Está à procura de formas de reduzir os custos, racionalizar as encomendas e assegurar que nunca fica sem produto? Isto é uma pergunta com rasteira? Claro que sim!
Uma solução experimentada e verdadeira poderia ser a adopção de Vendor-Managed Inventory (VMI), um acordo entre a sua empresa e o seu fornecedor para repor automaticamente o stock.
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É um processo simples: O seu fornecedor ou controla o seu inventário utilizando os seus próprios funcionários ou obtém informações de stock de si – o cliente. O stock é reabastecido automaticamente, sem que o cliente o inicie. Parece bastante doce, certo? Feito correctamente, e para o cliente certo, VMI pode ser uma situação vantajosa para si e para o seu fornecedor.
Talvez pense que a sua empresa é demasiado pequena para beneficiar dos sistemas de gestão de inventário. Não tão depressa. A VMI tem mais a ver com prazos de entrega do que com a dimensão da sua empresa. Fale com o seu fornecedor. Ao analisar as SKUs em múltiplas categorias, o seu fornecedor pode construir contentores para diminuir o stock global e aumentar a frequência de compra, permitindo-lhe maximizar a poupança. O seu fornecedor pode ajudá-lo a tomar melhores decisões de compra, incluindo a gestão de custos através da redução de picos e quedas no inventário.
VMI requer uma relação forte e uma vontade de ser transparente com o seu fornecedor. Verá nas nossas chaves abaixo, a comunicação é um elemento essencial de um programa VMI de sucesso. Se pensa que a sua empresa está pronta para mergulhar, continue a ler!
Quais são os benefícios do VMI?
Antes de nos aprofundarmos demasiado na forma de criar um programa VMI, é bom compreender alguns dos benefícios reais que o VMI pode trazer ao seu negócio. Para a maioria das empresas, há três vantagens principais na criação de um programa VMI:
1 | Inventário enxuto
Na empresa, o fluxo de caixa e os níveis de inventário andam de mãos dadas. É frustrante ver a poeira assentar em produtos de movimentação lenta sentados no seu armazém. No caso de um programa VMI, o seu fornecedor assume o fardo do dinheiro/estoque vinculado. Avisa o seu fornecedor quais os produtos de que precisa e quando, e eles levam-lhos mesmo a tempo. Obviamente, há pormenores que devem ser trabalhados. Ambas as partes esboçam um acordo detalhado com termos claramente definidos, tais como períodos de manutenção de inventário, prazos de execução obrigatória, condições de pagamento e afins.
Um bónus adicional é que o seu programa de gestão de inventário pode ajudá-lo a planear a interrupção da cadeia de abastecimento como o encerramento do Ano Novo chinês.
2 | Custos Operacionais mais Baixos
Agora que outra pessoa esteja a gerir o seu inventário, pode libertar capital pagando pelo espaço ou pessoal. Irá fornecer ao seu fornecedor o seu histórico de vendas e a quantidade de inventário que normalmente tem à sua disposição. Eles utilizarão esses dados para prever a sua procura e apresentar um plano que inclua a quantidade e a frequência da encomenda. Ou faz as encomendas de acordo com as suas sugestões ou autoriza-os a encomendar em seu nome, com base no plano proposto. Normalmente, quando as mercadorias estão prontas, são enviadas para o armazém do seu fornecedor ou para outro local 3PL até que envie uma liberação de inventário.
3 | Relação mais forte com o fornecedor
P>Pode ter percebido que um programa de inventário gerido pelo fornecedor requer um elevado grau de confiança entre si e o seu fornecedor. Este tipo de confiança desenvolve uma verdadeira parceria que lhe traz menores custos e maior eficiência, ao mesmo tempo que ajuda o seu fornecedor a gerir as suas necessidades de fabrico e a mitigar flutuações imprevistas na procura sazonal e nas mudanças de mercado. Este tipo de percepção significa que o seu fornecedor tem o seu produto quando mais precisa dele.
Okay, por isso pensa que a VMI poderia ser uma grande ferramenta para a sua empresa. O que se segue?
5 Passos para um Programa de Inventário Gerido com Sucesso pelo Fornecedor
Determine se o VMI é o adequado para a sua empresa.
Questões a colocar:
- As suas vendas são uma percentagem suficientemente grande para este fornecedor justificar a assunção de mais riscos?
- As suas vendas são estáveis? São altamente sazonais ou na sua maioria por encomenda?
li>é o seu fornecedor capaz de se adaptar rapidamente às mudanças na sua previsão?li>O seu fornecedor tem os funcionários treinados, sistemas TI apropriados e espaço de armazém disponível para gerir adequadamente o seu inventário?
p>Se a resposta a estas perguntas for “Sim!” fale com o seu fornecedor para saber se oferecem serviços VMI e se a sua empresa se qualifica.
2. Estabeleça expectativas realistas no início.
Discussões abertas e honestas, bem como uma compreensão completa do que está envolvido num programa VMI, aumentarão as suas hipóteses de sucesso. Fale sobre as suas expectativas e seja realista. Compreender que existem benefícios e riscos, tanto para si como para o seu fornecedor. Pergunte:
- O que cada parte espera ganhar com este acordo?
- O que precisa de ser feito antes da implementação? Existem obstáculos a ultrapassar?
- Qual é um prazo razoável para a implementação?
- Quantos meses de stock de segurança o fornecedor deve ter em mãos num determinado momento?
- Há prazos de inventário a cumprir (30, 60, 90, 120 dias)?
- Quem parte aceita responsabilidade por itens de movimentação lenta?
li>Os custos de manuseamento de material, armazenamento e camiões serão facturados separadamente ou agrupados em preço unitário?Como é que o fluxo de caixa de cada parte será afectado?
Não minimizar esse último ponto. Eis como é normalmente tratado: o fornecedor é proprietário do inventário por períodos de tempo mais longos e carrega mais risco de inventário (amarra mais dinheiro). O fornecedor deve decidir se este risco é uma troca razoável.
Estabelecer transferências de informação sem descontinuidades.
Agora ouvir isto: Um programa VMI é apenas tão bom como a sua qualidade de troca de informação. Os fornecedores precisam de visibilidade total sobre as vendas e os níveis de inventário para manter efectivamente as mercadorias na pipeline e gerir correctamente o inventário. Manter estas coisas no topo da lista:
- Fornecedor precisa de previsões diárias ou semanais por parte do cliente
- Vendas reais e stock actual é melhor do que uma previsão (sem adivinhação)
- Fornecedor pode planear os próximos turnos ou picos sazonais de procura
- Fornecedor deve fornecer relatórios sobre o estado da encomenda para que o cliente possa ver informação ao vivo
- O objectivo final é a transparência de ambos os lados
Integração de sistemas sempre que possível.
Embora os dados possam ser trocados e geridos manualmente em pequena escala ou por um curto período de tempo, não é a forma de fazer negócios a longo prazo. Um programa VMI de sucesso utilizará e ligará sistemas de intercâmbio electrónico de dados (EDI). Isto deve ser considerado uma prioridade. Os benefícios da integração informática incluem:
- Menos folhas de cálculo
- Reduzido risco de confusão ou mal-entendido
- Vendedor pode aceder a informação e relatórios em tempo real para verificar o estado do inventário e encomendas
- Maior fiabilidade
Mantem as linhas de comunicação abertas.
“O que temos aqui é falha de comunicação”, é uma frase famosa do filme clássico Cool Hand Luke. (Veja se nunca o fez.) O objectivo final desta relação é formar uma parceria mutuamente benéfica. Isso não pode acontecer se não se estiver a falar ou em contacto. Mas quando ocorre uma quebra na comunicação, coisas más acontecem no seu negócio.
Por exemplo, o seu fornecedor precisa de prestar contas dos cortes de produção do Ano Novo Chinês (CNY) todos os anos ao planear o seu inventário. Se não comunicarem o impacto do CNY e como planeiam manter uma cadeia de fornecimento ininterrupta, poderá ser deixado na escuridão se de repente precisar de um aumento de mercadorias durante o período de paragem.
Outros exemplos de quando a comunicação aberta é especialmente importante:
- Se a procura mudar e as mercadorias precisarem de ser expeditas ou armazenadas por um período mais longo
- Se uma encomenda for atrasada ou se houver alguma outra perturbação na cadeia de abastecimento
- Se houver uma circunstância atenuante e o cliente precisar de termos flexíveis durante um período de tempo decidido (por exemplo prazo obrigatório alargado de 60 para 90 dias)
Aqui está uma boa regra de conduta quando se trata de comunicação: Não deixe que uma falha na comunicação ocorra a partir do seu lado. (Afinal de contas, é o único lado que pode controlar, certo?)
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