Petites améliorations

Fréquence : à quelle fréquence se réunir

De nombreux managers se demandent : à quelle fréquence dois-je avoir des réunions 1:1 avec mes rapports ? Est-ce qu’une fois par mois est suffisant, ou est-ce que cela doit être hebdomadaire ? La réponse est simple. Prendre l’habitude d’avoir des 1:1 en premier lieu est ce qui compte vraiment. Les meilleures pratiques mises à part, vous devez trouver une cadence qui fonctionne pour vous et les membres de votre équipe. Il y a tout de même quelques règles empiriques que vous pouvez prendre en compte.

Le sweet spot de la fréquence des réunions 1:1 est de se réunir toutes les semaines ou toutes les deux semaines pendant 30 à 60 minutes. Google re:Work, l’auteur de Radical Candor Kim Scott et bien d’autres font la promotion de cette fourchette.

Les 1:1 hebdomadaires devraient être la valeur par défaut. Mais en fonction de la profondeur de la collaboration et du nombre de rapports, vous pouvez réduire la fréquence des réunions 1:1. Si vous et vos rapports collaborez étroitement et pouvez discuter toute la journée tous les jours, envisagez d’avoir des réunions bihebdomadaires. Avec plus de cinq membres de l’équipe, il est bon de se réunir toutes les deux semaines également.

Les 1:1 mensuels devraient être l’exception, car beaucoup de choses peuvent se passer en un mois, et vous risquez de perdre le contact avec vos collaborateurs.

Logistique : où et comment se réunir

Les conversations en face à face offrent la forme de communication la plus riche. Donc, dans la mesure du possible, rencontrez-vous en personne. Si vous ne pouvez pas le faire en personne, plutôt que d’annuler la réunion, passez au moyen le plus riche suivant : la vidéo.

Lorsque vous êtes tous deux dans le même bureau, une petite salle de conférence est souvent l’espace le plus pratique et le plus calme. Une fois que vous avez une solide routine 1:1, pensez à ajouter un peu de piment en quittant le bureau de temps en temps. Sortez faire une promenade, allez dans un café, soyez créatif. Mais quel que soit le lieu de votre rencontre, choisissez un endroit où vous et votre rapport vous sentez à l’aise pour parler ouvertement.

Dans un environnement distant, essayez de vous rapprocher le plus possible d’une conversation en face à face. L’équipe 100% distribuée de Zapier fait des 1:1 par chat vidéo, comme nous l’a dit leur directrice financière Jenny Bloom. Les signaux non verbaux sont essentiels à la communication, c’est pourquoi le chat vidéo et les réunions en personne sont supérieurs aux textes et aux appels. Pour que les réunions à distance soient efficaces, il faut disposer d’une solide pile technologique. Investissez dans une connexion Internet stable ainsi que dans une vidéo et un audio de haute qualité pour chaque participant – cela sera payant.

Préparation d’une réunion 1:1

La préparation d’une réunion 1:1 permet de s’assurer que rien d’important ne passe à la trappe et que vous utilisez au mieux le temps des deux participants. Ne vous précipitez pas sur un ordre du jour rigide, notez simplement quelques points de discussion que vous souhaitez aborder pendant la réunion.

Penser aux sujets à aborder à l’avance vous permet également d’être concis et spécifique pendant la réunion. Cela vous aide à paraître plus confiant et concentré. Vous pouvez également partager vos points de discussion, afin que l’autre personne puisse mieux se préparer à la réunion à venir.

Vous voulez que les réunions 1:1 soient axées sur les employés ? Partager les points de discussion avec le manager avant la réunion « permet à l’employé d’orienter la conversation de la manière qu’il souhaite », explique Katelin Holloway, vice-présidente des personnes et de la culture chez Reddit.

Notes de réunion 1:1

Créer un résumé des principaux résultats et les partager avec l’autre participant – pendant ou après la réunion – permet d’éliminer les malentendus. Il est également plus facile d’assurer le suivi des sujets dont vous avez parlé. En outre, vous pouvez prendre des notes privées pour conserver un enregistrement personnel de la façon dont le 1:1 s’est déroulé et capturer les principaux éléments à retenir pour une référence future.

Les réunions 1:1 sont précieuses avec ou sans prise de notes, alors faites ce qui vous convient le mieux pour prendre l’habitude de vous réunir régulièrement. Mais reconnaissez que quelques minutes de prise de notes peuvent faire beaucoup de chemin.

Les outils de réunion 1:1

Comme pour toute autre réunion, il existe plusieurs façons de gérer vos 1:1.

La solution la plus dépouillée consiste à avoir un événement récurrent dans le calendrier et à prendre des notes dans un carnet physique ou dans l’application de prise de notes de votre choix.

Si vous voulez passer au niveau supérieur, un logiciel de réunion 1:1 peut vous aider à collaborer sur les ordres du jour et à suivre vos discussions. Quelques fonctionnalités que ces outils pourraient offrir :

• Partager des points de discussion les uns avec les autres à l’avance et ajouter des notes partagées par la suite.
• Créer des points de discussion et des notes privées si vous avez des pensées que vous ne voulez pas partager immédiatement avec l’autre personne.
• Personnaliser des modèles de réunion 1:1 pour des vérifications régulières et des sujets spécifiques comme la fixation d’objectifs ou le développement de carrière.

Si l’outil de réunion 1:1 fait partie d’un logiciel de gestion des performances, vous pouvez également être en mesure de préparer facilement les réunions 1:1 en examinant les objectifs de l’autre personne, les commentaires qu’elle a reçus et les notes que vous avez prises précédemment.

En savoir plus sur notre outil 1:1

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