Publié dans le numéro de septembre 2006 de Today’s Hospitalist
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Lorsqu’il s’agit de facturer les visites ultérieures (codes CPT 99231-99233), de nombreux hospitaliers commettent des erreurs relativement simples et » évitables « .
Certaines erreurs proviennent d’une documentation insuffisante et peuvent entraîner un refus de paiement ou un décodage. Pire encore, une habitude de choisir les mauvais codes de visite ultérieure peut vous exposer à un audit.
Facturer le niveau de visite ultérieure le plus élevé-99233-uniquement pour les patients dont l’état se détériore.
Que faire ? Lorsque vous facturez une visite ultérieure à l’hôpital, vous devez choisir le niveau de service approprié en fonction de l’état du patient, puis vous assurer que votre documentation justifie ce choix. Voici une liste de ce qui peut mal tourner » et quelques conseils pour vous aider à éviter les erreurs.
Pour choisir le mauvais code. L’une des erreurs les plus courantes des hospitaliers est de facturer un niveau de visite ultérieure plus élevé que ce que la documentation et le service peuvent soutenir.
Facturez le niveau le plus élevé « 99233 « uniquement pour les patients dont l’état se détériore, étayé par votre diagnostic et votre documentation. Si le patient se détériore, vous devez le dire clairement dans votre note.
Un patient stable, même avec de multiples conditions chroniques, n’a pas droit à une visite hospitalière ultérieure de niveau 3. Et si vous ne pouvez pas documenter au moins une revue des systèmes (ROS), le plus haut niveau de visite ultérieure que votre documentation peut soutenir est un niveau 1 (99231).
« Regroupement » des codes de visite ultérieure. Une autre grande erreur consiste à utiliser le mauvais modèle de facturation.
Facturer plusieurs visites de niveau 3 (99233) à la suite, suivies le lendemain d’un code de décharge, par exemple, pourrait vous exposer à un audit. Comme indiqué ci-dessus, seuls les patients instables répondent aux critères 99233, et vous ne vous attendriez pas à ce que ces patients soient renvoyés le lendemain. (Voir » Un scénario de codes de visites ultérieures » pour un modèle de codage qui ne déclenchera pas les alarmes des auditeurs.)
Simplifier la documentation des antécédents. Pour facturer une visite ultérieure à l’hôpital, les directives CPT exigent que vous ne respectiez que deux des trois composantes : l’historique de l’intervalle, l’examen et la prise de décision.
Mais donner des détails dans votre historique sur la façon dont le patient réagit « comme « aggravation », « non contrôlé », « stable » ou « amélioration » « peut être un indicateur clé du niveau de service fourni. Vous devez également documenter les nouvelles plaintes ou les nouveaux symptômes pour démontrer la complexité de la prise de décision et pour aider à soutenir un niveau de service plus élevé.
Ne pas répéter pourquoi vous voyez le patient. Vous avez vu le patient plusieurs fois au cours de son séjour à l’hôpital, donc vous n’avez pas besoin de continuer à documenter pourquoi vous voyez le patient, n’est-ce pas ?
Malheureusement, ce n’est pas le cas. Même si votre note actuelle apparaît directement au-dessus de votre documentation pour une date de service antérieure, vous devez indiquer la raison pour laquelle vous voyez le patient
et la raison du service pour établir la nécessité médicale. À moins que la documentation pour chaque date de service puisse être autonome et soutenir le service facturé, votre facture pour une visite ultérieure peut être refusée.
Etre trop vague sur le suivi. Une autre erreur de documentation fréquente : déclarer que la raison de la visite est le « suivi », sans élaborer sur ce que vous suivez. Noter » suivi » sans documenter la condition spécifique du patient pourrait rendre la visite non facturable car, encore une fois, la nécessité médicale ne peut pas être justifiée.
Donc, ne soyez pas vague. Lorsque vous faites le suivi d’un patient, indiquez » suivi « , puis la condition que vous surveillez, comme » suivi CHF. «
Ne pas se référer spécifiquement à une histoire antérieure. Les codeurs ou les auditeurs ne peuvent s’appuyer que sur vos notes documentées pour la date de service qu’ils examinent. Mais ils peuvent utiliser des antécédents que vous avez précédemment documentés « tant que vous avez spécifiquement référencé la date à laquelle l’antécédent a été pris et donné une mise à jour ». Un codeur ou un auditeur peut alors appliquer l’antécédent précédent à votre niveau d’antécédents dans la note actuelle.
Pour éviter d’avoir à reformuler l’antécédent de la note précédente, faites directement référence à cette note. Les versions acceptables comprennent » historique inchangé depuis ou » historique revu, pas de changement sauf… «
Documenter » noté ci-dessus » ou » historique inchangé » sans donner spécifiquement la date de la note précédente ne suffira pas. Une autre façon d’améliorer la qualité de votre documentation est de mettre à jour le ROS obtenu lors de l’admission du patient, comme dans » ROS inchangé par rapport à la note d’admission. «
Ignorer les soins concomitants quotidiens. Les soins concomitants deviennent un véritable problème de nécessité médicale, en particulier lorsque plusieurs médecins font la tournée du même patient.
Ne perdez pas de vue qu’une visite ultérieure à l’hôpital représente les services fournis pendant une journée entière – et que vous ne pouvez facturer qu’une seule visite ultérieure par jour. Même si les médecins de votre groupe facturent plus d’une visite subséquente par jour, une seule facture de visite subséquente sera payée.
Vérifiez que votre facture de visite subséquente pour une date donnée comprend tous les services rendus par les prestataires de la même spécialité au sein de votre groupe. Combinez toutes les visites au cours d’un jour civil et sélectionnez le code qui reflète le niveau de tout le travail fourni.
Kristy Welker est une consultante indépendante en codage médical basée à San Diego. Envoyez-lui par e-mail vos questions sur la documentation et le codage à l’adresse [email protected]. Nous essaierons de répondre à vos questions dans un prochain numéro d’Today’s Hospitalist.
Il n’y a pas de problème.
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