Se trabalha em finanças ou contabilidade, é mais do que provável que esteja familiarizado com o processo de correspondência de três vias em contas a pagar. O processo de correspondência de facturas com pedidos de compra (PO) e notas de mercadorias recebidas (GRN) existe há anos e é um método de processamento de uma factura do fornecedor até ao ponto de pagamento exacto. A correspondência tripartida também serve como um grande método de validação de diferentes partes da cadeia de fornecimento.
Quando feita manualmente, porém, o processo é altamente baseado em papel, o que inevitavelmente conduz a erros humanos e a longos atrasos. Os perigos da correspondência manual de facturas terão-se tornado ainda mais evidentes para as equipas de contas a pagar que passaram a trabalhar remotamente nos últimos tempos. Isto reflecte-se no Levvel Research Payable Survey 2020 com 31% dos inquiridos a nomear a correspondência manual de facturas entre os principais pontos de tinta AP
quando o processo de correspondência é automatizado, como parte de um sistema de contas a pagar de ponta a ponta, as organizações podem processar automaticamente uma elevada percentagem das suas facturas, desde a criação de uma ordem de compra até à recepção de uma factura.
O que é a correspondência tripartida em contas a pagar?
O processo de correspondência tripartida actua como a “entrega” entre a aquisição e as contas a pagar. Uma correspondência tripartida bem sucedida envolve a correspondência de dados sobre uma PO, uma GRN e uma factura. Estes três documentos são fundamentais para uma correspondência tripartida bem sucedida.
Pedido de compra (PO)
Um PO é um documento que confirma um pedido de aquisição a um fornecedor. Normalmente este documento incluirá o nome e endereço da empresa compradora, data, descrição do produto/serviço e quantidade, preço e número de PO.
Nota Recebida (GRN)
A GRN é a prova de que o produto/serviço foi entregue ou cumprido. É sempre compatível com o PO para garantir que tudo o que foi encomendado foi entregue correctamente. Normalmente um GRN terá os mesmos detalhes que um PO com a adição de detalhes de entrega.
Factura
Após a mercadoria ter sido recebida ou o serviço ter sido cumprido, o fornecedor enviará uma factura ao comprador que solicita o pagamento. Quando uma factura é então recebida, é comparada tanto com a PO como com a GRN. Para além das informações sobre uma PO e GRN, uma factura incluirá um número de factura, informações sobre o contrato do fornecedor, quaisquer detalhes de crédito, montante total devido e calendário de pagamento.
Tradicionalmente, as Contas a Pagar analisariam as informações relevantes em cada um dos três documentos. As informações que constam destes documentos dividem-se em duas categorias, dados de partidas individuais ou dados de cabeçalho. Os dados de item de linha referem-se a um produto ou serviço que foi adicionado a uma factura juntamente com as suas quantidades, taxas e preços relevantes. Dados de cabeçalho são todas as outras informações sobre uma factura, tais como número da factura, preço total, e data do documento.
As organizações que decidem combinar os dados de itens de linha verão o seu tempo de processamento aumentar em comparação com aquelas que apenas combinam os dados de cabeçalho. A razão para isto é que a correspondência de dados de partidas individuais requer a validação de cada produto ou serviço individual que tenha sido adquirido, em vez de apenas os dados de cabeçalho.
Automating three-way matching in accounts payable
Quando o processo de correspondência a três vias é automatizado, as organizações podem automaticamente combinar um grande número das suas facturas. Isto significa que as facturas passarão directamente pelo processo de contas a pagar sem qualquer intervenção manual, poupando tempo aos funcionários, e reduzindo erros.
Por exemplo, Grafton Group plc, um distribuidor internacional de materiais de construção com um volume de negócios superior a £2,2 mil milhões, foi capaz de fazer a correspondência automática de 75% de todas as suas facturas. Isto contribuiu para outras melhorias notáveis, incluindo uma redução do seu processo de aprovação de facturas de 40 dias para apenas 10 dias.
Quais são as vantagens de automatizar a correspondência a três vias nas contas a pagar?
Guardar tempo dos funcionários
Um dos maiores inconvenientes da correspondência tripartida em contas a pagar é o tempo necessário para verificar peças individuais de dados em cada documento, especialmente os dados de partidas individuais. A automatização do processo significa que os dados são automaticamente verificados e apenas as excepções são assinaladas para verificação manual. Isto permite aos funcionários reafectar o seu tempo a outras áreas. Como se gasta menos tempo a verificar os dados, as encomendas são processadas e pagas mais rapidamente, o que significa que as organizações também podem beneficiar de descontos no pagamento antecipado.
Melhorar as relações com os fornecedores
Quando as interacções entre uma organização e os seus fornecedores são perfeitas, a relação é melhorada. Uma boa relação com um fornecedor pode conduzir a preços preferenciais e melhores condições de crédito.
Protectos contra pagamentos fraudulentos e duplicados
A correspondência de três vias significa que os dados são verificados consistentemente ao longo de todo o processo. Mantendo um registo rigoroso das OP, GRN e facturas, assegura-se de que as organizações não estão a pagar em excesso ou a pagar por itens ou facturas duplicadas. O processo também protege contra compras fraudulentas ou não autorizadas. Quaisquer inconsistências serão assinaladas e terão então de ser aprovadas manualmente.
Estar pronto para auditoria
OP, GRNs, e as facturas estão entre os documentos mais comuns que os auditores pedem. Quando estes documentos já estão correctamente aprovados, combinados, e organizados, o processo de auditoria torna-se contínuo e não retira muito tempo aos funcionários do seu foco principal.
Conclusion
Com a maioria das equipas AP a operarem agora remotamente e provavelmente a continuarem a fazê-lo durante algum tempo, se ainda não o fizeram, agora é o momento ideal para mudar para um sistema automatizado de contas a pagar. Os benefícios incluem a melhoria das relações com fornecedores, redução de erros humanos, custos de processamento mais baixos e melhor controlo e visibilidade. Adicionar tecnologia a processos existentes como a correspondência de três vias pode acelerar o poder e o controlo que é originalmente oferecido pelo processo.
Posto por
Barry O’Brien
Senior Consultant
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