Par Kieran La gestion des congés annuels est une nécessité pour les équipes de toutes tailles. Ce modèle de planificateur de congés est un excellent moyen gratuit de commencer à suivre les absences.
Si vous recherchez un outil de suivi des absences robuste pour éviter de gérer une feuille de calcul, consultez notre & planificateur de congés en ligne flexible et facile à utiliser.
Basique
Entrez les noms de vos employés dans les cellules de nom de la première feuille, les noms des autres feuilles seront tirés de la première feuille.
Les totaux mensuels sont affichés à la fin de chaque ligne pour chaque employé. Les totaux annuels sont affichés dans un onglet séparé appelé Totaux.
Le modèle diffère légèrement en fonction de l’option ‘Suivre les absences dans’ sélectionnée dans les personnalisations.
Suivre les absences en jours
Les absences sont enregistrées en insérant le code correspondant dans la cellule du jour. Par exemple, en cas de congé maladie, il faut saisir S dans la cellule.
Tous les types d’absence et leurs codes sont indiqués dans une clé pratique à côté du mois civil.
Suivre les absences en heures
Entrez le nombre d’heures d’absence dans la cellule relative au jour de l’absence.
Types de congés
8 types de congés sont fournis par défaut lorsque vous utilisez l’option ‘Suivi des absences en jours’. Il s’agit de :
- Vacances
- Demi-journée (matin)
- Demi-journée (après-midi)
- Maladie
- Maternité/Paternité
- Compassion
- Temps libre en remplacement
- Travail à domicile
.
Les demi-journées peuvent être enregistrées en utilisant les codes H1 et H2, celles-ci comptent pour 0.5 dans les totaux.
Décomposition des totaux
Si vous suivez les absences en jours, le dernier onglet du modèle contient les totaux de toutes les absences pour chaque employé ainsi qu’une décomposition par type d’absence.
Le champ ‘Compte d’absences’ indique la somme de toutes les absences tout en comptant les demi-journées comme 0,5 de manière appropriée. C’est une somme de la colonne ‘Absences ce mois-ci’ sur tous les mois.
Options de personnalisation
Notre modèle est conçu pour être utile à la majorité des équipes avec les options par défaut mais il existe un certain nombre d’options de personnalisation.
Date de début personnalisée
Toute date de début peut être choisie pour votre suivi des congés. Le modèle par défaut contiendra une année complète à partir de la date de début spécifiée.
Par exemple, si votre année de congé annuel correspond à l’exercice financier d’avril à mars, sélectionnez avril comme mois de départ.
Nombre d’employés
Tout nombre d’employés peut être spécifié. Que vous ayez 10, 20 ou 100 employés, ce modèle est fait pour vous.
Les noms des employés sont tirés à partir du premier mois (premier onglet), vous ne devez donc les définir qu’une seule fois.
Jours ouvrables
Les jours non ouvrables sont affichés comme une cellule gris clair dans le modèle. C’est uniquement à des fins d’affichage, ils ne bénéficient d’aucun traitement particulier lors du calcul des totaux d’absence.
Année
Vous pouvez définir l’année à laquelle le modèle de planificateur de congés commencera. Comme le modèle est généré dynamiquement, n’importe quelle année est prise en charge. Le modèle de planificateur de congés est prêt pour l’année 2021, 2022 et au-delà.
Nombre de mois (pluriannuel)
Combien de mois voulez-vous que votre gestionnaire d’absence prenne en charge ?
Par défaut, le modèle contient 12 mois (1 an), vous pouvez générer un modèle de calendrier pluriannuel en saisissant 24 mois (2 ans) ou plus.
Suivre les absences en jours/heures
Cette option modifie assez largement le modèle.
Lorsque vous suivez les absences en heures, il vous suffit de saisir un nombre dans une cellule pour signifier les heures d’absence prises. Les totaux sont une somme des heures.
Le suivi des absences en jours vous permet de préciser le type d’absence en saisissant une lettre dans la cellule au lieu d’un chiffre. Cette option vous permet également de suivre les absences en demi-journées.
Téléchargement
Des questions sur la façon d’ajuster le modèle une fois qu’il a été téléchargé ? Consultez la FAQ en bas de la page.
Comment avons-nous fait ?
Nous aimerions savoir si notre modèle Excel a bien fonctionné pour vous et comment nous pourrions l’améliorer.
Nous prévoyons d’ajouter le support des jours fériés – faites-nous savoir quels pays vous aimeriez voir supportés !
Veuillez envisager de partager si vous avez trouvé ce modèle utile !
Le meilleur outil de suivi des absences que j’ai trouvé. Je forme mes managers à son utilisation
Cela a l’air excellent ! Est-il possible d’avoir une conversion en heures prises comme congés annuels (vacances) par jour ; nos congés annuels fonctionnent en heures et non en jours car le personnel travaille selon des schémas d’équipes différents – Royaume-Uni. Merci 🙂
Réponse : Il y a maintenant une nouvelle option pour suivre les absences en heures plutôt qu’en jours. Il suffit de sélectionner ‘Hours’ dans la boîte déroulante ‘Track absences in’ lors de la création du modèle. J’espère que cela répondra à vos besoins !
Il serait bon que nous puissions avoir les numéros de semaine également mentionnés dans le calendrier. Merci.
Réponse : Les numéros de semaine ont été au-dessus des dates. Merci pour la suggestion
C’est excellent, pourriez-vous ajouter les jours fériés pour le Royaume-Uni.
Réponse : Nous y travaillons 🙂
Merci pour ce modèle très simple mais utile. Silvie, Royaume-Uni
Beau travail, a sauvé une pile d’efforts. Merci
Vous êtes géniaux les gars. Pour améliorer ce modèle, je suggère ces quelques modifications.
- Le décompte des absences devrait exclure celles saisies accidentellement les jours de travail exclus (par exemple les dimanches….
- Sera l’un des plus heureux de recevoir la version mise à jour que vous prévoyiez pour juillet 2020…. Si elle est déjà disponible, merci de me / nous le faire savoir.
- pour les jours fériés, je vous suggère d’utiliser des jours fériés factices que chacun peut changer sur lui-même. Actuellement, je suis en Autriche, mais je pourrais migrer en Tanzanie dans les années à venir. Ainsi, il serait bien que je puisse simplement remplacer les jours fériés par défaut par le pays correspondant.
Je ne trouve pas assez de mots pour vous féliciter.
Réponse : Merci beaucoup pour vos bons mots ! Je vous laisserai un email lorsque le modèle mis à jour sera prêt.
Je pense que l’idée de pouvoir intervertir les jours fériés est une bonne idée, même si elle peut être plus délicate à mettre en œuvre. Je vais certainement me pencher sur la question.
Je pense qu’il est important que les valeurs des week-ends soient tout de même comptabilisées au cas où quelqu’un voudrait marquer une absence un jour non ouvrable.
Merci pour votre excellent feedback !
Il serait utile dans le traqueur de vacances d’avoir des jours de maladie, mais pas seulement 1 journée complète, en ayant une option pour entrer des demi-journées de maladie
Réponse : Nous travaillons sur une nouvelle version qui supportera cela ! Merci pour vos commentaires 🙂
Nombre d’options de congés à pré-remplir soi-même
Réponse : Nous y travaillons !
Fantastique, personnalisé pour les employés et l’année. Interface simple et facile à comprendre. C’est parfait et 10 sur 10. Travail brillant les gars!!!
Brillant, parfait tracker de présence des employés pour notre petite entreprise, merci un million.
Comment puis-je ajouter quelqu’un au milieu de l’année ou supprimer un départ sans gâcher les macros ? J’ai essayé de faire des modifications sur la première page – janvier et la dernière page, totaux mais cela ne suit pas ? Pouvez-vous me conseiller ? C’est un super tableau de vacances.
Réponse : Bien sûr, j’ai ajouté deux sections dans la FAQ pour couvrir vos scénarios. L’ajout d’un employé et la suppression d’un employé.
Dites-nous si vous avez d’autres questions 😊
Pouvez-vous en faire un qui soit pluriannuel ?
Amélioration : C’est une bonne idée. Nous avons ajouté un champ pour le nombre de mois sous la section des options supplémentaires ! (19 juin 2020)
Ce modèle de traqueur de vacances a été une aubaine pour suivre toutes les absences du personnel, merci beaucoup. Les jours fériés pour le Royaume-Uni seraient bienvenus mais peuvent être saisis facilement
LOVE IT !!!!. Superbe travail !
Génial !
J’adore ! !!! Une chose qui manquait était les jours fériés que j’ai ajouté comme un type d’absence. Comment pouvons-nous atteindre pour plus de modèles ?
Réponse : Le type de jours fériés est une bonne idée ! Vous pouvez nous joindre depuis notre page de support !
J’aimerais une option de quart de jour/de nuit pour chaque jour que je peux ajouter comme « D » ou « N » sans compter cela comme absence
Réponse : Peut-être pourrions-nous ajouter une section pour les types qui ne comptent pas comme une absence. Si plus de personnes le demandent, nous pouvons l’ajouter :).
Superbe. Un tel gain de temps
C’est incroyable ! !! Merci beaucoup ! Cela m’a beaucoup aidé. 🙏 😊
Amélioration : Ajout de l’année au-dessus de chaque mois pour que ce soit un peu plus clair. (21 janvier 2020)
C’était une excellente façon de me lancer. Merci !
C’est parfait ! Je ne peux pas croire que c’est un téléchargement gratuit – merci, les gars. Je l’adore !
Hi, Est-il possible d’ajouter des types de congés supplémentaires par exemple – congé d’examen, congé d’étude, congé de maladie certifié, congé de maladie non certifié ?
Réponse : Bien sûr, l’ajout d’un type de congé supplémentaire n’est pas trop délicat. J’ai ajouté la réponse dans la FAQ.
Hi, y a-t-il un moyen d’ajouter les jours fériés pour qu’ils soient traités de la même manière que les week-ends ?
Réponse : Les week-ends sont uniquement marqués d’une couleur différente pour des raisons de commodité et n’affectent pas les calculs. Vous pouvez changer la couleur des jours fériés pour qu’ils correspondent aux week-ends si vous le souhaitez.
Réparation : Correction d’un bogue où les modèles qui ne commencent pas en janvier affichaient des dates erronées lorsque l’année défilait. (3 Nov 2019)
Modèle de pto très utile, merci beaucoup !
Dans la page des totaux, il faut avoir une ventilation des totaux par code pour que vous puissiez dire directement combien de jours de congé annuel ont été pris.
État : Ajout d’une ventilation des absences par type de congé sur la page des totaux. (16 Sept 2019)
Brillant fantastique – merci beaucoup, a sauvé tellement de temps de suivi du temps libre XXXX
Si vous reliez les noms de Jan tout au long de chaque mois, cela pourrait être utile. En outre, vous devriez avoir un tracker de jours fériés qui peut être défini pour chaque mois.
Statut : Les noms sont maintenant liés à partir des noms du premier mois. (24 Oct 2019)
Marquez les week-ends dans une autre couleur (cellules), mais à part cela – excellent travail !!!
Statut : Les week-ends (jours non travaillés) sont mis en évidence avec une couleur plus claire. (24 Oct 2019)
Questions fréquemment posées
Voici quelques réponses aux questions fréquemment posées sur la maintenance du modèle une fois qu’il est téléchargé.
Ajouter un employé supplémentaire après avoir téléchargé le modèle
Vous pouvez simplement sélectionner la ligne inférieure du tableau et faire glisser le petit carré en bas à droite (la poignée de remplissage) vers la ligne suivante.
Excel ajustera automatiquement la formule sur votre nouvelle ligne pour qu’elle fonctionne. Vous devrez le faire sur chaque onglet du modèle, y compris l’onglet des totaux.
Voici une vidéo de comment faire :
Suppression d’un employé
Vous pouvez simplement supprimer la ligne de l’utilisateur dans chacun des onglets. Excel ajustera les formules pour continuer à regarder les bons champs.
La ligne de totaux pour cet employé se brisera au fur et à mesure que vous commencerez à supprimer les lignes mais vous pouvez également supprimer la ligne de totaux pour l’utilisateur.
Ajout d’un type de congé supplémentaire
Vous pouvez utiliser n’importe quelle lettre pour vos types d’absence et les totaux mensuels fonctionneront comme prévu.
Pour ajouter une autre colonne dans l’onglet des totaux pour une ventilation de ce type de congé spécifique, procédez comme suit :
Dans l’onglet des totaux, copiez une colonne existante (par exemple, la colonne Travail à domicile) et remplacez la lettre dans chacune des déclarations COUNTIF par votre nouvelle lettre.
Par exemple :
=SUM(COUNTIF(April!D5:AG5,"W"),COUNTIF(May!D5:AH5,"W"),COUNTIF(Ju...
devient
=SUM(COUNTIF(April!D5:AG5,"X"),COUNTIF(May!D5:AH5,"X"),COUNTIF(Ju...
Faites cette modification dans la cellule du haut puis faites glisser la poignée de remplissage vers le bas pour appliquer la formule à toutes les cellules situées en dessous dans la colonne. C’est tout !
Vous pouvez ajouter la nouvelle lettre à la clé sans que cela n’affecte aucun des calculs.
Demander un outil gratuit
Nous avons récemment construit notre planificateur de quotas en ligne gratuit à cause d’une suggestion.
Vous avez des tâches fastidieuses qui pourraient être résolues avec un outil que vous ne trouvez pas en ligne ? Faites-nous en part !
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