Pode ter medo ou odiar como soa a sua voz, mas há alturas em que deve deixar uma mensagem num atendedor de chamadas. Quer a secretária eletrônica pertença a um amigo ou a um associado de negócios, há algumas orientações simples a utilizar ao deixar uma mensagem.
Begin falando imediatamente após o sinal sonoro. Ninguém quer ouvir o ar morto, por isso salte imediatamente para declarar a sua mensagem.
Comece por dar o seu nome. Não é sensato assumir que a pessoa saberá automaticamente que é você. As atendedores de chamadas podem distorcer as vozes e tornar difícil para a pessoa determinar o autor da chamada.
Deixe uma breve descrição do motivo pelo qual está a ligar. Não precisam de ouvir uma ladainha de detalhes, mantenha-a breve e directa ao assunto. Um simples, “Eu estava a ligar para confirmar o jantar de sábado” será suficiente.
Diga claramente o seu número de telefone. Se precisar de deixar um número de retorno da chamada, evite apressar os números. Pode querer repetir o número de telefone novamente para se certificar de que o ouvem correctamente.
Escolha um fecho. É indelicado desligar sem declarar algum tipo de fecho. Algumas das opções que pode escolher são “Aguardo com expectativa a sua resposta” e “Por favor, ligue-me assim que estiver disponível”
Avisos
Não se esqueça de deixar a hora e a data que está a ligar se a razão pela qual está a ligar for uma questão de tempo. Não fale num tom mais alto que o normal num atendedor de chamadas. Basta usar o seu tom de voz quotidiano.
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