Need uma resposta de alguém por correio electrónico? Sente-se como se estivesse a ser ignorado? Não estás sozinho. As pessoas deixam os emails sem resposta ou não respondem de todo – a toda a hora. Porquê?
Resposta simples: Há demasiados. Os emails tornaram-se uma parte essencial da nossa rotina diária de trabalho. Na realidade, a pessoa média gasta 28% do seu tempo em e-mails todas as semanas. Sherry Turkle, a directora da Iniciativa sobre Tecnologia e Self do Massachusetts Institute of Technology, diz que muitas pessoas ficam sobrecarregadas com o número de e-mails a que têm de responder, por isso triagem, prioridade, ou esquecem-se completamente de responder.
“O seu cérebro não é um instrumento perfeito para processar textos”, diz ela.
Yet se é você que está à espera de uma resposta, é, welp, apenas irritante. Num ambiente de negócios, é normalmente um atraso em relação aos seus próprios prazos. A escritora do Financial Times Lucy Kellaway descreve o que muitos de nós sentimos quando as nossas mensagens de correio electrónico ficam sem resposta – não há qualquer indício do porquê de não terem respondido.
“O que distrai tanto o silêncio no correio electrónico é que é impossível de entender. Quando se fala com alguém, pode-se ver se ele fica estupefacto por espanto, desaprovação, ou aborrecimento.
“Será que a pessoa viu sequer a sua mensagem? Será que a pessoa o ignora deliberadamente? Ficam enojados? Ocupados? sem bateria?
“Ou poderá ser que – como me acontece frequentemente – tenham lido a mensagem no seu telemóvel sem terem de ler os óculos à mão, e quando tiverem recebido os óculos o momento já tenha passado””
“E quando se trata de esperar por uma resposta por e-mail, alguns são mais urgentes do que outros. Pode estar à espera de uma resposta a um convite para um evento, ou algo mais urgente como:
- p>p>p>Pagamentos/embarques tardios/li>
- p>p>Prazos vencidos/li>
- p>p>contratos não assinados>p> cupões ou descontos não utilizados/li>
Se estes e-mails continuarem sem resposta, arrisca-se a faltar prazos ou a fechar um negócio. Portanto, como obter uma resposta a estes e-mails?
Depende das circunstâncias, mas obter uma resposta resume-se a algumas regras simples: captar a atenção do seu sujeito, manter os seus e-mails curtos, e explicar claramente porque precisa de uma resposta o mais rápido possível.
3 dicas para escrever mensagens de correio electrónico com prazo de resposta
Faça sobressair a sua manchete
Não toque “Onde está o Waldo?” na caixa de entrada do seu destinatário. Precisa de se destacar.
A primeira paragem é o assunto do e-mail. Se for demasiado genérico, arrisca-se a que o seu leitor o ignore completamente.
Se estiver a perseguir uma factura em atraso ou um contrato não assinado, tudo o que tem de fazer é realçá-la e lembrar-lhes gentilmente que adoraria uma resposta. Assim:
Quatro palavras dizem ao seu leitor o que é o e-mail e instilam um sentido de urgência que pode incitar o seu leitor a abri-lo de facto.
Cutem-no curto e doce
As pessoas adoram um e-mail curto.
p>Um estudo da Boomerang revelou e-mails que têm entre 75 a 100 palavras que recebem uma resposta melhor do que e-mails mais longos:
p> Lembrem-se, as pessoas estão ocupadas. Portanto, quanto mais depressa chegar ao seu ponto, mais fácil é para o seu leitor digitalizar a sua mensagem e responder. Eis como poderia parecer uma factura em atraso:
É como um texto rápido para um amigo. Inclui toda a informação vital – quando a factura foi emitida, para quanto era, e, mais importante ainda, que está atrasada. Também apresenta ao leitor uma encruzilhada: se pagaram a factura, tudo o que têm de fazer é responder e avisá-lo.
E se não o fizeram, a pressão é para que respondam.
Certifique-se de explicar claramente a sua situação
Eu sei que acabei de lhe dizer para manter curtos os seus e-mails de lembrete do prazo, mas há algumas ocasiões em que poderá ter de explicar a sua situação com mais detalhe.
Se enviar um lembrete a um cliente sobre a expiração de uma subscrição ou tentar fechar um negócio sobre um novo contrato, por vezes é necessário adicionar um pouco mais de sumo ao seu e-mail. Isto requer a elaboração de um email com prazo de validade de três peças:
🧑🤝🧑 Um resumo rápido da sua relação: Lembre o seu leitor sobre quem é e quando interagiu por último
📅 Um lembrete do prazo que se aproxima: Explique claramente qual o prazo que se aproxima e como pode ajudá-los. Se o seu leitor puder prolongar uma assinatura ele próprio ou pagar uma factura em linha, certifique-se de que adiciona uma hiperligação para que possam tomar medidas imediatamente
☎️ Uma chamada à acção (CTA): Se achar que o seu leitor pode precisar de mais informações ou se quiser tocar com ele para falar mais sobre o seu contrato, peça um catch-up
Aqui está como deve ser esse e-mail:
É importante não sobrecarregar o seu leitor com informações. O seu e-mail de lembrete deve ter uma mensagem clara sobre o que quer que eles façam e como o podem fazer.
P>Pro-tip: Criar um e-mail de lembrete que receba efectivamente respostas é como encontrar ouro. Deve transformar o seu e-mail vencedor num modelo para que toda a sua equipa possa usá-lo para impulsionar as suas respostas. Utilizando uma ferramenta como Front, pode criar modelos e modelos de mensagens para poupar tempo quando chega aos clientes para obter uma resposta. Tudo o que tem de fazer é elaborar um modelo, guardá-lo, e a sua equipa pode usá-lo sempre que necessitar:
Oh, e certificar-se de que acerta no envio no momento perfeito
Há um pouco de ciência que vem junto com a obtenção de respostas de e-mail.
Pode ser uma surpresa que, se acerta no envio no momento certo, tenha mais hipóteses de obter uma resposta. Um estudo da Beamery descobriu que é possível obter uma taxa de resposta de 45% para e-mails se os enviar de manhã cedo ou à noite.
P>Já todos os clientes são diferentes, por isso a melhor maneira de descobrir quando enviar e-mails é testar, testar, testar. A/B dividindo os seus emails para ver quando os seus clientes estão activos e responder aos seus emails pode ajudá-lo a determinar quando é mais provável que eles estejam nas suas caixas de entrada, para que possa enviar os seus emails de lembrete de prazo nessa altura.
3 amostras de emails de lembrete de prazo que deve roubar
Uma mensagem curta e doce sobre uma renovação de assinatura
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Porque é óptimo: Os seus clientes são pessoas ocupadas, por isso a maioria das vezes quando se esquecem de pagar uma factura ou renovar a sua assinatura, é porque se esqueceram ou simplesmente não tiveram tempo de o fazer. Qualquer e-mail de lembrete de prazo que envie deve reflectir isso. E com tantas subscrições agora auto-renovação, este e-mail de lembrete de prazo deve ser apenas isso – um lembrete de que o pagamento está prestes a ser cobrado no seu cartão.
Dê uma vista de olhos a este exemplo. Diz simplesmente ao cliente quando a assinatura será renovada, quanto será cobrado, e um link para onde pode gerir o seu ciclo de pagamento.
Curto ✅
p>Sweet ✅p>Simples ✅
Um lembrete de um próximo evento
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Porque é óptimo: Quer esteja a organizar um evento, webinar, ou uma sessão de bordo, deve sempre avisar todos os participantes e lembrá-los com alguns dias de antecedência.
Esta amostra de e-mail de lembrete sobre um próximo seminário de marketing e destaca todas as partes importantes: quando o evento terá lugar, quanto vai custar, e quando precisa de se registar.
Existem duas partes deste email de lembrete que o fazem realmente aparecer. Não só é dado um código de desconto (que está destacado em negrito), mas também há dois botões de chamada para acção. Deixa o leitor sem qualquer confusão sobre o que é o e-mail, e deixa a impressão de que o Google *realmente* quer que eles venham à conferência! 🙋♀️
Um suave toque sobre as recompensas não utilizadas de um cliente
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Porque é óptimo: Os emails de lembrete não têm de ser sempre sobre perseguir subscrições não renovadas ou facturas não pagas. Esta amostra de e-mail de lembrete de prazo é perfeita para clientes que tenham créditos de loja não utilizados ou um saldo remanescente na sua conta. Podem ter-se esquecido de um crédito que lhes tenha sido concedido ou não saberem como o poderiam gastar.
Se copiar o formato desta amostra de e-mail pode dizer ao cliente exactamente quantos créditos lhe restam (ou que cupão podem utilizar), quando é necessário utilizá-lo, e fornecer um link directo para o seu website para o encorajar a tomar medidas!
As mensagens de correio electrónico de lembrete de morte devem ser educadas – e não agressivas.
Enviar mensagens de correio electrónico de lembrete pode parecer que está a incomodar os seus clientes.
P>Pode haver uma maneira de não ser um fardo na sua caixa de entrada. Se mantiver a sua mensagem curta, explique claramente a situação, e dê-lhes uma forma de resolverem eles próprios o problema – você aumenta as suas hipóteses de obter uma resposta.
O conselho mais útil que lhe podemos dar é que as caixas de entrada das pessoas são um lugar ocupado. Para dar ao seu e-mail a melhor oportunidade de se destacar, ter uma manchete que se destaque, mantê-la curta, e enviá-la numa altura que chame a atenção do seu leitor.
O resto… bem, isso é com o seu leitor!
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