une case à cocher pour indiquer si l’abonné a choisi le renouvellement automatique.
Figure K
Tip
Si vous avez des compétences en programmation, vous pouvez utiliser VBScript pour personnaliser davantage vos formulaires. Vous pouvez même ajouter des contrôles ActiveX et des pages Web à vos formulaires Outlook. Cliquez ici pour plus d’informations sur les scripts.
Rendre le formulaire personnalisé disponible pour créer de nouveaux éléments
Vous devez effectuer deux étapes pour rendre le formulaire personnalisé disponible pour créer de nouveaux éléments dans votre dossier :
- Publier le formulaire.
- En faire le formulaire par défaut pour le dossier.
Publier votre formulaire personnalisé
Vous devez publier le formulaire dans la bibliothèque de formulaires ou dans le dossier où vous voulez l’utiliser pour créer de nouveaux éléments. Voici comment :
- Après avoir créé votre nouveau formulaire, cliquez surOutils | Formulaires tout en restant en mode Conception.
- Cliquez sur Publier le formulaire.
- Cliquez sur le bouton Parcourir pour sélectionner un emplacement.
- Tapez un nom d’affichage pour votre formulaire. Ce sera également le nom du formulaire. Notez que la classe Message sera modifiée pour ajouter le nom du formulaire personnalisé au nom de la classe du formulaire par défaut sur lequel il est basé. Par exemple, lorsque nous nommons notre formulaire Abonnés, la classe de message devient IPM.Contact.Abonnés.
Publiez le formulaire dans le dossier s’il ne sera utilisé que pour créer des éléments dans ce dossier. Si vous le publiez dans un dossier public, il sera disponible pour tous les utilisateurs qui ont la permission d’accéder au dossier. Si vous le publiez dans un dossier personnel, il est réservé à votre usage personnel. Pour utiliser le formulaire, allez au dossier et cliquez sur le menu Actions ; le formulaire sera disponible.
Faire de votre formulaire personnalisé le formulaire par défaut pour le dossier
Si vous voulez que votre formulaire soit le formulaire par défaut lors de la création d’un élément dans le dossier, suivez ces étapes :
- Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le dossier.
- Sélectionnez Propriétés.
- Sur l’onglet Général, dans la section intitulée Lors de l’envoi vers ce dossier, sélectionnez votre formulaire personnalisé.
- Cliquez sur OK.
Tip
Si vous voulez appliquer le nouveau formulaire personnalisé aux éléments qui sontdéjà dans le dossier, vous devrez modifier la classe de message des éléments dans le dossier. Consultez l’article Microsoft KBarticle 201087, « Comment mettre à jour les éléments existants dans un dossier Outlook pour utiliser un nouveau formulaire personnalisé. »
Empêcher les utilisateurs de créer des formulaires personnalisés
Bien que les formulaires personnalisés aient de nombreuses utilisations, il peut arriver que vous souhaitiez empêcher des utilisateurs particuliers de créer des formulaires personnalisés. Pour ce faire, accédez à la clé de registre :HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\10.0\Outlook et créez une nouvelle valeurDWORD nommée NoOutlookFormsDesigner. Définissez la valeur à 1.
Summary
La possibilité de créer des formulaires personnalisés peut considérablement étendre les fonctionnalités d’Outlook pour les utilisateurs individuels et en faire un outil de collaboration plus précieux au sein d’une organisation. Il est facile de concevoir de nouveaux formulaires Outlook pour répondre à vos besoins particuliers. Même si vous n’êtes pas un programmeur, vous pouvez utiliser le Concepteur de formulaires pour glisser et déposer des contrôles et des champs afin de créer une version personnalisée de n’importe quel formulaire par défaut.
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