A regra de “lookback” de 7 anos para a comunicação de informação adversa

Recebemos muitas perguntas relativas à regra de “lookback” de 7 anos para a comunicação de informação adversa.

Estamos a entregar esta pergunta incrivelmente importante a Melissa Snyder, advogada do Good Egg e directora de conformidade. Melissa é FCRA-Advanced Certified from the Professional Background Screening Association (PBSA).

A grande disclaimer, é claro, é que qualquer informação que ela forneça neste blog é simplesmente de natureza educacional, e não de aconselhamento legal. Deve consultar o seu próprio advogado relativamente à sua situação específica.

P>Vamos ao assunto…

QUESTION:

P>Pode discutir o “lookback” de 7 anos para relatar informações adversas – como calcular, o que está incluído, e as leis estatais variam?

MELISSA:

Este é um dos meus tópicos favoritos! Mas é complexo.

A parte os casos de falência, a Secção 605(a) da Lei Federal de Notificação de Crédito Justo limita a notificação de “qualquer outro item de informação adversa, para além dos registos de condenações de crimes que antedata o relatório em mais de sete anos”. (15 U.S.C. § 1681c.)

Então, vamos decifrar o que isso significa. Aqui estão os três pontos principais que vamos discutir hoje:

A palavra “adverso” é a chave. Portanto, o que é informação adversa?

A definição de informação adversa pode ser mais restrita do que se pensa. Por exemplo, a FTC emitiu pareceres consultivos declarando que as verificações de emprego são consideradas “neutras”. Uma vez que a informação a ser comunicada não é “adversa”, não existe nenhuma limitação de 7 anos na comunicação de discrepâncias no historial de emprego.

Even se a data de cessação do emprego for há mais de 7 anos, as ACR podem comunicar datas e títulos de emprego discrepantes, ou a completa falta de verificação do emprego (ou seja, uma declaração do chamado empregador anterior de que o indivíduo nunca trabalhou para a sua empresa).

O mesmo se aplica às verificações de educação. Uma vez que a verificação do historial de emprego e formação é frequentemente crítica para determinar se um candidato está qualificado para fazer o trabalho, os empregadores devem certificar-se de que compreendem se o seu fornecedor de triagem está a reter desnecessariamente resultados tão discrepantes da verificação de antecedentes.

Conversamente, a definição de informação adversa pode ser mais ampla do que se pensa. Coisas como mandados de captura, ordens de extradição e violações/infracções não criminais são elementos de informação adversa. Para além do cumprimento das restrições impostas em certos estados de “nenhuma não condenação” ou “nenhum caso pendente”, o seu parceiro de rastreio não deve excluir automaticamente informações adversas notificáveis apenas porque essa informação em si pode não ser um “crime” ou uma “acusação criminal”.

A abordagem do Good Egg ao fornecimento de informações adversas: A menos que os nossos clientes dêem instruções em contrário, nós da Good Egg gostamos de errar no lado da entrega excessiva de informações adversas reportáveis, onde tais informações podem ser legalmente partilhadas com os nossos clientes. Não queremos reter informações adversas relatáveis e depois ver um indivíduo contratado ser preso no seu primeiro dia de trabalho devido a um mandado aberto não revelado ou a uma ordem de extradição.

Por exemplo, se um pedido de extradição ou um mandado de captura activo regressar da fonte primária, queremos denunciar isso (se a jurisdição aplicável o permitir) porque são informações adversas que podem ter impacto na sua decisão de contratação.

Embora as ANC que denunciam este tipo de informação adversa devam ter o cuidado de não implicar que a informação denunciada seja ela própria um “caso criminal”, podemos (e fazemos) utilizar um modelo separado para denunciar este tipo de informação adversa relevante “não-felonia/não-convencional”, mesmo quando a informação do caso criminal subjacente não se enquadra no âmbito da verificação de antecedentes e não pode ser partilhada.

Os empregadores devem dedicar algum tempo a rever as directrizes de notificação com o seu prestador de serviços para ver se estão a obter uma imagem completa do historial do requerente. Mas, tal como acontece com toda a informação de base, o empregador deve permanecer atento ao seu dever de não utilizar qualquer informação adversa fornecida em violação das leis federais ou estaduais de EEO.

A elaboração de relatórios de 7 anos começa com uma selecção adequada da data da actividade “adversa”. Assim, quando o relógio começa a contar?

Para certas não condenações como detenções e acusações em que uma disposição final ainda está pendente, a data de detenção ou de acusação é claramente a data da actividade adversa.

E nos 12 estados (ver lista abaixo) que limitam a notificação da condenação a 7 anos, a data de disposição/convição é a data da actividade adversa e deve ser utilizada para calcular os 7 anos. Se necessário, um CRA pode também utilizar a data de libertação do encarceramento ou a data de início da liberdade condicional para dar alcance às condenações.

Com base numa revisão da história legislativa da FCRA e de várias leis estatais, as datas de liberdade condicional não devem ser utilizadas para trazer um caso ao âmbito de aplicação.

As também podem ter problemas se utilizarem uma data de disposição/despedimento para iniciar a contagem do tempo em casos de despedimento e outras acusações abandonadas.

O FTC e o Gabinete de Protecção Financeira do Consumidor (CFPB) tomaram formalmente a posição, em 2013, de que o período de 7 anos de procura de uma acusação despedida começa a correr na data da acusação e não na data do despedimento. Assim, os prestadores de serviços de rastreio de antecedentes que cumpram as disposições das entidades reguladoras não utilizarão as datas de disposição para darem seguimento aos casos de despedimento.

Como se pode ver, o relatório de 7 anos de rigor é extremamente complicado. Se a sua cabeça não estiver completamente à roda neste momento, fiz uma ampla tentativa de resumir a regra dos 7 anos abaixo:

br> Nos estados de sete anos, é importante notar que a regra dos 7 anos não se refere à jurisdição onde o registo é mantido, mas à jurisdição onde o candidato vive e trabalha, porque é aí que lhe são concedidos direitos ao abrigo das leis de protecção do consumidor aplicáveis.

Por exemplo, se um candidato vive e se candidata a trabalho no Texas, e tem uma condenação de 10 anos fora de um condado da Florida, essa condenação não será comunicada. Mas se um candidato vive e se candidata a trabalho na Florida, e tem uma condenação de 10 anos de idade fora de um condado do Texas, essa condenação será incluída no nosso relatório.

Embora 7 anos seja o padrão, o seu CRA deve ser flexível. Requer mais de 7 anos de dados de condenações penais?

As verificações de antecedentes não são um serviço de tamanho único. Deve ter a opção de obter mais de sete anos de dados de condenações penais se for esse o seu desejo (e o CRA pode legalmente fornecer tais dados com base nas leis estatais/locais aplicáveis).

Mais importante, se for obrigado por lei ou regulamento a fazer mais de 7 anos de pesquisa de antecedentes criminais, o seu CRA deve verificar isso e depois obrigar.

Alguns empregadores em certas indústrias (tais como a educação, cuidados de saúde, prestadores de cuidados de acompanhantes, serviços financeiros, governo/execução da lei) são obrigados a fazer uma verificação de antecedentes criminais de 10 anos, ou devem de outra forma fazer uma pesquisa “completa e abrangente” do historial criminal e podem estar isentos das regras de notificação de condenações de 7 anos de vários estados.

É imperativo que os empregadores compreendam que se os seus candidatos viverem ou trabalharem em qualquer um dos estados acima referidos, o seu parceiro de rastreio precisa de ser informado se tiver um mandato legal ou regulamentar para fazer uma pesquisa de antecedentes criminais mais extensa.

Nesse caso, é provável que o empregador seja abrangido por uma excepção legal à limitação de 7 anos de notificação de antecedentes criminais desse estado. Por outras palavras, a menos que notifique expressamente o seu fornecedor de rastreio de que necessita de mais do que uma busca criminal padrão de 7 anos (e possa demonstrar que o rastreio se enquadra numa isenção legal aplicável), o seu CRA não poderá fornecer-lhe os dados adicionais de que necessita (para além de 7 anos) para cumprir os seus próprios requisitos regulamentares.

Além disso, os empregadores devem ter cuidado com o facto de alguns CRA oferecerem apenas uma busca de 7 anos. Mais uma vez, o tamanho único nunca é uma boa prática.

O início do ano é uma boa altura para rever o seu programa de rastreio existente e garantir que compreende quanto e que tipo de dados lhe estão a ser comunicados. Se só está a receber 7 anos de informação sobre crimes e condenações por delito, mas quer mais, agora é o momento de ter essa discussão com a sua empresa de verificação de antecedentes.

Se for um verdadeiro parceiro de cumprimento e não apenas um prestador de serviços transaccionais, explicará as limitações de comunicação que vários estados lhes impõem. E se os seus empregados estiverem localizados num estado de sete anos, poderá determinar conjuntamente se cumpre uma isenção que lhe permite obter mais dados.

Se essas conversas o deixarem a coçar a cabeça, contacte o Good Egg e teremos todo o prazer em fazer uma avaliação complementar da sua estratégia de rastreio existente – e em responder a quaisquer perguntas obstinadas sobre a sua capacidade de relatar que o mantêm acordado durante a noite.

Tem uma pergunta para a Melissa? Deixe-nos saber!