Nouveau formulaire W-4 : Allocations de retenue toujours pas, plus nouveau pont computationnel

En 2020, l’IRS a publié le nouveau formulaire W-4 tant attendu, bouleversant la façon dont les employeurs gèrent la retenue de l’impôt sur le revenu. Comme l’IRS n’a rendu le nouveau formulaire obligatoire que pour les nouvelles embauches et les employés effectuant des modifications du formulaire W-4, certains employeurs pourraient ne pas le connaître.

D’autres employeurs sont trop familiers avec le nouveau formulaire W-4 de l’IRS. Il peut être difficile de jongler entre les formulaires W-4 de 2019 et des années précédentes et les formulaires de 2020 et des années suivantes. Pour lutter contre cela, l’IRS a publié un nouveau pont de calcul facultatif pour 2021.

Vous avez probablement des questions. Qu’est-ce que le nouveau formulaire W-4 de l’IRS ? En quoi diffère-t-il des versions précédentes du formulaire W-4 ? Qu’est-ce que le pont computationnel, et dois-je l’utiliser ? Si vous avez besoin d’être mis au courant des dernières nouvelles concernant le W-4, lisez ce qui suit.

Nouveau formulaire W-4 récapitulatif

Le nouveau formulaire W-4, certificat de retenue de l’employé, est une version actualisée du précédent formulaire W-4, certificat d’allocation de retenue de l’employé. L’IRS a lancé ce nouveau formulaire en 2020, en supprimant les allocations de retenue. Le nouveau formulaire IRS W-4 complète les changements apportés à la loi fiscale qui sont entrés en vigueur en 2018. Cette nouvelle conception vise à simplifier le processus de remplissage du formulaire W-4 pour les employés et à améliorer l’exactitude des retenues d’impôt.

Voici un rapide récapitulatif des deux versions sensiblement différentes du formulaire W-4 :

• Formulaires W-4 2020 et ultérieurs : « Nouvelle version » sans allocations de retenue
• Formulaires W-4 2019 et antérieurs : « Ancienne version » avec allocations de retenue

Les nouvelles recrues qui reçoivent leur premier salaire après 2019 doivent utiliser la version 2020 et ultérieure du formulaire W-4 lorsqu’elles commencent à travailler dans une entreprise. Sur ce formulaire, les employés saisissent leurs coordonnées et leur numéro de sécurité sociale, déclarent leur statut de déclarant et réclament des personnes à charge.

Vos autres employés n’ont pas besoin de remplir le nouveau formulaire. Cependant, les employés qui veulent mettre à jour leurs retenues et doivent changer de formulaire W-4 doivent utiliser la version 2020 et ultérieure.

Utilisez le formulaire W-4 pour déterminer le montant à retenir sur le salaire brut d’un employé pour l’impôt fédéral sur le revenu. Vous avez besoin du formulaire W-4 rempli par l’employé pour utiliser les tables de retenue de la publication 15-T de l’IRS.

Vous avez peut-être l' »ancienne » et la « nouvelle » version du W-4 dans vos dossiers. Si vous n’aimez pas utiliser deux ensembles distincts de règles (et de tableaux de retenues d’impôt sur le revenu), vous pourriez être intéressé par le nouveau pont de calcul de l’IRS.

Prêts à vous plonger dedans?

Nouveau formulaire IRS W-4 vs. ancien : Quelle est la différence ?

Il y a quelques changements avec le formulaire W-4 2020 et la version ultérieure qui vont au-delà d’avoir un nouveau nom et une nouvelle présentation. Vous et vos employés devez comprendre comment remplir un W-4 2020.

Ce nouveau formulaire W-4 est divisé en cinq étapes :

1. Entrer les informations personnelles
2. Multiples emplois ou le conjoint travaille
3. Cliquer les personnes à charge
4. Autres ajustements
5. Signer ici

L’IRS exige seulement que les employés remplissent les étapes 1 et 5. Les étapes 2 à 4 sont réservées aux employés concernés.

Comme les versions précédentes du formulaire W-4, il y a une feuille de calcul pour les emplois multiples et une feuille de calcul des déductions sur le nouveau formulaire.

Mais contrairement aux versions précédentes, le nouveau formulaire a supprimé les allocations de retenue. Les employés ne peuvent plus réclamer de déductions à la source.

Auparavant, les employés pouvaient réclamer des déductions à la source pour diminuer le montant de l’impôt fédéral sur le revenu retenu sur leur salaire. Plus un employé réclamait d’allocations de retenue, moins vous reteniez d’impôt fédéral sur le revenu.

Ce n’est plus le cas.

Maintenant, les employés qui veulent diminuer leur retenue d’impôt doivent réclamer des personnes à charge (étape 3) ou utiliser la feuille de calcul des déductions et saisir le montant à l’étape 4(b).

Les employés peuvent également demander aux employeurs de retenir davantage d’impôts à l’étape 4(a) et 4(c). Si un employé demande une retenue supplémentaire à chaque période de paie, veillez à comptabiliser ce montant.

Cocher la case à l’étape 2 augmente également le montant de la retenue d’impôt fédéral sur le revenu. Les employés cochent cette case s’ils ont deux emplois en même temps ou si eux-mêmes et leur conjoint travaillent.

Ce que ces changements signifient pour les employeurs : Q&A

Vous avez des questions sur le nouveau formulaire W-4 2021 ? Vous voulez rendre le prélèvement de l’impôt sur le revenu cohérent sur votre lieu de travail ? Jetez un coup d’œil à notre section Q&A ci-dessous.

Quel est l’objectif de la refonte ?

L’objectif du formulaire mis à jour est de mieux correspondre aux changements apportés par le Tax Cuts and Jobs Act. Le nouveau formulaire prend en charge les mises à jour des tranches de la table de retenue.

Une autre raison de la refonte du formulaire est la facilité d’utilisation. L’IRS espère que le nouveau formulaire sera plus facile à comprendre pour les employés (et les employeurs). Et, le formulaire est censé stimuler la précision de la retenue d’impôt.

Les abattements de retenue ont-ils disparu ?

Oui, les abattements de retenue ont disparu. Les employés qui remplissent le formulaire W-4 de 2021 ne peuvent plus réclamer d’allocations de retenue.

Quel tableau de retenue devez-vous utiliser ?

Comme les tableaux de retenue d’impôt sur le revenu précédents, il existe deux méthodes pour calculer la retenue d’impôt sur le revenu fédéral – les méthodes de pourcentage et de tranche de salaire.

Mais en raison des deux versions du formulaire W-4, il existe encore plus de tables de retenue d’impôt sur le revenu parmi lesquelles choisir. La publication 15-T de l’IRS contient des tables qui fonctionnent avec les allocations de retenue pour les formulaires W-4 antérieurs à 2020. Il existe également des tableaux qui correspondent aux formulaires W-4 de 2020 et des années suivantes. Et, il existe une table pour les systèmes de paie automatisés.

Donc, laquelle choisir ? Le tableau (ou les tableaux) que vous utilisez peut dépendre de :

1. Si vous utilisez un système de paie manuel ou automatisé
2. Quelle version du formulaire vous avez dans vos dossiers
3. Si vous préférez la méthode des tranches de salaire ou des pourcentages

Si vous utilisez un système de paie automatisé, vous devez utiliser le tableau suivant, quelle que soit la version du formulaire W-4 que vous avez dans vos dossiers :

• Tables de la méthode des pourcentages pour les systèmes de paie automatisés

Si vous utilisez un système de paie manuel et que vous avez des formulaires W-4 2020 et ultérieurs dans vos dossiers, choisissez entre les tables suivantes :

• Tables de la méthode des tranches de salaire pour les systèmes de paie manuels avec les formulaires W-4 de 2020 ou ultérieurs (ne peut pas utiliser cette méthode si l’employé gagne plus de 100 100 $)
• Tables de la méthode des pourcentages pour les systèmes de paie manuels avec les formulaires W-4 de 2020 ou ultérieurs

Si vous utilisez un système de paie manuel et que vous avez des formulaires W-4 de 2019 et antérieurs dans vos dossiers, choisissez entre les tables suivantes :

• Tables de la méthode des tranches de salaire pour les systèmes de paie manuels avec les formulaires W-4 de 2019 ou antérieurs (ne peut pas utiliser cette méthode si l’employé gagne plus de 100 100 $ ou a réclamé plus de 10 allocations)
• Tables de la méthode des pourcentages pour les systèmes de paie manuels avec les formulaires W-4 de 2019 ou antérieurs

Quelle est la différence entre les taux standard et les taux à cocher ? Taux de case à cocher?

Lorsque vous utilisez les tableaux de retenue d’impôt sur le revenu de 2020 et des années suivantes, vous verrez deux tableaux de taux : 1) le taux de  » retenue standard  » et 2) le taux du  » formulaire W-4, étape 2, retenue par case à cocher « .

Utilisez le taux standard si les employés ne remplissent que les étapes 1 (saisie des informations personnelles) et 5 (signature ici).

Utiliser le taux de la case à cocher si l’employé coche la case de l’étape 2 (Emplois multiples ou le conjoint travaille).

Tous les employés doivent-ils remplir un nouveau formulaire ?

Non. Un employé doit remplir le formulaire s’il :

• est un nouvel employé dont le premier chèque de paie est en 2020 ou plus tard
• Décide de modifier ses retenues (s’applique aux employés ayant des formulaires de 2019 et antérieurs)

Qu’est-ce que le pont de calcul ?

Le pont computationnel est une méthode en quatre étapes que les employeurs peuvent utiliser pour « convertir » les formulaires 2019 et antérieurs en formulaires 2020 et ultérieurs pour assurer la cohérence des retenues d’impôt sur le revenu. L’IRS a publié le pont computationnel en 2021. Elle est entièrement facultative.

L’utilisation du pont de calcul vous permet de traiter tous les formulaires W-4 comme les versions 2020 et ultérieures. Cette option permet aux employeurs qui utilisent des systèmes de paie manuels de s’en tenir à une seule table de retenue d’impôt sur le revenu.

Si vous décidez d’utiliser le pont computationnel, rassemblez le formulaire W-4 de 2019 et des années antérieures et un formulaire 2020 et ultérieur tout frais. Ensuite, effectuez les quatre ajustements suivants :

1. Recherchez l’état civil coché de l’employé à la ligne 3 (formulaire W-4 de 2019 et antérieur). Ensuite, choisissez un statut de dépôt à l’étape 1(c) (formulaire W-4 2020 et ultérieur) qui reflète ce statut marital :
   1. « Single » >> »Single »
   2. « Married, but withhold at higher single rate » >> »Married, déclarant séparément »
   3. « Marié » >> « Marié déclarant conjointement »
2. Entrez un montant à l’étape 4(a) (formulaire W-4 de 2020 et ultérieur) en fonction du statut de déclaration que vous avez sélectionné :
   1. 8 600 $ : « Célibataire ou « Marié déclarant séparément »
   2. 12 900 $ : « Marié déclarant conjointement »
3. Multiplier le nombre d’allocations de retenue demandées à la ligne 5 (formulaire W-4 de 2019 et antérieur) par 4 300 $. Inscrivez le total à l’étape 4(b) (formulaire W-4 de 2020 et des années suivantes)
4. Entrez tout montant de retenue supplémentaire demandé par l’employé à la ligne 6 (formulaire W-4 de 2019 et des années précédentes) à l’étape 4(c) (formulaire W-4 de 2020 et des années suivantes)

Aidez-moi ! J’ai besoin d’un exemple

Reprenons le pont de calcul, étape par étape. Disons que l’employé a coché la case  » Célibataire  » sur le formulaire W-4 de 2019 et des années précédentes, qu’il a demandé 1 allocation de retenue et qu’il n’a pas demandé de montants de retenue supplémentaires. Remplissez le dernier formulaire W-4, qui est le formulaire W-4 de 2021.

Voici à quoi ressemblerait le pont de calcul en action :

1. Le statut de déclaration de l’employé sur le formulaire W-4 de 2021 serait « Single »
2. Entrez 8 600 $ à l’étape 4(a) du formulaire W-4 de 2021
3. Multipliez l’allocation de retenue demandée par l’employé (1) par 4 300 $ pour obtenir 4 300 $. Inscrivez 4 300 $ à l’étape 4(b) du formulaire W-4 de 2021
4. Parce que l’employé n’a pas demandé de montant de retenue supplémentaire, vous n’entrez rien à l’étape 4(c)

Maintenant, vous pouvez utiliser le tableau de retenue d’impôt sur le revenu par tranche de salaire ou par méthode de pourcentage pour les formulaires W-4 de 2020 ou plus tard. Pour ce faire, il suffit de se référer au formulaire W-4 de 2021  » converti « .

N’oubliez pas que cela ne sert qu’à calculer la retenue d’impôt fédéral sur le revenu. Le nouveau formulaire que vous créez ne remplace pas le formulaire W-4 de 2019 et des années précédentes que l’employé a rempli. Conservez les deux formulaires dans vos dossiers.

Si l’employé finit par fournir un nouveau formulaire, cessez d’utiliser le pont de calcul pour cet employé.

Que se passe-t-il si un nouvel employé ne remplit pas le formulaire ?

Traitez les nouveaux employés qui ne remplissent pas le nouveau formulaire comme des déclarants uniques sans autre ajustement. Utilisez le taux de retenue standard pour ces employés.

Les employeurs peuvent-ils forcer les employés à soumettre un nouveau formulaire ?

Bien que vous puissiez demander à vos employés ayant des formulaires W-4 de 2019 et antérieurs de soumettre un nouveau formulaire, vous ne pouvez pas les forcer.

Si vous demandez à vos employés de remplir un nouveau formulaire et qu’ils ne sont pas tenus de le faire, vous devez leur expliquer deux choses :

1. Ils ne sont pas tenus de le faire
2. Leur retenue continuera à être basée sur leur formulaire W-4 précédemment soumis s’ils ne remplissent pas la version 2020

Encore, vous ne pouvez pas forcer les employés payés pour la première fois avant 2020 à remplir un nouveau formulaire. Et si ces employés refusent de le faire, vous devez continuer à utiliser leur ancien formulaire.

À quoi ressemble le formulaire de l’IRS ?

Vous pouvez consulter le formulaire W-4 2021 complet, certificat de retenue de l’employé, sur le site de l’IRS. Et si vous voulez voir la version 2019 et antérieure, vous pouvez la consulter ici.

Fatigué de suivre l’évolution des lois fiscales par vous-même ? Avec la paie en ligne de Patriot, vous n’avez plus à vous soucier des calculs manuels. Notre logiciel est mis à jour pour refléter les modifications apportées aux impôts. Obtenez votre essai gratuit dès maintenant !

Cet article a été mis à jour par rapport à sa date de publication initiale du 18 décembre 2019.

Ceci ne constitue pas un avis juridique ; pour plus d’informations, veuillez cliquer ici.