Comunicação no local de trabalho: É Agora Mais Importante do que Nunca

A comunicação no local de trabalho é um dos aspectos mais importantes de um negócio próspero. A recente mudança para trabalho essencialmente virtual em numerosas indústrias redefiniu a função e forma de comunicação no local de trabalho.

A comunicação no local de trabalho é muito mais do que conversas. Trata-se da troca de informação através de múltiplos meios diferentes. Os trabalhadores partilham ideias e as empresas comunicam estratégias e objectivos através da comunicação, tanto formal como informal.
De acordo com uma sondagem à força de trabalho, aproximadamente 60% das empresas não têm uma estratégia a longo prazo para as suas comunicações internas. A revisão e actualização da estratégia de comunicação de uma empresa definirá a direcção e ênfase para a criação e partilha de ideias que conduzirão ao futuro da empresa.

div> O que é a comunicação no local de trabalho?
A comunicação no local de trabalho é o meio pelo qual os empregados trocam informações e ideias. A comunicação eficaz é um aspecto crítico para a realização de qualquer trabalho, quer ocorra pessoalmente ou virtualmente.

A pandemia COVID-19 tem sido um perturbador significativo dos negócios diários e da comunicação global. Neste momento, aproximadamente metade da mão-de-obra dos Estados Unidos está a trabalhar a partir de casa, de acordo com as estatísticas do Departamento do Trabalho dos EUA. Entretanto, esta tendência parece que se manterá por algum tempo. Há poucas promessas de que modelos de trabalho normais, presenciais, regressem este ano ou mesmo em 2021.
Númeras empresas e corporações comprometeram-se a permanecer em modelos de trabalho de casa durante doze meses completos para evitar o risco que a COVID-19 apresenta. Como estas empresas gerem a transição de negócios presenciais para negócios virtuais, mais do que nunca terão de se concentrar na gestão das comunicações virtuais no local de trabalho.

As organizações partilham informações e ideias de forma diferente. Novas ferramentas de comunicação como Slack, Zoom, Microsoft Teams, Jell, e Twist simplificam as mensagens entre organizações, entre equipas, e entre indivíduos. Mas o que torna as mensagens enviadas nestas plataformas eficazes ou não?

Comunicação eficaz é uma via de dois sentidos. Estabelecer contexto como remetente, e escolher o meio ou canal adequado pode ser crítico.

A comunicação eficaz deve ter sempre um contexto que forme o cenário e a necessidade de a declaração, ideia, ou questão ser partilhada. A definição inclui quaisquer circunstâncias externas como urgência, opiniões ou cultura.

Um contexto claro leva a uma mensagem clara. A Quantified Communications, uma empresa de consultoria em comunicação empresarial, verificou que as empresas com aproximadamente 100 empregados passam em média 17 horas por semana a esclarecer mensagens pouco claras. Isto traduz-se num custo anual de aproximadamente $525.000 em perda de produtividade.

O remetente é outro aspecto importante de comunicações eficazes. As mensagens são escritas principalmente com base no meio pelo qual viajam. A comunicação verbal é fácil, codificamos a nossa comunicação verbal em qualquer língua que falamos.

Algumas codificações podem ser difíceis, mas nem todos podem codificar em HTML ou falar linguagem gestual, muito menos montar uma apresentação PowerPoint convincente. É da responsabilidade do remetente codificar a informação ou ideia que está a tentar partilhar para que esta possa ser recebida.

O meio, ou canal, é como a mensagem é comunicada, por exemplo verbalmente, electronicamente, ou em papel. A tecnologia tem melhorado drasticamente os meios que temos de comunicar através de um local de trabalho. Os canais de comunicação nos dias de hoje permitem-nos estar constantemente ligados uns aos outros. Dentro da razão, é possível contactar praticamente qualquer pessoa em qualquer altura.

A conectividade maximizante é um dos principais objectivos de qualquer meio de comunicação. De acordo com a empresa de consultoria McKinsey Company, a produtividade dos funcionários aumenta 20-25% em organizações onde os funcionários estão altamente ligados. A conectividade requer plataformas de alto desempenho para facilitar a partilha de ideias e conversas. A pandemia COVID-19 tem aumentado o número de empresas que investem em tecnologia de comunicação e meios mais fortes para transmitir informação.

O elemento final para uma comunicação eficaz é o receptor. Os receptores descodificam as mensagens usando contexto e observação para interpretar a informação e criar os seus próprios pensamentos. Os receptores fornecem feedback quando recebem informação, para confirmar tanto a recepção como a compreensão.

A verificação dos dados e da informação pode ser um dos aspectos mais difíceis de ser um receptor. Estudos de comunicação no local de trabalho realizados pela SaneBox demonstraram que 62% das mensagens de correio electrónico recebidas pelos funcionários não são importantes. Quando a empresa de software Adobe pesquisou mais de 1.000 americanos a trabalhar em escritórios, descobriram que os trabalhadores em média passavam mais de cinco horas por dia a verificar e a responder a e-mails.
Felizmente, há numerosas soluções tecnológicas a entrar no mercado que oferecem plataformas de comunicação mais fortes do que as comunicações baseadas em e-mail. Empresas de comunicação como a Dynamic Signal estão a melhorar a forma como os receptores vêem e analisam as comunicações que recebem.

Na altura em que os líderes empresariais se apercebem da importância de uma comunicação eficaz no local de trabalho, a próxima pergunta natural que normalmente fazem é Como é que determinamos se estamos a comunicar eficazmente em toda a nossa organização?

Quantificar e qualificar a comunicação no local de trabalho pode ser difícil para as empresas com empregados a trabalhar virtualmente. Sem uma representação física dos canais e redes de comunicação, os empregados esquecem-se muitas vezes com quem devem comunicar diariamente.

Ferramentas e aplicações de comunicação virtual como as criadas pela Dynamic Signal reúnem uma força de trabalho, facilitando o número de ligações. Cada local de trabalho é diferente, mas através de uma área funcional empresarial ou de uma organização, todos devem ser capazes de se ligar uns aos outros.

Comunicação entre duas ou mais pessoas acontece através de um canal. A secção Gestão das Comunicações do Livro de Gestão de Projectos do Conhecimento, escrito pelo Instituto de Gestão de Projectos, define a gestão das comunicações como: a chave para o controlo do projecto, a gestão das comunicações fornece a integridade vital do projecto necessária para fornecer uma linha de vida de informação entre todos os membros da equipa do projecto.

Brightview Senior Living é uma organização com muito em jogo em relação à gestão das comunicações. Brightview é uma empresa de idosos que gere mais de 4.600 associados em vários estados que prestam assistência a idosos.

Brightview presta os cuidados necessários e por vezes de emergência a milhares de idosos. Devido à grande extensão do seu negócio e aos elevados riscos de quebra de comunicação, Brightview Senior Living desenvolveu um sistema de comunicação chamado BVLink com Sinal Dinâmico.

BVLink é uma plataforma que permite a Brightview fornecer comunicação em tempo real dos líderes executivos directamente aos associados. Este nível de fluxo de informação mantém toda a gente informada, segura, e inspirada para prestar os melhores cuidados aos seus cidadãos idosos.

Os desafios técnicos da implementação de um sistema de comunicação através de um negócio descentralizado de 4.600 membros foram significativos para Brightview. O sistema teve de gerir mais de 10.000 linhas de comunicação através da força de trabalho.

Para desenvolver o melhor sistema, o Dynamic Signal ajudou o Brightview a concentrar-se no que significava comunicação de qualidade no local de trabalho para a empresa. A comunicação de qualidade baseia-se em numerosas características, das quais as mais importantes para Brightview Senior Living foram a clareza, a facilidade de compreensão e a densidade de informação.
Nos últimos 20 anos, o tempo gasto na colaboração e comunicação no local de trabalho aumentou em 50% ou mais. O aumento da quantidade de comunicação deve ser aliado a uma comunicação de qualidade para ser eficaz. Esta troca fundamental entre quantidade e qualidade de informação é muito importante para a Dynamic Signal. A Dynamic Signal trabalha muito de perto com os seus clientes para desenvolver uma plataforma de comunicação onde os empregados estejam consistentemente melhor posicionados em relação à informação e mensagens que recebem do seu empregador.

Data has shown that employees with functioning communication networks in a work-from-home setting are more productive, have greater work-life balance, and have overall better mental health. Uma comunicação adequada no local de trabalho aumenta a produtividade e a criatividade, e existem múltiplas razões pelas quais um plano de gestão de comunicação abrangente deve fazer parte da estratégia empresarial e empresarial.

P>Primeiro e acima de tudo, uma comunicação eficaz no local de trabalho constrói e mantém relações através de uma organização. As relações são geridas com base nas interacções chave que ocorrem todos os dias. Modelos virtuais de trabalho a partir de casa criaram um desafio significativo para as empresas na gestão e construção das relações entre os seus empregados.

O desafio de construir relações através da comunicação virtual é muitas vezes mais evidente durante o embarque de novos empregados. Apesar do congelamento económico de novos empregos que ocorreu de Março a Maio de 2020, as empresas estão novamente a contratar e a trazer novos empregados virtualmente para a sua equipa.

As primeiras semanas numa empresa são críticas para a construção das expectativas e compreensões de um novo empregado sobre o ambiente de trabalho e os objectivos de uma organização. Mesmo as empresas que tinham aperfeiçoado a experiência de bordo do funcionário pessoalmente esforçaram-se por trazer novas contratações para a cultura e organização virtualmente.

Sistemas e modelos eficazes de comunicação no local de trabalho são fundamentais para resolver as dificuldades do bordo virtual. A Dynamic Signal ajudou as empresas a resolver este problema através da criação de uma plataforma imersiva e de planos de compromisso escalonados para os empregados a bordo, numa natureza acolhedora e gradual.

A inovação também se esforça por uma comunicação eficaz. De acordo com uma sondagem da Salesforce, 86% dos empregados e executivos citam a falta de colaboração devido à comunicação ineficaz como a principal causa de falhas em projectos e produtos nas indústrias. Existem numerosas ferramentas de colaboração que uma empresa pode utilizar para melhorar a inovação.

A primeira coisa que as empresas têm de garantir que elas acertem é fornecer aos empregados um ambiente rico em informação para desenvolver as suas ideias e inovações. A colaboração tem lugar através de organizações empresariais e também entre indivíduos. De acordo com o site do HR Technologist, 39% dos funcionários inquiridos acreditam que as pessoas na sua própria organização não colaboram o suficiente.
Colaboração, e comunicação eficaz em geral, ajuda as empresas a resolver problemas e a sobreviver aos tempos difíceis dentro da empresa. Durante os tempos difíceis, ambientes de trabalho eficazes ajudam os empregados a reunir-se em torno dos seus líderes empresariais.

As empresas devem identificar as necessidades culturais e ambientais dos seus empregados, a fim de melhorar a comunicação no local de trabalho e alcançar melhor os objectivos estratégicos. A comunicação eficaz no local de trabalho começa frequentemente com a liderança da empresa. Como descoberto num estudo da HR Technologist, 57% dos empregados inquiridos relataram não ter recebido uma orientação clara e 69% dos gestores relataram não se sentir confortáveis em comunicar com os seus empregados em geral.

Estabelecer canais de comunicação formal e informal é uma das melhores formas de uma empresa melhorar a sua comunicação no local de trabalho. As empresas podem melhorar a qualidade das suas comunicações, habilitando os gestores a comunicar de forma eficaz e antecipada. Os canais formais de comunicação no local de trabalho são muitas vezes o melhor caminho para os gestores transmitirem objectivos e iniciativas importantes da empresa.

Os canais formais de comunicação no local de trabalho são também de importância vital para as operações diárias da empresa. Os gestores de topo ignoram frequentemente os canais informais nas suas comunicações. planos de gestão, mas estes canais são a forma como 90% da comunicação empresarial é conduzida. Novas plataformas de comunicação como as criadas pela Dynamic Signal são soluções altamente eficazes para facilitar uma comunicação informal eficaz entre os funcionários e a direcção.
Canais de comunicação informais são também onde as empresas precisam de assegurar uma adesão adequada à ética e aos valores da empresa. Os princípios gerais da comunicação ética são a veracidade, exactidão, honestidade, e razão. Cada empresa deve ter as suas próprias directrizes específicas para o que constitui comportamento e comunicação aceitável no local de trabalho.

Retorno do investimento é uma medida de desempenho utilizada para avaliar a eficiência de um investimento ou a sua capacidade de criar retornos positivos qualificados. A direcção deve considerar a comunicação no local de trabalho como um investimento de desempenho, e avaliar consistentemente se os seus investimentos nele estão a dar frutos.

O custo da má comunicação no local de trabalho está bem documentado. David Grossman relatou em “The Cost of Poor Communications” que um inquérito a 400 empresas com 100.000 empregados cada citava uma perda média por empresa de 62,4 milhões de dólares por ano devido a uma comunicação inadequada com e entre empregados.

As empresas que investem eficazmente na comunicação no local de trabalho vêem frequentemente dividendos na sua linha de fundo. De acordo com um relatório da empresa global de gestão de riscos e consultoria Willis Tower Watson, as empresas com práticas de comunicação eficazes geram retornos totais 47% mais elevados para os accionistas em comparação com organizações com comunicação deficiente.

Os benefícios intangíveis de investir e estabelecer uma comunicação eficaz no local de trabalho podem mesmo superar os benefícios tangíveis para a força a longo prazo de uma empresa. Uma comunicação eficaz conduz a uma cultura de trabalho mais saudável e a empregados satisfeitos que entregam o seu melhor nível de trabalho e se mantêm por mais tempo com uma empresa. Os empregados passam 40% das suas vidas no trabalho, pelo que é importante que possam comunicar eficazmente enquanto lá estão.

Como a pandemia COVID-19 demonstrou para muitas empresas, no espaço de 24 horas toda a natureza e localização física da força de trabalho poderia passar por uma mudança drástica, como a transição para o emprego a partir de casa. As empresas com fortes redes de comunicação e uma gestão empenhada serão as mais adequadas para reagir aos desafios futuros.