Les départements tels que l’informatique, les finances et le service client peuvent jouer un rôle dans le processus d’onboarding en configurant l’ordinateur ou les dossiers financiers du nouvel employé ou en le formant au protocole du service client. D’autres départements de l’organisation peuvent être impliqués d’autres manières.
Tout au long du processus d’onboarding, il est utile de réfléchir aux activités qui doivent avoir lieu et à qui doit en être responsable. Adopter cette approche coordonnée de l’onboarding donne l’impression que la tâche est plus gérable et sert à rappeler que l’acclimatation d’un employé à son nouveau rôle et à son organisation est un travail d’équipe.
Bonnes pratiques d’onboarding des employés
Il existe un certain nombre d’approches de l’onboarding. La chose la plus importante à retenir est que les programmes d’onboarding ne doivent pas être génériques ; des considérations spécifiques aux rôles doivent être faites. Les organisations peuvent également utiliser une terminologie différente pour les différentes parties du processus d’intégration. Certaines, par exemple, utilisent le terme « orientation » pour décrire l’ensemble du processus d’intégration, tandis que d’autres l’utilisent pour décrire la séance d’accueil qui a lieu le premier jour de travail d’un employé. Les organisations pourraient également adapter ou modifier le processus d’onboarding en fonction de leur taille, de leur secteur d’activité et de leur culture organisationnelle.
Certaines organisations divisent leur processus d’onboarding en activités qui ont lieu avant l’entrée en fonction de l’employé (comme la mise en place d’un portail permettant aux nouveaux employés d’effectuer des travaux légers tels que la lecture d’articles ou le visionnage de vidéos sur l’organisation), le premier jour de l’employé (comme l’emmener déjeuner et lui faire visiter les bureaux), et à différents points de contrôle tout au long de la première année de travail de l’employé. Lorsque vous donnez aux employés un travail préalable à effectuer avant leur premier jour, il est important de tenir compte du fait qu’ils auront d’autres engagements, comme l’exécution de leur période de préavis dans leur emploi actuel. Le but du travail préalable est d’aider les employés à commencer à se sentir connectés à leur nouvelle organisation, et non de les submerger de missions.
D’autres structurent l’onboarding en fonction du type de contenu que l’employé apprend. Ces programmes d’onboarding se concentrent généralement sur l’onboarding organisationnel (aider les employés à apprendre l’histoire et la culture de l’organisation ainsi que les procédures), l’onboarding social (les aider à s’acclimater à leur nouvelle équipe et à sa dynamique sociale) et l’onboarding technique (les aider à apprendre comment faire leur nouveau travail).
L’ATD a développé une approche de l’onboarding connue sous le nom de modèle 5R. Ce modèle favorise un processus d’onboarding holistique qui englobe l’examen de vos pratiques d’onboarding actuelles, le recrutement pour la rétention, l’établissement des rôles et des responsabilités, la création de relations et la collaboration pour obtenir des résultats.
Quoi que vous choisissiez de structurer votre programme d’onboarding, une bonne pratique consiste à communiquer de manière claire et cohérente tout au long du processus. Certaines grandes entreprises ont des programmes d’onboarding flashy avec de nombreuses sorties sociales et des swag de grande valeur. Cela peut être amusant pour les employés, mais des études ont montré que ce qu’ils apprécient le plus est une communication claire et cohérente de la part de leur nouvelle organisation. Se faire dire quand et où se présenter le premier jour, à quoi s’attendre en arrivant, avec qui ils travailleront et en quoi consistera leur rôle sont les éléments les plus importants d’une bonne expérience d’onboarding.
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