P> Precisa de parar e ir buscar donuts para a reunião de pessoal desta manhã? Talvez tenha uma visita inesperada de um cliente e queira mandar vir buscar água engarrafada ou refrigerantes. As pequenas empresas tratam de pequenas despesas como esta, utilizando um fundo de caixa mesquinho. O pequeno numerário é útil para as empresas manterem à mão se são apenas proprietárias de uma só pessoa, como um consultor financeiro, ou até uma pequena empresa com múltiplas divisões.
O que é o pequeno numerário?
O dinheiro vivo é uma pequena quantidade de dinheiro mantido à disposição para cobrir pequenas, e muitas vezes inesperadas, despesas que surgem durante um dia útil. Poderá utilizar dinheiro do fundo de mesada para pagar despesas menores, tais como portes, tarifas Uber, ou reembolsar alguém com $10 por trazer uma caixa de donuts.
Um pequeno vale de caixa ou recibo é normalmente preenchido com informações sobre cada transacção, para que possa ser introduzido no sistema contabilístico da empresa e incluído nas informações do balanço financeiro da empresa. O pequeno numerário é normalmente operado num sistema de “imprest” onde um empregado é encarregado de manter e acompanhar o pequeno numerário.
Porque é o pequeno numerário importante?
Embora a economia de caixa esteja a diminuir, ainda há frequentemente a necessidade de reembolsar os empregados ou de pagar rapidamente a um motorista de entregas. O dinheiro em espécie serve estes propósitos. Um pequeno fundo de caixa permite guardar uma pequena quantia de dinheiro num local conveniente para despesas diversas.
Um pequeno fundo de caixa dá a uma pequena empresa a flexibilidade de reembolsar rapidamente ou pagar pequenas despesas sem ter de passar um cheque da empresa ou utilizar um cartão de crédito da empresa. Um empregado pode correr para os correios, sem saber a quantidade exacta de franquia necessária num artigo para o correio, e levar o pequeno dinheiro para pagar as despesas.
Quando é mais apropriado utilizar o pequeno dinheiro?
Tipicamente, as empresas guardam entre $30-$300 nos seus fundos de mesquinhos em dinheiro. A utilização de dinheiro vivo é apenas apropriada para despesas pequenas e erráticas que surgem inesperadamente. Mesmo assim, um fundo de mesquinhos de caixa só é apropriado se houver alguém para o monitorizar e controlar a utilização do dinheiro.
É também apropriado que as empresas mantenham os seus mesquinhos de caixa num único escritório ou no escritório principal de cada divisão da empresa. O importante é controlar o seu pequeno dinheiro vivo e mantê-lo num livro-razão. Por conseguinte, só é apropriado manter o dinheiro vivo à mão quando um empregado de confiança pode ficar de olho nele.
p>P>Os gastos de dinheiro vivo podem somar-se. Por conseguinte, é apropriado manter apenas dinheiro vivo suficiente disponível para necessidades de emergência e conveniência.
Um sistema de monitorização e acompanhamento, com recibos, deve ser utilizado para o fundo de dinheiro vivo.
Petty Cash vs. Cash on Hand
O termo “dinheiro vivo” refere-se ao pequeno fundo de caixa que uma empresa mantém à disposição para cobrir pequenas despesas de emergência e inesperadas. O termo “numerário em caixa” refere-se a todos os activos líquidos que uma empresa tem. Inclui o pequeno numerário, mas não é só isso. Dinheiro em caixa refere-se a todo o dinheiro que tem no cofre e nas contas bancárias, incluindo as notas e moedas reais que tem no seu fundo de caixa pequeno.
O dinheiro em caixa também pode incluir dinheiro não depositado que tem se tiver uma caixa registadora, tal como no comércio a retalho. Tem de ter à mão dinheiro suficiente para fazer trocos para os clientes e aceitar pagamentos em dinheiro para os clientes que não utilizam cartões de crédito ou de débito.
Configurar o seu fundo de caixa pequeno
Configure um fundo de caixa pequeno seguindo estes seis passos:
- Adicione uma conta de caixa pequeno ao seu plano de contas: Inicie um fundo de caixa através da emissão de um cheque sacado na sua empresa para “Petty Cash”. Descontar o cheque.
- Decidir a localização do seu fundo de caixa: O local deve estar num local conveniente tanto para o empregador como para os empregados. Um lugar lógico para um fundo de mesquinhos de caixa é na área de recepção, uma vez que os empregados podem sair para fazer recados passando por lá.
- Decida sobre um empregado de confiança para controlar, seguir e registar as despesas de mesquinhos de caixa: O empregado deve ser alguém com acesso razoável à localização do pequeno numerário. Quanto menos pessoas tiverem acesso a ele, melhor. Deve dar a duas pessoas acesso ao fundo de mesquinhos de caixa. Se tiver vários fundos de mesquinhos de caixa em várias divisões, deve dar acesso a duas pessoas em cada divisão. Uma pessoa deve ter a responsabilidade de reabastecer o fundo de mesquinhos de caixa. A segunda pessoa deve ter a responsabilidade de registar as transacções de pequenos fundos de caixa no seu sistema de contabilidade.
- Definir um montante para fundos de pequenos fundos de caixa: O fundo de caixa pequeno é a quantia inicial de caixa pequeno que tem no seu fundo de caixa pequeno.
- Coloque o fundo de caixa pequeno num contentor designado: Pode haver uma gaveta de mesquinhos de caixa designada, que pode ser trancada, uma caixa de mesquinhos de caixa trancada, ou um cofre. A gaveta, caixa, ou cofre em que coloca o seu pequeno numerário deve ter um local designado dentro do seu escritório do qual não deve ser movido.
- Incluir uma página de livro razão e um envelope para recibos com o pequeno numerário: O(s) depositário(s) do pequeno numerário deve(m) registar todas as transacções com o pequeno numerário e incluir um recibo. Os recibos servem como documentos de origem para as transacções.
- Reintegrar o fundo de caixa pequeno de volta ao montante aprovado, conforme necessário: Certifique-se e faça primeiro as suas transacções diárias a partir dos documentos de origem.
Dicas de gestão de pequenos fundos de caixa
- Reabasteça o fundo de pequenos fundos de caixa: Tome esta acção quando não conseguir passar o dia com o dinheiro que tem em mãos. Algumas empresas mantêm apenas 30 dólares no fundo, enquanto outras mantêm até 300 dólares ou mais. Escolha o montante com base nas despesas que precisa de cobrir cada mês a partir do pequeno numerário.
- Estabeleça um limite de dólares nas compras que podem ser feitas a partir do pequeno numerário: Esta quantia pode ser tão pequena quanto $25 ou $50.
- Instituir uma política de mesada em dinheiro: Todos os detalhes sobre o seu fundo de mesquinhos de caixa devem ser indicados numa política de mesquinhos de caixa escrita.
- O mesquinho de caixa deve estar nos seus livros: Não deixem o dinheiro vivo fora dos vossos livros. Se adicionar dinheiro vivo ao seu Plano de Contas, este reflectir-se-á nos seus livros.
- Especifique o que pode comprar com dinheiro vivo: Na sua política de mesquinhos de caixa, descreva o que pode ser comprado com mesquinhos de caixa e o que não deve ser, com excepções.
0 comentários