Durante todo o ciclo de vida do seu projecto, terá muitas reuniões com todas as partes interessadas que discutem estados, progresso, e questões. Mas a reunião de pontapé de saída é significativa por si só, porque estabelece o tom e a visão para o futuro do projecto e determina a relação que se desenrola nos próximos meses.
A reunião de ponta de saída ajuda-o a estabelecer expectativas e a reunir requisitos antes de iniciar um projecto. Não há questões orçamentais e ordens de alteração, bem, pelo menos por agora. Uma reunião de pontapé de saída bem conduzida mantém todos informados, motivados e focalizados. Faça-o correctamente e já está a preparar a sua equipa para o sucesso.
O que é uma reunião de pontapé de saída do projecto?
A reunião de pontapé de saída do projecto é a primeira reunião entre os intervenientes – o gestor do projecto, o cliente, e a equipa. A reunião de pontapé de saída orienta a equipa sobre os objectivos do projecto e as exigências dos clientes. O gestor de projecto geralmente organiza a reunião.
Na gestão do projecto, esta tem lugar assim que os contratos são assinados e há um acordo sobre a declaração de trabalho, o orçamento, e os prazos. Para um projecto mais pequeno, isto acontece logo após o início do projecto. Em projectos que abrangem várias fases, pode acontecer no início de uma nova fase.
Qual é o objectivo da reunião de arranque?
Esta banda desenhada de Dilbert resume hilariantemente porque é que cada projecto precisa de começar com uma reunião de pontapé de saída.
Por vezes os projectos não passam por uma sequência organizada de planeamento e execução. Equipas mal preparadas entram na fase de execução sem um plano de projecto adequado e, como resultado, as partes interessadas têm vários níveis de compreensão da finalidade e visão do projecto. É exactamente isto que a reunião de lançamento visa evitar.
O objectivo de uma reunião de lançamento é notificar formalmente todas as partes interessadas no projecto de que o projecto já começou. Serve para apresentar a equipa e ajudá-los a compreender os requisitos do projecto, os antecedentes, e quais são as responsabilidades individuais.
A reunião também estabelece expectativas realistas e marcos do projecto, ao mesmo tempo que reconhece as potenciais surpresas que a equipa poderá encontrar. Dá a cada interveniente o que é o sucesso e o que precisa de ser feito para lá chegar. É uma oportunidade de colocar todos na mesma página e estabelecer regras básicas para trabalhar em conjunto eficazmente.
Quando se pretende planear o pontapé de saída da reunião?
Uma grande reunião de pontapé de saída não acontece por si só; requer um planeamento deliberado e é o resultado de uma preparação detalhada. Faça a si próprio estas perguntas antes de clicar em enviar o convite para a reunião de pontapé de saída:
- Quando é o momento certo para organizar a reunião?
- Quanto tempo deve ser a reunião?
- Quem deve participar?
- O que deve ser discutido?
- Onde deve ser realizada?
- Que documentos devem ser impressos?
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O que deve incluir a agenda da reunião de pontapé de saída?
A agenda da reunião de ponta de saída pode ser efectivamente utilizada para instalar confiança no cliente de que a equipa é capaz de concluir o projecto com sucesso. É possível familiarizar a equipa uns com os outros e com o cliente. É possível discutir os objectivos, restrições, resultados e metodologias de gestão de projectos.
p>Há uma lista de verificação completa das coisas a cobrir numa agenda de ponta de saída de reunião:
Introduções
Tipicamente, em grandes empresas, os projectos abrangem múltiplas unidades de negócio e departamentos. Há a possibilidade da sua equipa de projecto ser constituída por membros que nunca trabalharam juntos antes.
Planear uma sessão de quebra-gelo para aliviar a tensão na sala. Uma atmosfera relaxada ajuda a estabelecer rapidamente uma relação entre os membros da equipa. Este é um excelente momento para eles se conhecerem a nível pessoal, construir confiança e promover a compreensão mútua.
Contexto do projecto
Esta breve lição de história cobre todas as ideias que foram produzidas durante as últimas reuniões com o cliente, para que todos os envolvidos se possam pôr ao corrente. Partilhe como se trabalhou neste projecto e o caso de negócios que conduz a este desenvolvimento. Abordar os pontos de dor e as necessidades que deram origem a este projecto.
O propósito do projecto
Para proporcionar mais clareza sobre o projecto, diga à sua equipa porque está a fazer este projecto em primeiro lugar. Partilhe os motores do negócio para iniciar o projecto a partir da perspectiva do cliente. Inicie uma discussão sobre como isto fará a diferença na vida das pessoas e como irá satisfazer as suas necessidades. Ajudar todos a compreender o propósito por detrás do projecto assegura que a equipa acredita que está a fazer algo que vale a pena.
Escopo
Com o contexto definido, é tempo de dar corpo aos detalhes do projecto. Explique a declaração de trabalho e os resultados do projecto para que todos compreendam os seus papéis e responsabilidades no que diz respeito ao resultado do projecto.
Fale sobre o âmbito do projecto no início para que os membros da equipa possam trazer possíveis preocupações sobre orçamentos e prazos, caso existam. O âmbito deve conter características e funcionalidades-chave.
É também uma boa altura para reavaliar se os objectivos são realistas e realizáveis dentro das restrições do projecto.
Planos, metodologias, e ferramentas
Como todos na mesma página sobre o âmbito, discutir as abordagens que a equipa adoptaria ao longo dos projectos. Isto abrange a metodologia de gestão de projectos que a equipa irá seguir, software de gestão de projectos que irá utilizar como ferramenta de comunicação para coordenar o trabalho tanto das equipas internas como dos fornecedores externos, e como irá lidar com os pedidos de mudança.
Roles
Agora de ter estabelecido o que se espera da equipa, eles terão uma ideia justa de como se enquadram no projecto. Poderá mapear os papéis e responsabilidades individuais tanto à declaração de trabalho como ao documento de âmbito.
Será útil desenvolver uma matriz RACI (responsável, responsável, consultado, informado) ou DACI (condutor, aprovador, contribuinte, informado) para atribuir os papéis aos membros da equipa. A utilização de tal formato ajudará o cliente a compreender a repartição de tarefas.
Questões
Não importa quão detalhado tenha sido, haverá perguntas. Permitir que os membros da equipa exprimam as suas preocupações e outras perguntas específicas. Assim, deixe algum tempo para um Q&uma sessão no final para que os membros da equipa e clientes tenham uma compreensão clara do que o projecto implica e do que lhes é exigido.
O que se segue?
Concluir a reunião com o que se segue. Isto pode incluir a partilha de informações de contacto relevantes, acesso ao software que irão utilizar, e documentos e recursos úteis. Todos os interessados precisam de sair com a clareza do que precisam para começar.
Como realizar uma reunião de pontapé de saída eficaz?
reunião de pontapé de saída eficaz
Por favor, oh por favor, não assim!
p>Uma reunião de pontapé de saída eficaz estabelece confiança e transparência entre os participantes. Alinha todos na visão do projecto e acrescenta perspectiva tanto para os membros da equipa como para os clientes.
Aqui estão algumas melhores práticas sobre como dar início a uma reunião:
Antes da reunião
a. A reunião antes do pontapé de saída
Agregar uma reunião interna onde se fala dos antecedentes do cliente, dos seus intervenientes, dos seus problemas, e da solução proposta para que a equipa possa vir preparada para o pontapé de saída propriamente dito.
b. Preparar tudo
Uma boa reunião de pontapé de saída é o resultado de uma grande preparação. Descubra o máximo que puder sobre os antecedentes do cliente e sobre os projectos anteriores. Faça também cópias de documentos e folhetos relevantes que serão úteis durante a reunião. É também uma boa prática assegurar que o equipamento como projectores está a funcionar correctamente para evitar o embaraço resultante perante os clientes.
c. Enviar uma agenda clara
Partilhar a agenda completa – a lista de coisas a serem cobertas na reunião – com todos os participantes.
Durante a reunião
a. Não se aprofundar demasiado nos pormenores
O objectivo da reunião de lançamento é familiarizar todos os interessados com o projecto e não falar de pormenores específicos como tarefas e subtarefas. Há outras reuniões para isso.
b. Seja breve
Ninguém gosta de se sentar numa reunião que se prolongue sem sinais de estar a chegar ao fim. A reunião de pontapé de saída deve ter um limite de tempo apertado e uma agenda focalizada para que todos sintam que o seu tempo está a ser valorizado.
c. Não transmita informações
Se vai ser uma conversa de ida, mais vale ter partilhado um documento ou uma apresentação. Esta reunião é uma intersecção de ideias e opiniões. Portanto, faça-o uma via de dois sentidos.
d. Peça contributos aos participantes
Os participantes são os principais interessados e terão pressupostos e opiniões sobre os constrangimentos e dependências. Proporcionar uma plataforma aberta para exprimir ideias, opiniões e preocupações é fundamental para uma reunião eficaz.
e. Tome notas
Atribua um anotador dedicado à reunião ou grave a reunião, se possível e com permissão. Isto será particularmente útil quando um novo membro se juntar à equipa.
Após a reunião
a. Enviar a acta da reunião
Partilhar as notas da reunião ou um resumo a todos os participantes, bem como àqueles que não puderam comparecer para que possam referir-se a ela em qualquer altura.
b. Envie um e-mail
É frequente algumas pessoas não se sentirem à vontade para levantar questões num grupo a ver. Envie um e-mail dizendo que podem contactá-lo para mais informações ou se tiverem alguma pergunta.
O bem começado está meio feito
A reunião de início é o primeiro passo para a conclusão bem sucedida do projecto. Ajuda-o a executar e completar o projecto com o mínimo de obstrução. Este é um momento em que pode demonstrar as suas capacidades e construir a confiança dos interessados.
Uma reunião eficaz fará com que cada participante deixe uma compreensão clara da situação actual e um conhecimento completo de tudo o que está prestes a chegar. Faça-o como deve ser e irá começar a correr num instante.
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