Si vous avez déjà eu à construire un planning, alors vous savez que le processus tient plus du marathon que du sprint. Malheureusement, très peu d’entre nous sont prêts à porter leurs compétences en matière de création de planning aux Olympiades des RH. La majorité d’entre nous a encore des années d’entraînement avant d’être prête à remporter une médaille d’or. Et s’il existait un moyen plus facile de faire passer vos compétences en matière de création de plannings au niveau olympique ? Heureusement, c’est possible. Les logiciels de planification et les meilleures applications de planification des employés peuvent vous donner le coup de pouce dont vous avez besoin pour vous sentir comme un champion.
Cependant, trouver le bon produit pour vous amener au sommet de la compétition peut encore représenter beaucoup de travail. Pour déterminer quel logiciel de planification peut vous être le plus utile, il ne suffit pas de deviner quel fournisseur semble être la meilleure option. Vous devrez savoir ce qu’une application de planification des employés est capable de faire, quelles sont les fonctionnalités que vous devez rechercher, puis concilier les deux pour réduire les produits qui répondront à vos besoins.
Comparer les principaux logiciels de planification des employés
Ce que couvre cet article
- Fonctions clés
- Avantages principaux
- Options de déploiement
- Sélection du logiciel
- Les meilleures applications de planification des employés
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Fonctions clés
Il y a beaucoup de tâches spécifiques qu’une application de planification peut aider. Les solutions les plus simples seront en mesure d’aider à rationaliser et à automatiser les fonctions de base de la construction des horaires, tandis que les produits plus avancés seront en mesure de s’attaquer à des tâches RH supplémentaires en dehors de la simple planification.
Alors, comment pouvez-vous déterminer à quel point votre solution doit être avancée ? La meilleure méthode sera d’élaborer une liste d’exigences basée sur vos défis uniques en matière de planification. Cependant, quels que soient les besoins spécifiques de votre entreprise, il existe tout de même une poignée de fonctionnalités que vous devrez rechercher lorsque vous comparerez les applications de planification des employés.
Gestion des horaires
Pour tout produit de planification, la fonctionnalité de gestion des horaires sera importante à évaluer. Ce sera l’une des fonctionnalités de base que vous utiliserez. Si la création de plannings est un marathon, alors la fonction de gestion des plannings est votre paire de chaussures de course éprouvée. Que vous soyez de marque Nikes, Adidas ou autre, l’objectif est le même : vos chaussures de course sont l’outil principal de votre kit de marathon. S’il est vrai que vous pouvez courir sans chaussures, les bonnes chaussures rendront certainement votre parcours plus facile.
La fonction principale de la fonctionnalité de gestion des horaires sera la création d’horaires. Cependant, ce n’est pas la seule tâche pour laquelle vous pourrez utiliser cette fonctionnalité. Selon le système que vous choisirez, vous aurez accès à une variété d’outils différents au sein de cette fonctionnalité.
Certains des outils spécifiques auxquels vous pourrez avoir accès incluent la planification de groupe, la planification automatisée et les capacités de planification saisonnière. Tous ces outils amélioreront votre capacité à créer et à suivre les horaires. Lorsque vous comparez les fournisseurs, vous voudrez être conscient de toutes les capacités spécifiques de gestion des horaires que vous recherchez. Vous pourrez alors être sûr que le produit que vous envisagez vous fournit ces outils.
Gestion des employés
Evidemment, vous avez besoin de bonnes chaussures pour courir un marathon entier, mais il existe d’autres outils qui vous aideront à atteindre la ligne d’arrivée – comme une liste de lecture qui tue. Tout comme vous devrez faire le tri dans votre bibliothèque musicale pour curer la playlist de motivation parfaite, vous devrez également suivre tous vos employés afin de construire le planning parfait.
Comme pour curer les bonnes chansons, vous voulez être sûr d’avoir les bons employés travaillant les bonnes équipes. Le suivi de toutes les informations de vos employés peut représenter beaucoup de travail, surtout si vous avez un grand nombre de travailleurs. C’est la raison pour laquelle vous devez vous assurer que le système que vous choisissez offre une excellente fonction de gestion des employés. Cette fonction peut vous aider à suivre la disponibilité des employés ainsi que les lieux où ils travaillent. Cette fonctionnalité permet également d’entreposer une base de données des employés.
Gestion des quarts
Vous avez de superbes chaussures et vous êtes gonflé à bloc en écoutant cette playlist, mais vous irez encore beaucoup plus loin avec une bouteille d’eau pour vous hydrater. Il en va de même pour la construction des horaires et une fonction de gestion des équipes. Un système capable de construire des horaires à partir des informations sur les employés est formidable, mais ajoutez-y une fonction de gestion des quarts de travail et vous êtes assuré de franchir la ligne d’arrivée la tête haute.
Cette fonction servira de garde-fou pour que votre horaire soit toujours le meilleur possible. Elle peut vous aider en vous fournissant des avertissements sur les conflits d’horaires ainsi qu’en vous assistant dans la planification basée sur les compétences. Certains des outils spécifiques de cette fonctionnalité comprennent le suivi des quarts de travail ouverts, des quarts de travail en attente ainsi que la confirmation du personnel en un clic.
Comparer les principaux leaders des logiciels de planification des employés
Avantages principaux
Quoi que soit la tâche sur laquelle vous travaillez, il est toujours agréable d’avoir un peu d’aide – et l’élaboration d’un calendrier ne fait pas exception. Une solution de planification des employés agit comme une main secourable pour vous rendre la vie un peu plus facile. Si vous avez déjà consacré du temps à l’élaboration d’un planning, vous savez à quel point cela peut être intimidant – et un peu d’aide supplémentaire semble probablement être une bonne idée. Alors, quels sont certains des avantages spécifiques que vous êtes susceptible de voir en mettant en œuvre une solution de planification ?
Un avantage majeur de la mise en œuvre d’une application de planification est qu’elle vous fait gagner du temps. Une étude récente a révélé que plus de la moitié des employeurs consacrent au moins deux heures à la création de plannings chaque semaine. Bien que ces deux heures puissent sembler insignifiantes, elles s’accumulent rapidement au fil du temps. Une solution de création automatique d’horaires peut réduire considérablement le nombre d’heures que vous consacrez à la création d’horaires. La programmation automatisée élimine également le casse-tête de la réconciliation du planning avec la disponibilité de chaque employé.
Les produits de planification ne font pas seulement gagner du temps, mais ils sont aussi souvent meilleurs pour construire les plannings. De nombreux systèmes offrent un certain niveau de collaboration en termes de construction des horaires, ce qui permet aux employés de contribuer à l’horaire. Certains systèmes permettent aux employés de modifier leur disponibilité, en plus de leur offrir la possibilité de changer d’équipe. La collaboration permet aux employés de s’assurer plus facilement qu’ils sont planifiés pour les quarts de travail pour lesquels ils sont disponibles et leur permet de trouver une couverture pour les quarts de travail qu’ils ne peuvent pas effectuer.
Un autre avantage majeur des applications de planification est l’accessibilité accrue. De nombreuses solutions permettent aux employés d’accéder au planning à distance. Cela signifie que vous n’avez plus à craindre que les employés oublient le planning et manquent leurs quarts de travail prévus. Cela vous permet également d’apporter des modifications à l’horaire même lorsque vous n’êtes pas à votre bureau – ainsi, si vous devez afficher un quart de travail ouvert, vous pourrez le faire immédiatement, ce qui augmente les chances de trouver une couverture pour ce quart de travail.
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Déploiement
Plusieurs systèmes auront les mêmes capacités de planification de base. Cependant, tous les systèmes ne sont pas créés égaux. Les systèmes avancés auront des fonctionnalités supplémentaires qui aideront les tâches RH en dehors du domaine de la planification, tandis que les systèmes de base n’offriront que des capacités de planification de base. Le logiciel lui-même aura des capacités pratiques différentes. À un haut niveau, les applications de planification peuvent être divisées en deux catégories : sur site et dans le cloud.
Sur site
Les solutions sur site sont essentiellement ce qu’elles semblent être. Elles sont stockées en interne, sur un serveur interne. Les organisations qui mettent en œuvre ce type de logiciel devront acheter une licence ou une copie du logiciel afin d’utiliser le système. Les entreprises qui choisissent d’utiliser ce type de logiciel apprécient souvent la tranquillité d’esprit que procure le fait de savoir que toutes leurs données sont stockées en interne.
Un avantage supplémentaire de ces solutions est qu’elles sont généralement plus faciles à modifier. Si vous possédez une entreprise de niche, alors vous serez en mesure de personnaliser une solution sur site pour correspondre à vos processus spécifiques. Souvent, ces types de solutions personnalisables sont utilisés par les grandes entreprises, tandis que les petites entreprises ont tendance à préférer les solutions basées sur le cloud.
Base sur le cloud
Les logiciels basés sur le cloud sont l’alternative aux solutions sur site. Les solutions basées sur le cloud sont hébergées par le serveur du fournisseur et sont accessibles par Internet. Ces types de systèmes de planification constituent un avantage majeur pour l’utilisateur en raison de l’accessibilité qu’ils offrent. Parce qu’un système de planification basé sur le cloud est accessible par Internet, les utilisateurs sont en mesure d’accéder au système de n’importe où, tant qu’ils disposent d’une connexion Internet.
Les systèmes cloud sont également une excellente option si vous recherchez un logiciel avec des capacités mobiles. La possibilité d’accéder au planning de n’importe où vous permet d’apporter des modifications au planning selon les besoins sans avoir à vous esquiver dans votre bureau chaque fois qu’un changement se produit. De nombreux systèmes permettent également aux employés d’accéder au planning, afin qu’ils sachent toujours à quels postes ils sont affectés. De plus, cela permet un processus d’élaboration du planning plus collaboratif. Non seulement les employés peuvent vérifier le planning depuis leur domicile, mais ils peuvent également afficher et trouver une couverture pour les quarts de travail pour lesquels ils ne sont pas disponibles.
Ces types de systèmes s’avèrent également être un investissement commercial précieux. Comme ils sont hébergés dans le serveur du fournisseur, ils se mettent souvent à jour automatiquement. Ainsi, vous disposerez toujours de la version la plus récente du logiciel.
Sélection du logiciel
Si vous avez récemment décidé que vous êtes prêt à mettre en œuvre une application de planification des employés, alors vous voudrez commencer votre recherche avec une liste d’exigences. Cette liste vous aidera à guider votre recherche et vous donnera une bonne base pour évaluer les meilleurs fournisseurs en fonction des besoins uniques de votre entreprise. Déterminer quels sont les besoins spécifiques de votre entreprise peut être difficile, donc si vous trouvez que vous avez besoin d’une orientation supplémentaire pour commencer notre recherche, alors vous pourriez envisager d’utiliser notre modèle d’exigences complet, qui vous aidera à déterminer quels fournisseurs ont ce que vous recherchez.
Une fois que vous avez réduit vos choix de fournisseurs de planification, vous voudrez comparer les fournisseurs sur votre liste courte. Vous devrez vous assurer de poser aux vendeurs des questions clés telles que les solutions d’intégration qu’ils proposent, la fréquence à laquelle le vendeur met à jour le système ainsi que s’ils proposent une démo. En regardant une démo ou même en testant un système à titre d’essai, vous aurez un meilleur aperçu du fonctionnement du système et saurez s’il sera utile à votre organisation une fois que vous l’aurez entièrement mis en œuvre. C’est également à ce moment-là que vous voudrez comparer les prix des principaux fournisseurs. Comme pour tout investissement, vous voulez être sûr que le système que vous sélectionnez est dans le budget de vos départements RH.
Les meilleures applications de planification des employés
Nous avons passé beaucoup de temps à parler de ces applications, quelles fonctionnalités rechercher et comment juger les fournisseurs. Il est maintenant temps de parler des spécificités. Nous avons rassemblé une liste des meilleures applications de planification des employés, basée sur les données de notre équipe d’analystes experts.
Deputy
Deputy offre des avantages aux entreprises de divers secteurs. Ce système basé sur le cloud permet aux gestionnaires de créer des horaires, de calculer les heures supplémentaires et de demander une couverture pour les quarts de travail ouverts. Le système offre également des intégrations pour d’autres apps d’entreprise, des apps mobiles avec des fonctions de libre-service et un fil d’actualité pour encourager l’engagement des employés.
Ce système offre également une poignée de fonctions uniques comme la reconnaissance faciale biométrique, qui permet de mettre fin à des problèmes comme le poinçonnage entre copains. Il offre en outre des fonctions avancées capables de prévoir les besoins en matière d’horaires en fonction de facteurs tels que la météo. Les capacités de prévision avancées vous permettent de prévoir les ventes et de construire des horaires en conséquence.
Si vous recherchez un système avec d’excellentes capacités mobiles, alors Deputy est une solution que vous devriez envisager. Le logiciel propose des applications compatibles avec Android, iPhone, iPad et même votre Apple Watch. Cette capacité mobile permet aux gestionnaires de planifier les employés, d’approuver les feuilles de temps et de trouver des remplaçants pour les quarts de travail, le tout sans jamais se lever du canapé.
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