Todos os utilizadores do Outlook estão familiarizados com os formulários incorporados: formulário de mensagens de correio electrónico, formulários de entrada de calendário para registar eventos e compromissos, formulários de pedido de reuniões, formulários de tarefas, formulários de contacto, e soforth. Mas os utilizadores não estão limitados a estes formulários pré-definidos. Uma das características de colaboração mais importantes e menos utilizadas do Outlook é a capacidade de criar e distribuir formulários personalizados para recolher informação. Neste tutorial, vamos percorrer os passos para criar formulários personalizados contendo campos de informação especificados.
Basear formulários personalizados em formulários predefinidos
Todos os tipos de itens do Outlook que podem ser criados se baseiam num formulário. Os formulários por defeito (com a Classe de Mensagem entre parênteses) incluem:
Para construir um formulário personalizado, comece com um dos formulários por defeito e modifique-o para se adequar às suas necessidades. Se vai distribuir o seu formulário por e-mail, é mais fácil construí-lo no formulário de mensagem padrão. Se vai publicá-lo numa pasta pública, provavelmente vai querer construí-lo no formulárioPost ou – se contiver informação do tipo calendário – pode querer construí-lo no formulário Nomeação/Evento ou no formulário Tarefa. Em qualquer caso, o primeiro passo é escolher o formulário padrão que será a base do seu novo formulário personalizado.
Se não conseguir encontrar um formulário padrão que funcione para a sua aplicação, pode usar o padrão padrão (Message Class IPM com noextensão).
Criar uma pasta para o seu formulário personalizado
Desde que o tipo de pasta que o armazena influencia o(s) tipo(s) de formulários que pode utilizar, primeiro vai querer criar uma pasta para o seu formulário e os documentos nele criados. No nosso exemplo, criaremos uma pasta dobrada Assinantes, onde colocaremos entradas que são criadas utilizando um formulário personalizado baseado no formulário por defeito de Contactos.
Aqui está como criar a pasta:
No nível superior da Lista de Pastas, crie uma Nova Pasta (nomeada Assinantes). Na caixa de diálogo Criar Nova Pasta, clique na caixa drop-down FolderContains e seleccione o tipo de item com base no formulário predefinido que vai personalizar. Como mostrado na Figura A, seleccionámos Contact Items.Seleccione um local para a pasta e clique em OK.
Figure A
br>>p>>div id=”5a2a2a86d6f3″>br>>h2>Criar o formulário personalizado
Para começar a criar o seu formulário personalizado, puxe para baixo o Toolsmenu, clique em Forms, e seleccione Design A Form, como mostrado na Figura B.
p>Figure B>br>>p>>div id=”5a2a2a86d6f3″>br>>p>p>Próximo, seleccione um formulário padrão para modificar a partir da Biblioteca de Formulários Padrão. Seleccionámos o formulário Contacto, como mostrado na Figura C.
>p>p>Figure Cbr>>p>
br>>p>p>O formulário por defeito será aberto no modo Design, como mostrado na Figura D. p>Figure D>br>>p>>div id=”5a2a2a86d6f3″>br>>p> No modo Design, é possível remover, adicionar, ou mover etiquetas, controlos, e campos. Por exemplo, na Figura E, removemos a etiquetaBusiness Fax, a seta para baixo para a caixa drop-down, e o campo de caixa drop-down. Também removemos a etiqueta móvel e a seta descendente e estamos a cerca de toremover o campo. Para o fazer, basta clicar nela para a seleccionar e premir .Pode fazer um campo ou espaço de etiqueta maior arrastando uma extremidade quando é seleccionada, e pode movê-la clicando no meio dela e arrastando-a.
Figure E
>br>>p>>div id=”5a2a2a86d6f3″>br>>p> Para alterar uma etiqueta, clique com o botão direito do rato sobre ela, seleccione Edit do menu de contexto, e escreva o texto da nova etiqueta. Pode especificar novos campos que queira adicionar seleccionando-os a partir da caixa de ferramentas Field Chooser (Figura F),que o Outlook exibe por defeito no modo Design.
Figure F
br>>p>>div id=”5a2a2a86d6f3″>br>>p> Para adicionar um campo do Selecionador de Campos, clique na caixa pendente no topo e seleccione uma categoria de campo. Por exemplo, para o formulário de Contacto, podemos escolher entre o seguinte:
- Campos utilizados com frequência
- Campos de endereço
- E-Campos de correio electrónico
- Campos de Fax/Outros Campos de números
- Campos diversos
- Campos de nomes
- Campos pessoais
- Campos de números de telefone
(Esta é apenas uma listagem parcial das categorias de campos disponíveis.)
Após escolher uma categoria, role para baixo para encontrar o campo desejado e arraste-o para o local desejado no seu formulário. Na Figura G, adicionámos o campo Pager ao nosso formulário.
Figure G
br>>p>>br>>>p>p> Para adicionar um campo que não esteja listado, clique no botão Novo na parte inferior da caixa de ferramentas Field Chooser. Na caixa de diálogo Novo Campo, escreva um nome para o seu novo campo (nomeámos o nossoSubscriber No.). Depois, na caixa drop-down, seleccione o tipo de valor (Texto,Número, Percentagem, Moeda, Sim/Não, Data/Hora, Duração, Palavras-chave, Combinação,Fórmula, Inteiro) para controlar qual a entrada que será aceite. Por exemplo, se seleccionarNúmero, o utilizador não poderá introduzir texto alfabético no campo, apenas números. Como mostra a Figura H, também se pode controlar melhor o formato da entrada. Por exemplo, pode limitar o número de casas decimais, então o número pode ter.
Figure H
br>>p>>br>>>p>p>Seu novo campo irá agora aparecer no Field Chooser e poderá arrastá-lo para o seu formulário como os campos predefinidos. Adicionámos os novos camposSubscriber No. (com um tipo de valor Número) eSubscriber Type (com um tipo de valor Texto) ao nosso formulário na Figura I.
Figure I
br>>>p>br>>p>p> Pode adicionar controlos ao seu formulário clicando com o botão direito do rato sobre um espaço vazio no formulário e seleccionando Caixa de Ferramentas de Controlo. Isto abre a caixa de ferramentas mostrada na Figura J. Controls será familiar a qualquer pessoa que tenha trabalhado com Visual Basic. Pode escolher entre os seguintes controlos:
- Caixa de etiquetas
- Caixa de texto
- Caixa de combinação
- Caixa de listagem
- Caixa de selecção
- Multipage
- Barra de rolagem
- Botão de rotação
- Image
Botão de selecçãoBotão de alternânciaBotão de alternânciaBotão de comandoBotão de comandoBotão de selecção
p>p>Figure Jbr>>>p>>div id=”5a2a2a86d6f3″>>/p>>br>>p>p> para adicionar um controlo ao seu formulário, arraste o controlo a partir daToolbox e escreva qualquer texto necessário. Na Figura K, adicionámos uma caixa de verificação para indicar se o subscritor escolheu a renovação automática.
Figure K
br>>p>>div id=”5a2a2a86d6f3″>br>
Tip
Se tiver capacidades de programação, pode usar VBScript para personalizar ainda mais os seus formulários. Pode até adicionar controlos ActiveX e páginas Web aos seus formulários do Outlook. Clique aqui para mais informações sobre scripting.
Fazer o formulário personalizado disponível para criar novos itens
Tem de executar dois passos para tornar o formulário personalizado disponível para criar novos itens na sua pasta:
- Publicar o formulário.
- Faça dele o padrão para a pasta.
Publicar o seu formulário personalizado
Tem de publicar o formulário na biblioteca de formulários ou na pasta onde pretende utilizá-lo para criar novos itens. Eis como:
- Depois de ter criado o seu novo formulário, clique emTools | Forms while still in Design mode.
- Click Publish Form.
- Click no botão Browse para seleccionar um local.
- Type a Display Name for your form. Este será também o nome do formulário. Note que a classe Message será alterada para anexar o nome do formulário personalizado ao nome da classe para o formulário padrão no qual se baseia. Por exemplo, quando nomeamos o nosso formulário Assinantes, a classe da mensagem recebe IPM.Contact.Subscribers.
Publicar o formulário na pasta se este apenas for usado para criar itens nessa pasta. Se o publicar numa pasta pública, ficará disponível para todos os utilizadores que tenham permissão de acesso à pasta. Se o publicar numa pasta pessoal, será apenas para seu uso. Para utilizar o formulário, vá para a pasta e clique no menu Acções; o formulário estará disponível.
Faça do seu formulário personalizado o padrão para a pasta
Se quiser que o seu formulário seja o padrão ao criar anitem na pasta, siga estes passos:
- Clickon direito sobre a pasta.
- Seleccionar Propriedades.
- Na aba General, na secção intitulada Whenposting to this folder, seleccione o seu formulário personalizado.
- Click OK.
Tip
Se quiser aplicar o novo formulário personalizado aos itens que já se encontram na pasta, terá de alterar a classe de mensagem dos itens na pasta. Ver Microsoft KBarticle 201087, “How to Update Existing Items in an Outlook Folderto Use a New Custom Form”
Prevent users from creating custom forms
Although custom forms have many uses, there may be timeswhen when you will want to prevent particular users from creating custom forms. Pode fazer isto bynavigating à chave de registo:HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\10.0\Outlook e criar um novo valorDWORD chamado NoOutlookFormsDesigner. Defina o valor para 1.
Sumário
A capacidade de criar formulários personalizados pode estender grandemente a funcionalidade de NoOutlook para utilizadores individuais e torná-lo uma ferramenta de colaboração mais valiosa dentro de uma organização. É fácil de conceber novos formulários Outlook para se adequarem às suas necessidades particulares. Mesmo que não seja um programador, pode utilizar o Forms Designer para arrastar e largar controlos e campos para criar uma versão acostumizada de qualquer um dos formulários padrão.
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