Condução de uma Reunião

Se tiverem sido feitos os preparativos apropriados, então o cenário é definido para uma reunião eficaz.

Agendas terão sido produzidas e distribuídas. Os participantes chegarão sabendo o que deve ser discutido e com informação de base suficiente para darem contribuições relevantes. Se apropriado, terão consultado as pessoas que representam e discutido quaisquer questões pertinentes.

Veja a nossa página: Reuniões – Planeamento e Estrutura para aprender como.

Esta página examina o papel do presidente cuja função é dirigir a reunião.

O papel do presidente

Numa reunião mais formal, o presidente delineará o objectivo da reunião e recordará aos membros a razão da sua presença.

Numa tal reunião, há pouca necessidade de se referir a este procedimento, uma vez que isto está implícito na etiqueta estabelecida, nomeadamente:

• O presidente controla a reunião.
• Todas as observações são abordadas através do presidente.
• Os membros não se interrompem uns aos outros.
• Os membros pretendem chegar a um consenso.

li>Se não se chegar a um consenso, procede-se a uma votação.

• A maioria ganha a votação.
• Todos os membros aceitam a decisão da maioria.

Este é um modelo, mas podem ser adoptados modelos alternativos.

Quando a discussão está em curso, é da responsabilidade do presidente assegurar que ela continue a fluir sem problemas, envolvendo todos os membros presentes e não permitindo que uma ou duas pessoas dominem a reunião. Resumindo pelo presidente durante as reuniões pode:

• Indicar progresso, ou falta de.
• Refocalizar a discussão que se desviou do ponto.
• Concluir um ponto e conduzir ao seguinte.
• Pontos importantes.

li>Assistir o secretário se necessário.

• Clarar qualquer mal-entendido.

p>O presidente deve acompanhar a reunião, assegurando que decorra a tempo. Se o planeamento tiver sido devidamente executado, isto não deverá ser um problema.

No final de uma reunião, o presidente deve lembrar aos membros o que conseguiram e agradecer-lhes pelas suas contribuições. Finalmente, a hora e a data da próxima reunião devem ser marcadas. Mais uma vez, este é um modelo comum para reuniões eficazes, os resultados bem sucedidos podem ser alcançados de diferentes maneiras com diferentes estratégias para diferentes propósitos, adaptando-se assim conforme apropriado a situações específicas.

O papel dos membros

Embora seja o papel do presidente a dirigir a reunião, a participação de todos os membros é também fundamental para o sucesso da reunião.

Para assegurar uma reunião eficaz, todos os participantes devem:

• Realizar qualquer preparação necessária antes da reunião.
• Chegar a tempo.
• Manter uma mente aberta.
• Ouvir as opiniões dos outros.
• Participar.
• Evite dominar os procedimentos.
• Evite situações de conflito.
• Evite conversas laterais que distraem os outros.

li>Perguntas de sk para esclarecer a compreensão.

• Note abaixo qualquer acção acordada. (Ver: Note-Taking)
• após a reunião, empreender qualquer acção acordada e informar os outros conforme apropriado.

Ver também: The Role of the Secretary and How to Write Minutes.

Why Meetings May be Ineffective

Existem muitas razões pelas quais as reuniões não são eficazes, algumas delas incluem:

• A reunião é desnecessária e gira em torno da discussão de questões triviais, desperdiçando assim o valioso tempo dos membros.
• A reunião carece de uma clareza de objectivos, ou seja as metas e objectivos não estão claramente definidos.
• estilo de liderança inapropriado, ou seja, o presidente domina e encerra ou ignora outras contribuições. Ver a nossa página: Estilos de liderança.
• O presidente exerce pouco controlo e permite que um ou dois membros dominem os trabalhos.
• A reunião é demasiado grande, limitando assim o fluxo de discussão e impedindo que todos os membros possam contribuir.
• Surgem decisões que não são verdadeiramente representativas.
• Fala-se de problemas em vez de se falar sobre eles.
• As decisões são adiadas ou não são tomadas.
• Não são tomadas decisões claras.
• As actas são imprecisas ou vistas como sendo manipuladas pelo presidente ou secretário para os seus próprios fins.
• As pessoas erradas estão presentes, impedindo assim que a reunião prossiga eficazmente, por exemplo, as pessoas presentes têm de se referir a outra pessoa e, portanto, não podem comentar eficazmente.

Sumário

Existem muitos tipos de reuniões e muitas razões pelas quais as reuniões podem ser ineficazes.

Para que as reuniões sejam eficazes, é necessária a participação de todos os presentes. As competências-chave da comunicação interpessoal e da escuta são importantes.

Para garantir o sucesso de uma reunião, uma boa preparação é essencial e o papel do presidente é primordial. Se estas condições forem cumpridas, então todos os participantes devem deixar a reunião com uma sensação de realização, não como se o seu tempo tivesse sido desperdiçado.