Relations avec les fondations

(Une lettre d’intention est également connue sous le nom de lettre de demande de renseignements ou de document conceptuel.)

• Contexte : Votre premier contact avec une fondation doit consister en une étude approfondie du site Web de la fondation, en examinant ses missions et ses objectifs, un rapport annuel, des directives de dons et une liste de subventions. Si vous avez des questions sans réponse, contactez le CFR qui peut contacter la fondation en votre nom.
• Si, après avoir soigneusement examiné ce matériel, vous déterminez que cette fondation vous convient, votre prochain contact sera une lettre de demande de renseignements, qui est un bref résumé de votre projet.
• Important : une lettre de demande de renseignements n’est pas une vague exploration d’une idée. On suppose que vous avez déjà réfléchi au projet que vous proposez (y compris un budget !) et que vous ne présentez qu’une description abrégée.

Une lettre de demande de renseignements permet à la fondation d’évaluer rapidement s’il y a une bonne adéquation entre ses intérêts et le projet. Si cela semble être une bonne correspondance, ils demanderont une proposition complète. Lorsque vous voyez les mots  » propositions non acceptées « , cela signifie généralement que vous devez d’abord soumettre une lettre de demande de renseignements.

Technique

La lettre de demande doit être concise mais engageante. Utilisez vos mots de manière intelligente. Évitez le jargon, les adjectifs, les déclarations subjectives fleuries qui ne sont pas étayées par des faits. Rédigez un argument logique et convaincant soulignant comment ce projet peut aider à résoudre un problème important ou un vide dans la base de connaissances.

Veuillez revoir les éléments de base d’une proposition car une lettre d’intention est une version condensée d’une proposition. Incluez les points saillants de cette information. Par exemple, un résumé exécutif sera une page entière de votre proposition, mais dans une lettre d’intention, il ne sera qu’un paragraphe. Les lettres d’intention font généralement 2 à 3 pages. Si la fondation indique une limite de pages, ne la dépassez pas !

Composants d’une lettre d’intention

Sauf indication contraire de la fondation, le contenu suivra généralement ce format :

1. Paragraphe d’ouverture : Votre déclaration de synthèse.

• Il doit pouvoir se suffire à lui-même. Si l’examinateur ne lit rien d’autre, il devrait savoir ce que vous voulez faire en lisant ce paragraphe. Indiquez clairement ce que vous voulez que le lecteur fasse ; par exemple, envisagez de financer le projet.
• Réponds aux questions suivantes : Qui veut faire quoi ? Quel montant est demandé ? S’agit-il d’une partie du coût d’un projet plus important ? Sur quelle période de temps l’argent est-il demandé ?
• Exemple:

« L’école d’infirmières de l’Université du Massachusetts à Amherst (UMass) cherche à obtenir un soutien pour développer un programme d’études novateur de premier et de deuxième cycle en soins infirmiers en santé mentale psychiatrique qui préparera des infirmières cliniciennes expertes dans la prestation de services de santé mentale aux adolescents à risque dans le cadre communautaire. Nous demandons 87 000 dollars sur une période de deux ans. »

• Vous pouvez également dire si vous répondez à une demande de propositions (RFP) ou faire le lien entre l’intérêt de la fondation et votre projet.
• Gardez ce paragraphe court ! Cela semble beaucoup à aborder, mais vous aurez de la place plus tard pour expliquer votre justification du projet, votre méthodologie et pour établir votre crédibilité.

2. Déclaration de besoin : Le  » pourquoi  » du projet. (1-2 paragraphes)

• Expliquez quel problème vous abordez.
• Expliquez pourquoi vous avez choisi de répondre à cet ensemble de problèmes de la manière dont vous l’avez fait.
• Déclarez brièvement pourquoi cela est important dans le domaine dans lequel vous allez travailler.
• Notez qui en bénéficie. Assurez-vous de pouvoir indiquer le bien public réalisé.

3. Activité de projet : Le « quoi » et le « comment » du projet. (La majeure partie de votre lettre)

• Donnez un aperçu des activités concernées. Donnez des détails dans la mesure où l’espace le permet.
• Soulignez pourquoi votre approche est nouvelle et mérite l’attention particulière que le financement connote.
• Indiquez s’il y aura une collaboration avec d’autres organisations et quels seront leurs rôles. Soyez précis sur qui fait quoi.

4. Résultats (1-2 paragraphes ; avant ou après l’activité de projet)

• Indiquez les résultats spécifiques que vous espérez atteindre.
• Indiquez comment l’évaluation fait partie du projet. Comment saurez-vous que vous avez atteint ces résultats ?

5. Références (1-2 paragraphes)

• Démontrez pourquoi votre institution ou votre personnel est le mieux équipé pour mener à bien cette activité.
• Mettez ici tout contexte historique concernant l’institution.
• Braguez avec substance. Indiquez les prix, les classements et les mesures tangibles qui vous distinguent de vos pairs.

6. Budget (1-2 paragraphes)

• Description générale des besoins de financement des projets et du montant total de la demande.

7. Clôture (1 paragraphe)

• Offrez de donner toute information supplémentaire dont la fondation pourrait avoir besoin. Inclure le nom et les coordonnées d’un contact.
• Exprimer sa reconnaissance pour l’attention du lecteur, ou pour l’opportunité de soumettre si c’est en réponse à une demande de propositions (RFP).
• Indiquez spécifiquement que vous êtes intéressé à discuter du projet et que vous  » contacterez leur bureau  » avant une certaine date (ce qui leur laisse le temps de recevoir et de lire la lettre).

8. Signature

• Contactez le CFR pour déterminer qui serait la meilleure personne pour signer la lettre d’intention.

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