20 Genius Tricks for Have a Perfectly Organized Desk

Se tem tido dificuldades em fazer as coisas no trabalho, dê uma vista de olhos à sua volta. O seu espaço de trabalho é uma confusão? Além de ser visualmente desagradável, ter uma secretária desorganizada pode tornar mais difícil para si concentrar-se e processar informação, de acordo com a pesquisa publicada no Journal of Neuroscience. A desorganização compete pela sua atenção, e cria stress, ansiedade, e culpa. Por outras palavras, tem de ir.

Mas quando se está a olhar para uma confusão gigantesca, cuidar dela pode parecer impossível. Felizmente, conseguir e manter a sua secretária organizada não é a tarefa intransponível que pode parecer à primeira vista. Desde que esteja disposto a ser minucioso e firme, manter a sua secretária organizada é na verdade bastante simples – e mais importante, vale bem a pena a longo prazo. Comece com estas 20 dicas fáceis para manter a sua secretária organizada e desfrutará de mais espaço físico, uma mente mais clara, e maior produtividade em pouco tempo. E para mais formas de arrumar, domine os 40 modos geniais de ser mais organizado depois dos 40.

Há coisas que traz para o trabalho todos os dias que precisam de ir a algum lado. Contudo, em vez de atirar a sua carteira, carteira, telefone, ou chaves para a sua secretária – para só atrapalhar todo o dia – designe uma área específica para aqueles objectos necessários, mas muitas vezes estimulantes da desordem. Melhor ainda, sempre que possível, mantenha o seu telefone fora da vista e reduzirá a quantidade de distracção que experimenta na sua secretária. E para mais formas de melhorar a sua vida, consulte estes 30 truques de génio que lhe facilitarão a vida.

p>p>p>pode ter uma linha absolutamente imaculada, secretária estéril que deixaria os mais estritos minimalistas orgulhosos, mas se o seu ecrã de computador for um labirinto de pesadelos de ícones e ficheiros não seleccionados, ainda há trabalho a ser feito. As confusões digitais também contam como confusão, e podem ser surpreendentemente perturbadoras quando se está a tentar concentrar. Pelo menos uma vez por semana, limpe quaisquer ficheiros perdidos no seu ambiente de trabalho, e aninhe pastas dentro de outras pastas, se precisar de tornar o seu ecrã de entrada mais simplificado. E para mais formas de transformar o seu computador numa força organizacional, descubra os Melhores Fundos de Computador para Maximizar a sua Produtividade.

Provavelmente é escusado dizer, mas se quiser organizar a sua secretária, vai precisar de fazer uma purga. Percorra cada item da sua secretária e pergunte-se se realmente precisa dele. Guarde as coisas que faz; atire as coisas que não precisa. E seja honesto: só está a piorar as coisas para si próprio ao afirmar que a ementa de take-out de um restaurante agora fechado é “essencial”. Faça-o bem da primeira vez e terá feito progressos significativos no sentido de uma mesa mais calma e indutora de calma.

no final de cada dia, Tome o tempo necessário para limpar a sua secretária antes de sair. Fazendo isto, irá arrumar tudo o que tiver deixado na sua secretária, o que significa que virá trabalhar todas as manhãs com uma secretária limpa e um novo começo.

p>Pode pensar que é ases em multitarefas, mas a verdade é que a multitarefa é quase cognitivamente impossível. Em vez de tentar e falhar, concentre a sua atenção numa única tarefa de cada vez. Para minimizar ainda mais a confusão, faça da única coisa em que está a trabalhar a única coisa que consegue ocupar espaço na sua secretária – tudo o resto deve ser arrumado. E se for um multitarefa sem esperança, deve conhecer estes 20 Caminhos que Está a Tornar a Sua Vida Mais Difícil do que precisa de ser.

Quer livrar-se daquelas pilhas de papel a desarrumar a sua secretária? Entre na era digital. Qualquer coisa de que não precise absolutamente de uma cópia física deve ser digitalizada. Guarde os ficheiros em PDF, e terá um directório que é muito mais pesquisável e conveniente do que um armário de ficheiros. Deverá digitalizar também os papéis de que necessita para guardar cópias físicas, mas encontrar um espaço de armazenamento para eles noutro local no seu espaço de trabalho, se possível, visto que provavelmente raramente precisará de aceder a eles.

p>p>Reunir do que manter pilhas de projectos espalhadas por toda a sua secretária, implementar um sistema de dois raios de organização de papéis. Uma bandeja é para novos papéis que ainda têm de ser tratados. O outro tabuleiro é para papéis que foram revistos e precisam de ser endereçados ou arquivados. E para mais formas de se transformar num cavalo de trabalho de escritório de boa fé, verifique estas 15 Maneiras de Duplicar a Sua Produtividade em Metade do Tempo.

Uma regra para evitar a procrastinação é que se algo demora menos de dois minutos, faça-o agora mesmo. Da mesma forma, se algo no trabalho demorar menos de 15 minutos, basta fazê-lo agora mesmo. Faça o projecto o mais depressa possível, para que possa ser arquivado e fora do caminho, tanto mental como fisicamente. Quanto mais cedo completar uma tarefa, mais cedo deixará de o distrair, e mais cedo deixará de ocupar espaço precioso na sua secretária, também.

Costuma-se a usar religiosamente o seu calendário digital para acompanhar projectos e aplicações de memorando e de tomada de notas como Keep for to to doo-doo lists and reminders. Quando se chega ao ponto em que tudo entra automaticamente num programa, elimina-se a necessidade de Post-Its e está-se um passo mais próximo de um ambiente de trabalho sereno.

Realisticamente, nem tudo pode ir directamente para o seu telefone, por isso mantenha um bloco de notas à mão para anotar coisas, como números de telefone e lembretes. Embora adicionar outro item à sua secretária possa parecer contra-intuitivo, ter um bloco de notas à mão mantém todas essas ideias e importantes peças de informação consolidadas, em vez de serem jogadas através da sua secretária numa colecção de papel velho, envelopes, e menus.

A melhor maneira de ordenar as coisas é por importância. Quando estiver a tentar descobrir onde guardar algo na sua secretária, pergunte a si próprio com que frequência o usa ou precisa. Se não for muito frequente, coloque esse item num local menos acessível do que os itens que utiliza todos os dias.

P>Coloque uma lata de lixo ao lado ou debaixo da sua secretária. Esse caixote do lixo é o seu novo melhor amigo. Assim que algo de que não precisa se deparar com a sua secretária, atire-a para o lixo. Quanto mais tempo se acumular, mais se habitua a ele, e mais probabilidades tem de o deixar ficar por aí indefinidamente. Para melhores resultados, obtenha também um pouco de reciclagem para que possa deitar fora instantaneamente documentos de que já não precisa. Faça bom uso de ambos para manter a desorganização ao mínimo.

Desorganização não é apenas o que está dentro ou sobre a sua secretária: é também o que está por baixo e por detrás do seu espaço de trabalho. Se houver um emaranhado de fios dentro da vista, vai constituir uma distracção. Para minimizar a distracção que estes cabos podem causar, arranje alguns fechos de correr e junte os seus cabos em pequenos feixes, depois afaste-os para não ter de olhar para eles.

Provavelmente não há necessidade real de ter o seu modem e o seu router sentados na sua secretária, com um olhar desagradável e a piscar para si. Ponha-os no chão ou numa gaveta para criar um espaço de trabalho visualmente mais agradável e menos distractivo.

P>Penas e lápis têm uma forma de acumular sem esforço real da sua parte. Mas não tem a obrigação de guardar nenhuma das esferográficas secas que apareceram na sua secretária ao longo do ano. Tente descer para duas canetas e dois lápis – isto não só irá reduzir ao mínimo a confusão, como também irá mantê-lo consciente de não as emprestar àquele colega de trabalho que nunca traz coisas de volta.

Num mundo ideal, pode transformar uma das gavetas da sua secretária numa estação de carregamento para o seu telefone, auscultadores, baterias de reserva, e todas as outras coisas que inevitavelmente acabamos por transportar connosco. Mas se isso não for possível, faça uma estação de carregamento atrás do seu monitor, onde estes itens estarão (na sua maioria) fora de vista – e, esperemos, fora de si.

P>Possui provavelmente passar a maior parte do seu dia no computador, mas deve ainda ter uma área da sua secretária que seja designada para trabalho não informático. Pode rever os documentos, ler, e tratar da sua lista de afazeres, em vez de misturar um monte de miscelânea com a sua área informática e criar um caos indevido.

No final de cada dia, faça uma vez sobre todos os seus papéis. Examine e determine quais precisam de ser digitalizados, arquivados, ou retalhados, e depois faça-o antes de sair. Esta é uma daquelas tarefas que será uma dor gigantesca da primeira vez, mas que demorará menos de cinco minutos depois de se habituar a manter uma secretária organizada.

Se estiver a utilizar um caddy de secretária para guardar o seu material de escritório, más notícias: mesmo quando o seu material é “guardado”, ainda está a criar confusão visual. Se possível, faça um lugar na gaveta de uma secretária para guardar o seu material de escritório, especialmente os que muito raramente são usados. Uma bandeja de utensílios é uma óptima maneira de manter as coisas organizadas e fáceis de encontrar.

Once uma semana, dar à sua secretária uma vez por todas uma visão completa para lidar com quaisquer papéis ou lixo que tenha perdido, para reorganizar o material de escritório que tenha caído fora do lugar no seu tabuleiro, pastas que tenham sido mal colocadas, ou ficheiros que de alguma forma tenham conseguido entrar sorrateiramente no ambiente de trabalho do seu computador. Quanto mais frequentemente fizer a manutenção durante a semana, menor será o tempo necessário. E uma vez que tenha a sua secretária sob controlo, não deixe de dominar as 20 Maneiras Genius de tornar o trabalho mais divertido.

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