Frequência: com que frequência encontrar-me
Muitos gestores perguntam-se: com que frequência devo ter reuniões 1:1 com os meus relatórios? Uma vez por mês é suficiente, ou tem de ser semanalmente? A resposta é simples. Em primeiro lugar, o que realmente importa é adquirir o hábito de ter 1:1s. Para além das melhores práticas, é preciso encontrar uma cadência que funcione para si e para os membros da sua equipa. Ainda assim, há algumas regras que pode considerar.
O ponto doce da frequência de reuniões 1:1 é reunir-se todas as semanas ou duas durante 30 a 60 minutos. Google re:Work, o autor de Radical Candor Kim Scott, e muitos outros promovem este intervalo.
Semanalmente 1:1s deve ser o padrão. Mas dependendo da profundidade da colaboração e do número de relatórios, pode reduzir a frequência das reuniões 1:1. Se você e os seus relatórios colaborarem estreitamente e puderem conversar todo o dia todos os dias, considere a possibilidade de ter reuniões bissemanais. Com mais de cinco membros da equipa, também é bom reunir-se de duas em duas semanas.
Monthly 1:1s deve ser a excepção, porque muitas coisas podem acontecer num mês, e arriscamo-nos a perder o contacto com o nosso pessoal.
Logística: onde e como nos encontrarmos
As conversas cara a cara oferecem a forma mais rica de comunicação. Por isso, sempre que possível, encontre-se pessoalmente. Se não conseguir fazê-lo pessoalmente, em vez de cancelar a reunião, mude para o meio mais rico seguinte: video.
Quando estão ambos no mesmo escritório, uma pequena sala de conferências é muitas vezes o espaço mais conveniente e sossegado. Assim que tiver uma rotina 1:1 sólida, considere adicionar algum tempero, deixando o escritório de vez em quando. Vá lá fora dar um passeio, vá a um café, seja criativo. Mas não importa onde se encontre, escolha um lugar onde você e o seu relatório se sintam à vontade para falar abertamente.
Num ambiente remoto, tente aproximar-se o mais possível de uma conversa cara-a-cara. A equipa 100% distribuída no Zapier faz 1:1s através de chat vídeo, como nos disse a sua CFO Jenny Bloom. As sugestões não verbais são essenciais para a comunicação, por isso o video chat e as reuniões presenciais são superiores aos textos e chamadas. Uma sólida pilha de tecnologia é um requisito para um 1:1s remoto eficaz. Investir em Internet estável, bem como em vídeo e áudio de alta qualidade para cada participante – compensa.
Preparação para uma reunião 1:1
Preparação para uma reunião 1:1 assegura que nada de importante caia pelas fendas, e está a fazer o melhor uso do tempo de ambos os participantes. Não se precipite através de uma agenda rígida, escreva apenas alguns pontos de conversa que quer trazer à tona durante a reunião.
Pensar em tópicos a discutir antecipadamente também lhe permite ser conciso e específico durante a reunião. Ajuda-o a parecer mais confiante e concentrado. Pode também partilhar os seus pontos de conversa, para que a outra pessoa se possa preparar melhor para a próxima reunião.
Quer fazer reuniões 1:1 dirigidas pelos funcionários? Partilhar pontos de conversa com o gestor antes da reunião “permite ao funcionário orientar a conversa da forma que quiser”, diz Katelin Holloway, VP de Pessoas e Cultura da Reddit.
1:1 notas de reunião
Criar um resumo dos principais resultados e partilhá-los com o outro participante – durante ou depois da reunião – ajuda a eliminar mal-entendidos. Também facilita o seguimento das coisas de que falou. Além disso, pode tomar notas privadas para manter um registo pessoal de como a reunião 1:1 foi e captar os resultados-chave para referência futura.
1:1 as reuniões são valiosas com ou sem tomar notas, por isso faça o que melhor lhe convier para adquirir o hábito de se reunir regularmente. Mas reconheça que alguns minutos de tomada de notas podem ir muito longe.
1:1 ferramentas de reunião
Como em qualquer outra reunião, há várias maneiras de gerir os seus 1:1s.
A solução mais barata é ter um evento de calendário recorrente e tomar notas num caderno físico ou na aplicação de tomada de notas da sua escolha.
Se quiser levá-lo para o nível seguinte, o software de reunião 1:1 pode ajudá-lo a colaborar nas agendas e a dar seguimento às suas discussões. Algumas características que esta ferramenta pode oferecer:
- Partilhar pontos de conversa uns com os outros com antecedência e adicionar notas partilhadas posteriormente.
- Criar pontos de conversa e notas privadas se tiver pensamentos que não queira partilhar imediatamente com a outra pessoa.
- Personalizar templates 1:1 para check-ins regulares e tópicos específicos como definição de objectivos ou desenvolvimento de carreira.
Se a ferramenta de reuniões 1:1 fizer parte do software de gestão de desempenho, poderá também preparar-se facilmente para reuniões 1:1, revendo os objectivos da outra pessoa, o feedback que recebeu, e quaisquer notas que tenha tomado anteriormente.
Saiba mais sobre a nossa ferramenta 1:1
0 comentários