Vous cherchez des moyens de réduire les coûts, de rationaliser les commandes et de vous assurer de ne jamais manquer de produits ? Euh… est-ce une question piège ? Bien sûr que oui !
Une solution éprouvée pourrait être d’adopter le Vendor-Managed Inventory (VMI), un arrangement entre votre entreprise et votre fournisseur pour réapprovisionner automatiquement les stocks.
C’est un processus simple : Votre fournisseur surveille vos stocks à l’aide de ses propres employés ou obtient des informations sur les stocks de votre part – le client. Le stock est réapprovisionné automatiquement, sans l’intervention du client. Ça a l’air sympa, non ? Bien fait, et pour le bon client, le VMI peut être une situation gagnant-gagnant pour vous et votre fournisseur.
Vous pensez peut-être que votre entreprise est trop petite pour bénéficier de systèmes de gestion des stocks. Pas si vite. Le VMI a plus à voir avec les délais de livraison qu’avec la taille de votre entreprise. Parlez-en à votre fournisseur. En analysant les UGS dans plusieurs catégories, votre fournisseur peut construire des conteneurs pour diminuer le stock global et augmenter la fréquence d’achat, ce qui vous permet de maximiser les économies. Votre fournisseur peut vous aider à prendre de meilleures décisions d’achat, notamment à gérer les coûts en réduisant les pics et les creux dans les stocks.
L’IMV requiert une relation solide et une volonté de transparence avec votre fournisseur. Vous le verrez dans nos clés ci-dessous, la communication est un élément essentiel d’un programme VMI réussi. Si vous pensez que votre entreprise est prête à faire le grand saut, poursuivez votre lecture !
Quels sont les avantages du VMI ?
Avant de creuser trop profondément sur la façon de mettre en place un programme VMI, il est bon de comprendre certains des avantages réels que le VMI peut apporter à votre entreprise. Pour la plupart des entreprises, il y a trois grands avantages à mettre en place un programme VMI :
1 | Inventaire allégé
Dans les affaires, les flux de trésorerie et les niveaux d’inventaire vont de pair. Il est frustrant de voir la poussière s’accumuler sur des produits à rotation lente qui reposent dans votre entrepôt. Dans le cas d’un programme VMI, votre fournisseur prend en charge la charge des liquidités/stocks immobilisés. Vous indiquez à votre fournisseur les marchandises dont vous avez besoin et quand, et il vous les livre juste à temps. Évidemment, il y a des détails à régler. Les deux parties décrivent un arrangement détaillé avec des termes clairement définis tels que les périodes de rétention des stocks, les délais de prise obligatoire, les conditions de paiement et autres.
Un bonus supplémentaire est que votre programme de gestion des stocks peut vous aider à planifier les perturbations de la chaîne d’approvisionnement comme la fermeture du Nouvel An chinois.
2 | Réduction des coûts d’exploitation
Maintenant que quelqu’un d’autre gère vos stocks, vous pouvez libérer du capital en payant pour des locaux ou du personnel. Vous fournirez à votre fournisseur l’historique de vos ventes et la quantité de stock que vous avez généralement en main. Il utilisera ces données pour prévoir votre demande et établir un plan comprenant la quantité et la fréquence des commandes. Soit vous passez les commandes en fonction de leurs suggestions, soit vous les autorisez à commander en votre nom, sur la base du plan proposé. Habituellement, une fois que les marchandises sont prêtes, elles sont expédiées à l’entrepôt de votre fournisseur ou à un autre emplacement 3PL jusqu’à ce que vous envoyiez une libération de l’inventaire.
3 | Une relation plus solide avec le fournisseur
Vous avez peut-être réalisé qu’un programme d’inventaire géré par le fournisseur exige un haut degré de confiance entre vous et votre fournisseur. Ce genre de confiance permet de développer un véritable partenariat qui entraîne une baisse des coûts et une augmentation de l’efficacité pour vous, tout en aidant votre fournisseur à gérer ses besoins de fabrication et à atténuer les fluctuations imprévues de la demande saisonnière et les changements de marché. Ce type de perspicacité signifie que votre fournisseur dispose de votre produit lorsque vous en avez le plus besoin.
Ok, vous pensez donc que le VMI pourrait être un outil formidable pour votre entreprise. Quelle est la prochaine étape ?
5 étapes pour un programme de gestion des stocks par le fournisseur réussi
Déterminer si le VMI convient à votre entreprise.
Questions à poser :
- Vos ventes représentent-elles un pourcentage suffisamment important de l’activité de ce fournisseur pour justifier d’assumer plus de risques ?
- Vos ventes sont-elles régulières ? Sont-elles hautement saisonnières ou principalement réalisées sur commande ?
- Votre fournisseur est-il capable de s’adapter rapidement aux changements de vos prévisions ?
- Votre fournisseur dispose-t-il des employés formés, des systèmes informatiques appropriés et de l’espace d’entreposage nécessaire pour gérer adéquatement vos stocks ?
Si la réponse à ces questions est « Oui ! », parlez-en à votre fournisseur pour savoir s’il offre des services VMI et si votre entreprise est éligible.
2. Fixez des attentes réalistes dès le départ.
Des discussions ouvertes et honnêtes, ainsi qu’une compréhension approfondie de ce qu’implique un programme VMI, augmenteront vos chances de réussite. Parlez de vos attentes et soyez réaliste. Comprenez qu’il y a des avantages et des risques pour vous et votre fournisseur. Posez les questions suivantes :
- Qu’est-ce que chaque partie attend de cet accord ?
- Qu’est-ce qui doit être fait avant la mise en œuvre ? Y a-t-il des obstacles à surmonter ?
- Quel est le délai raisonnable pour la mise en œuvre ?
- Combien de mois de stock de sécurité le fournisseur doit-il avoir en main à tout moment ?
- Y a-t-il des termes d’obligation d’inventaire (30, 60, 90, 120 jours) ?
- Quelle partie accepte la responsabilité des articles à rotation lente ?
- Les coûts de manutention, de stockage et de camionnage seront-ils facturés séparément ou regroupés dans le prix unitaire ?
- Comment la trésorerie de chaque partie sera-t-elle affectée ?
Ne minimisez pas ce dernier point. Voici comment il est généralement traité : le fournisseur possède les stocks pendant de plus longues périodes et supporte plus de risques liés aux stocks (immobilise plus de liquidités). Le fournisseur doit décider si ce risque est un compromis raisonnable.
Établir des transferts d’informations transparents.
Entendez bien ceci : Un programme VMI n’est aussi bon que la qualité de ses échanges d’informations. Les fournisseurs ont besoin d’une visibilité totale sur les ventes et les niveaux de stock pour maintenir efficacement les marchandises dans le pipeline et gérer correctement les stocks. Gardez ces éléments en tête :
- Le fournisseur a besoin de prévisions quotidiennes ou hebdomadaires de la part du client
- Les ventes réelles et le stock actuel valent mieux qu’une prévision (pas de supposition)
- Le fournisseur peut planifier les changements à venir ou les pics saisonniers de la demande
- Le fournisseur doit fournir des rapports sur l’état des commandes afin que le client puisse voir les informations en direct
- Le but ultime est la transparence des deux côtés
Intégrer les systèmes dans la mesure du possible.
Bien que les données puissent être échangées et gérées manuellement à petite échelle ou pendant une courte période, ce n’est pas la façon de faire des affaires à long terme. Un programme VMI réussi utilisera et reliera les systèmes d’échange de données électroniques (EDI). Cela devrait être considéré comme une priorité. Les avantages de l’intégration informatique comprennent :
- Moins de feuilles de calcul
- Réduction du risque de confusion ou de malentendu
- Le fournisseur peut accéder à des informations et des rapports en direct pour vérifier l’état des stocks et des commandes
- Grande fiabilité
Gardez les lignes de communication ouvertes.
« Ce que nous avons ici, c’est l’échec de la communication », est une phrase célèbre du film classique Cool Hand Luke. (Regardez-le si vous ne l’avez jamais fait.) L’objectif final de cette relation est de former un partenariat mutuellement bénéfique. Cela ne peut pas se produire si vous ne vous parlez pas ou si vous n’êtes pas en contact. Mais lorsqu’une rupture de communication se produit, de mauvaises choses arrivent dans votre entreprise.
Par exemple, votre fournisseur doit tenir compte des arrêts de production du Nouvel An chinois (CNY) chaque année lors de la planification de vos stocks. S’il ne communique pas l’impact du CNY et la façon dont il prévoit de maintenir une chaîne d’approvisionnement ininterrompue, vous pourriez être laissé dans l’ignorance si vous avez soudainement besoin d’un afflux de marchandises pendant la période d’arrêt.
Autres exemples de situations où une communication ouverte est particulièrement importante :
- Si la demande change et que les marchandises doivent être accélérées ou stockées pendant une période plus longue
- Si une commande sera en retard ou s’il y a une autre perturbation dans la chaîne d’approvisionnement
- S’il y a une circonstance atténuante et que le client a besoin de conditions flexibles pour une période décidée (ex, le délai de prise en charge doit être prolongé de 60 à 90 jours)
Voici une bonne règle de base en matière de communication : Ne laissez pas une rupture de communication se produire de votre côté. (Après tout, c’est le seul côté que vous pouvez contrôler, n’est-ce pas ?)
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