La règle de rétrospection de 7 ans pour la déclaration d’informations défavorables

Nous recevons beaucoup de questions concernant la règle de  » rétrospection  » de 7 ans pour la déclaration d’informations défavorables.

Nous confions cette question incroyablement importante à Melissa Snyder, avocate et responsable de la conformité de Good Egg. Melissa est certifiée FCRA-Advanced par la Professional Background Screening Association (PBSA).

Le grand démenti, bien sûr, est que toute information qu’elle fournit sur ce blog est simplement de nature éducative, et non un conseil juridique. Vous devriez consulter votre propre avocat concernant votre situation spécifique.

Venons-en au fait…

QUESTION:

Pouvez-vous discuter du  » retour en arrière  » de 7 ans pour le signalement d’informations défavorables – comment le calculer, ce qui est inclus, et est-ce que les lois des États varient ?

MELISSA:

C’est l’un de mes sujets préférés ! Mais c’est complexe.

Les affaires de faillite mises à part, la section 605(a) de la loi fédérale Fair Credit Reporting Act limite le signalement de « tout autre élément d’information défavorable, autre que les dossiers de condamnation de crimes qui sont antérieurs au rapport de plus de sept ans. » (15 U.S.C. § 1681c.)

Décryptons donc ce que cela signifie. Voici les trois points principaux que nous aborderons aujourd’hui :

Le mot « défavorable » est essentiel. Alors, qu’est-ce qu’une information défavorable ?

La définition d’une information défavorable peut être plus étroite que vous ne le pensez. Par exemple, la FTC a émis des avis consultatifs indiquant que les vérifications d’emploi sont considérées comme « neutres ». Puisque l’information signalée n’est pas « défavorable », il n’y a PAS de limite de 7 ans pour signaler les divergences dans les antécédents professionnels.

Même si la date de fin d’emploi remonte à plus de 7 ans, les agences de notation peuvent signaler des dates d’emploi et des titres de poste divergents, ou l’absence totale de vérification de l’emploi (c’est-à-dire une déclaration du soi-disant employeur précédent selon laquelle la personne n’a jamais travaillé pour son entreprise).

Il en va de même pour les vérifications de l’éducation. Étant donné que la vérification des antécédents professionnels et de l’éducation est souvent essentielle pour déterminer si un candidat est qualifié pour le poste, les employeurs doivent s’assurer de comprendre si leur fournisseur de services de dépistage retient inutilement de tels résultats discordants dans la vérification des antécédents.

A l’inverse, la définition des renseignements défavorables peut être plus large que vous ne le pensez. Des choses comme les mandats d’arrêt, les ordres d’extradition et les violations/infractions non criminelles sont des éléments d’information défavorables. Mis à part le respect des restrictions imposées dans certains États « pas de non condamnation » ou « pas d’affaire en cours », votre partenaire de filtrage ne devrait pas exclure automatiquement les informations défavorables à signaler simplement parce que ces informations ne sont peut-être pas elles-mêmes un « crime » ou une « accusation criminelle. »

L’approche de Good Egg pour livrer des informations défavorables : À moins que nos clients ne donnent des instructions contraires, chez Good Egg, nous aimons pécher par excès de livraison d’informations défavorables à signaler, lorsque ces informations peuvent légalement être partagées avec nos clients. Nous ne voulons pas vous cacher des informations défavorables à signaler et voir ensuite une personne embauchée se faire arrêter dès son premier jour de travail en raison d’un mandat ouvert non divulgué ou d’un ordre d’extradition.

Par exemple, si une demande d’extradition dans le champ d’application ou un mandat d’arrêt actif revient de la source primaire, nous voulons le signaler (si la juridiction applicable le permet) car il s’agit d’une information défavorable qui pourrait avoir un impact sur votre décision d’embauche.

Bien que les agences de renseignements qui signalent ce type d’information défavorable doivent veiller à ne pas laisser entendre que l’information signalée est elle-même une « affaire criminelle », nous pouvons (et nous le faisons) utiliser un modèle distinct pour signaler ce type d’information défavorable pertinente « non criminelle/non délictuelle », même lorsque l’information sous-jacente sur l’affaire criminelle sort du cadre de la vérification des antécédents et ne peut être partagée.

Les employeurs devraient prendre le temps d’examiner les directives de rapport avec leur fournisseur de services pour voir s’ils obtiennent une image complète des antécédents du candidat. Mais, comme pour toutes les informations sur les antécédents, l’employeur doit rester conscient de son devoir de ne pas utiliser les informations défavorables fournies en violation des lois fédérales ou étatiques sur l’EEO.

Un rapport précis sur 7 ans commence par une sélection correcte de la date de l’activité « défavorable ». Alors, quand l’horloge commence-t-elle à faire tic-tac ?

Pour certaines non-condamnations comme les arrestations et les actes d’accusation où une disposition finale est toujours en attente, la date d’arrestation ou la date d’inculpation est clairement la date de l’activité défavorable.

Et dans les 12 États (voir la liste ci-dessous) qui limitent la déclaration des condamnations à 7 ans, la date de disposition/conviction est la date de l’activité défavorable et doit être utilisée pour calculer les 7 ans. Si nécessaire, une ARC peut également utiliser la date de sortie d’incarcération ou la date de début de la libération conditionnelle pour faire entrer les condamnations dans le champ d’application.

Sur la base d’un examen de l’historique législatif de la FCRA et de diverses lois étatiques, les dates de probation ne devraient pas être utilisées pour faire entrer un cas dans le champ d’application.

Les ARC peuvent également avoir des problèmes si elles utilisent une date de disposition/d’abandon pour faire démarrer l’horloge sur les cas rejetés et autres charges abandonnées.

La FTC et le Consumer Financial Protection Bureau (CFPB) ont officiellement adopté la position en 2013 selon laquelle la période de rétrospection de 7 ans pour une accusation rejetée commence à courir à la date de l’accusation, et non à la date du rejet. Ainsi, les fournisseurs de vérifications d’antécédents qui se conforment aux prises de position des entités réglementaires n’utiliseront pas les dates de disposition pour faire entrer les cas rejetés dans le champ d’application.

Comme vous pouvez le voir, la déclaration précise des 7 ans est extrêmement compliquée. Si votre tête ne tourne pas complètement à ce stade, j’ai fait une tentative générale de résumer la règle des 7 ans ci-dessous :

Dans les États de sept ans, il est important de noter que la règle des sept ans ne concerne pas la juridiction où le dossier est détenu, mais la juridiction où le candidat vit et travaille, car c’est là que le candidat se voit accorder des droits en vertu des lois de protection des consommateurs applicables.

Par exemple, si un candidat vit et postule à un emploi au Texas, et qu’il a une condamnation vieille de 10 ans hors d’un comté de Floride, cette condamnation ne sera pas signalée. Mais si un candidat vit et postule pour un travail en Floride, et a une condamnation vieille de 10 ans hors d’un comté du Texas, cette condamnation sera incluse dans notre rapport.

Bien que 7 ans soit la norme, votre ARC doit être flexible. Avez-vous besoin de plus de 7 ans de données sur les condamnations pénales ?

La vérification des antécédents n’est pas un service à taille unique. Vous devriez avoir la possibilité d’obtenir plus de sept ans de données sur les condamnations pénales si tel est votre souhait (et l’ARC peut légalement fournir ces données sur la base des lois étatiques/locales applicables).

Plus important encore, si la loi ou la réglementation vous oblige à effectuer une recherche d’antécédents criminels de plus de sept ans, votre ARC devrait le vérifier et ensuite s’y conformer.

Certains employeurs dans certains secteurs (tels que l’éducation, les soins de santé, les fournisseurs de soins d’accompagnement, les services financiers, le gouvernement/les forces de l’ordre) sont tenus de faire des vérifications des antécédents criminels sur 10 ans, ou doivent autrement faire une recherche  » approfondie et complète  » des antécédents criminels et peuvent être exemptés des règles de déclaration des condamnations sur 7 ans de divers États.

Il est impératif que les employeurs comprennent que si leurs candidats vivent ou travaillent dans l’un des États de sept ans susmentionnés, leur partenaire de filtrage doit être informé s’il a un mandat légal ou réglementaire pour effectuer une recherche plus approfondie des antécédents criminels.

Dans ce cas, l’employeur relèvera probablement d’une exception statutaire à la limitation de déclaration de condamnation de sept ans de cet État. En d’autres termes, à moins que vous n’informiez expressément votre fournisseur de filtrage que vous avez besoin de plus qu’une recherche standard de 7 ans sur les antécédents criminels (et que vous puissiez démontrer que le filtrage relève d’une exemption légale applicable), votre ARC ne sera pas en mesure de vous fournir les données supplémentaires dont vous avez besoin (au-delà de 7 ans) pour répondre à vos propres exigences réglementaires.

En outre, les employeurs doivent se méfier du fait que certaines ARC ne proposent qu’une recherche de sept ans. Encore une fois, une solution unique n’est jamais une bonne pratique.

Le début de l’année est un bon moment pour examiner votre programme de dépistage existant et vous assurer que vous comprenez combien et quel type de données vous sont rapportées. Si vous n’obtenez que 7 ans d’informations sur les condamnations pour crimes et délits, mais que vous en voulez plus, c’est le moment d’avoir cette discussion avec votre entreprise de vérification des antécédents.

S’il s’agit d’un véritable partenaire de conformité et pas seulement d’un fournisseur de services transactionnels, il vous expliquera les limites de déclaration que les différents États leur imposent. Et si vos employés sont situés dans un état de sept ans, vous pouvez déterminer ensemble si vous répondez à une exemption qui vous permet d’obtenir plus de données.

Si ces entretiens vous laissent vous gratter la tête, contactez Good Egg et nous serons heureux de procéder à une évaluation gratuite de votre stratégie de dépistage existante – et de répondre à toutes les questions obstinées sur la déclarabilité qui vous empêchent de dormir.

Vous avez une question pour Melissa ? Faites-le nous savoir !