La communication sur le lieu de travail : C’est maintenant plus important que jamais

La communication sur le lieu de travail est l’un des aspects les plus importants d’une entreprise florissante. L’évolution récente vers un travail essentiellement virtuel dans de nombreux secteurs a redéfini la fonction et la forme de la communication sur le lieu de travail.

La communication sur le lieu de travail est bien plus que des conversations. Il s’agit de l’échange d’informations par le biais de multiples supports différents. Les employés partagent leurs idées et les entreprises communiquent leurs stratégies et leurs objectifs par le biais de la communication, qu’elle soit formelle ou informelle.
Selon un sondage Workforce, environ 60 % des entreprises n’ont pas de stratégie à long terme pour leur communication interne. L’examen et la mise à jour de la stratégie de communication d’une entreprise permettront de définir l’orientation et l’accent mis sur la création et le partage d’idées qui orienteront l’avenir de l’entreprise.

La pandémie de COVID-19 a considérablement perturbé le quotidien des entreprises et les communications mondiales. À l’heure actuelle, environ la moitié de la main-d’œuvre américaine travaille à domicile, selon les statistiques du ministère américain du Travail. Pour l’instant, cette tendance semble devoir se maintenir pendant un certain temps. Il est peu probable que les modèles de travail normaux, en personne, reviennent cette année ou même en 2021.
De nombreuses sociétés et entreprises se sont engagées à rester dans des modèles de travail à domicile pendant douze mois complets pour éviter le risque que présente le COVID-19. Alors que ces entreprises gèrent la transition entre les activités en personne et les activités virtuelles, elles devront plus que jamais se concentrer sur la gestion des communications sur le lieu de travail virtuel.

Les organisations partagent les informations et les idées différemment. Les nouveaux outils de communication comme Slack, Zoom, Microsoft Teams, Jell et Twist rationalisent la messagerie entre les organisations, entre les équipes et entre les individus. Mais qu’est-ce qui rend les messages envoyés sur ces plateformes efficaces ou non ?

Une communication efficace est une voie à double sens. L’établissement du contexte en tant qu’expéditeur, et le choix du support ou du canal approprié peuvent être critiques.

Une communication efficace doit toujours avoir un contexte qui forme le cadre et la nécessité de la déclaration, de l’idée ou de la question partagée. Le contexte inclut toute circonstance externe comme l’urgence, les opinions ou la culture.

Un contexte clair conduit à un message clair. Quantified Communications, une société de conseil en communication d’entreprise, a constaté que les entreprises comptant environ 100 employés passent en moyenne 17 heures par semaine à clarifier des messages peu clairs. Cela se traduit par un coût annuel d’environ 525 000 dollars en perte de productivité.

L’expéditeur est un autre aspect important des communications efficaces. Les messages sont rédigés en fonction principalement du support qu’ils empruntent. La communication verbale est facile, nous codons notre communication verbale dans la langue que nous parlons, quelle qu’elle soit.

Certains codages peuvent être difficiles cependant, tout le monde ne peut pas coder en HTML ou parler le langage des signes, et encore moins monter une présentation PowerPoint convaincante. C’est à l’expéditeur de coder l’information ou l’idée qu’il essaie de partager pour qu’elle puisse être reçue.

Le support, ou canal, est la façon dont le message est communiqué, par exemple verbalement, électroniquement ou sur papier. La technologie a radicalement amélioré les moyens dont nous disposons pour communiquer sur un lieu de travail. À notre époque, les canaux de communication nous permettent d’être constamment connectés les uns aux autres. Dans la limite du raisonnable, vous pouvez joindre à peu près n’importe qui à tout moment.

Maximiser la connectivité est l’un des principaux objectifs de tout moyen de communication. Selon le cabinet de conseil McKinsey Company, la productivité des employés augmente de 20 à 25 % dans les organisations où les employés sont fortement connectés. La connectivité nécessite des plateformes performantes pour faciliter le partage d’idées et les conversations. La pandémie de COVID-19 a accru le nombre d’entreprises qui investissent dans les technologies de communication et dans des supports plus solides pour transmettre les informations.

Le dernier élément d’une communication efficace est le récepteur. Les récepteurs décodent les messages en utilisant le contexte et l’observation pour interpréter les informations et créer leurs propres pensées. Les récepteurs fournissent un retour lorsqu’ils reçoivent des informations, pour confirmer à la fois la réception et la compréhension.

Tamiser les données et les informations peut être l’un des aspects les plus difficiles du rôle de récepteur. Des études sur la communication au travail menées par SaneBox ont montré que 62 % des courriels reçus par les employés ne sont pas importants. Lorsque l’entreprise de logiciels Adobe a interrogé plus de 1 000 Américains travaillant dans des bureaux, elle a constaté que les travailleurs passaient en moyenne plus de cinq heures par jour à vérifier les courriels et à y répondre.
Heureusement, de nombreuses solutions technologiques arrivent sur le marché et offrent des plateformes de communication plus solides que les communications par courriel. Des entreprises de communication comme Dynamic Signal améliorent la façon dont les destinataires visualisent et analysent les communications qu’ils reçoivent.

Une fois que les chefs d’entreprise réalisent l’importance d’une communication efficace sur le lieu de travail, la prochaine question naturelle qu’ils se posent généralement est la suivante : Comment déterminer si nous communiquons efficacement à travers notre organisation ?

Quantifier et qualifier la communication sur le lieu de travail peut être difficile pour les entreprises dont les employés travaillent virtuellement. Sans une représentation physique des canaux et des réseaux de communication, les employés oublient souvent avec qui ils sont censés communiquer au quotidien.

Les outils et les applications de communication virtuelle comme ceux créés par Dynamic Signal rassemblent une main-d’œuvre en facilitant le nombre de connexions. Chaque lieu de travail est différent, mais à l’échelle d’un secteur fonctionnel de l’entreprise ou d’une organisation, tout le monde devrait pouvoir se connecter les uns aux autres.

La communication entre deux ou plusieurs personnes se fait à travers un canal. La section Gestion des communications du Project Management Book of Knowledge, rédigé par le Project Management Institute, définit la gestion des communications comme suit : la clé du contrôle du projet, la gestion des communications fournit l’intégrité vitale du projet nécessaire pour fournir une ligne de vie de l’information entre tous les membres de l’équipe du projet.

Brightview Senior Living est une organisation qui a beaucoup d’enjeux par rapport à la gestion des communications. Brightview est une entreprise de logement pour personnes âgées qui gère plus de 4 600 associés dans plusieurs États qui fournissent tous des soins de vie assistée aux personnes âgées.

Brightview fournit des soins nécessaires et parfois d’urgence à des milliers de personnes âgées. En raison de la grande étendue de leur activité et des enjeux élevés d’une rupture de communication, Brightview Senior Living a développé un système de communication appelé BVLink avec Dynamic Signal.

BVLink est une plateforme qui permet à Brightview de fournir une communication en temps réel des dirigeants exécutifs directement aux associés. Ce niveau de flux d’informations permet à chacun à travers l’entreprise de rester informé, en sécurité et inspiré pour fournir les meilleurs soins à leurs citoyens âgés.

Les défis techniques de la mise en œuvre d’un système de communication à travers une entreprise décentralisée de 4 600 membres étaient importants pour Brightview. Le système devait gérer plus de 10 000 lignes de communication à travers le personnel.

Pour développer le meilleur système, Dynamic Signal a aidé Brightview à se concentrer sur ce qui revenait à une communication de qualité sur le lieu de travail pour l’entreprise. La communication de qualité repose sur de nombreuses caractéristiques, dont les plus importantes pour Brightview Senior Living étaient la clarté, la facilité de compréhension et la densité de l’information.
Au cours des 20 dernières années, le temps consacré à la collaboration et à la communication sur le lieu de travail a augmenté de 50 % ou plus. L’augmentation de la quantité de communication doit être associée à une communication de qualité pour être efficace. Ce compromis clé entre la quantité et la qualité de l’information est très important pour Dynamic Signal. Dynamic Signal travaille très étroitement avec ses clients pour développer une plateforme de communication où les employés sont constamment mieux lotis par les informations et les messages qu’ils reçoivent de leur employeur.

Les données ont montré que les employés disposant de réseaux de communication fonctionnels dans un cadre de travail à domicile sont plus productifs, ont un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée, et ont une meilleure santé mentale globale. Une bonne communication sur le lieu de travail augmente la productivité et la créativité, et il y a de multiples raisons pour lesquelles un plan complet de gestion des communications devrait faire partie de la stratégie de l’entreprise et des affaires.

Tout d’abord, une communication efficace sur le lieu de travail établit et maintient des relations à travers une organisation. Les relations sont gérées sur les interactions clés qui ont lieu chaque jour. Les modèles virtuels et de travail à domicile ont créé un défi important pour les entreprises dans la gestion et la construction des relations entre leurs employés.

Le défi de la construction des relations par la communication virtuelle est souvent le plus évident lors de l’accueil des nouveaux employés. Malgré le gel économique des nouveaux emplois qui s’est produit de mars à mai 2020, les entreprises embauchent à nouveau et intègrent virtuellement de nouveaux employés à leur équipe.

Les premières semaines dans une entreprise sont cruciales pour bâtir les attentes d’un nouvel employé et sa compréhension de l’environnement de travail et des objectifs d’une organisation. Même les entreprises qui avaient perfectionné l’expérience d’onboarding des employés en personne ont eu du mal à amener les nouvelles recrues dans la culture et l’organisation de manière virtuelle.

Des systèmes et des modèles de communication efficaces sur le lieu de travail sont essentiels pour résoudre les difficultés de l’onboarding virtuel. Dynamic Signal a aidé les entreprises à s’attaquer à ce problème en créant une plateforme immersive et des plans d’engagement par paliers pour embarquer les employés de manière accueillante et progressive.

L’innovation s’efforce également de communiquer efficacement. Selon un sondage Salesforce, 86 % des employés et des cadres citent le manque de collaboration dû à une communication inefficace comme la principale cause d’échec des projets et des produits dans tous les secteurs. Il existe de nombreux outils de collaboration qu’une entreprise peut utiliser pour améliorer l’innovation.

La toute première chose que les entreprises doivent s’assurer de bien faire est de fournir aux employés un environnement riche en informations pour développer leurs idées et leurs innovations. La collaboration se fait entre les organisations commerciales et aussi entre les individus. Selon le site HR Technologist, 39% des employés interrogés pensent que les personnes de leur propre organisation ne collaborent pas assez.
La collaboration, et une communication efficace en général, aide les entreprises à résoudre les problèmes et à survivre aux périodes difficiles au sein de l’entreprise. En période de difficultés, les environnements de travail efficaces aident les employés à se rallier à leurs dirigeants d’entreprise.

Les entreprises doivent identifier les besoins culturels et environnementaux de leurs employés afin d’améliorer la communication sur le lieu de travail et de mieux atteindre les objectifs stratégiques. Une communication efficace sur le lieu de travail commence souvent par la direction de l’entreprise. Comme l’a découvert une étude de HR Technologist, 57 % des employés interrogés ont déclaré ne pas recevoir de directives claires et 69 % des managers ont déclaré ne pas être à l’aise pour communiquer avec leurs employés en général.

L’établissement de canaux de communication formels et informels est l’un des meilleurs moyens pour une entreprise d’améliorer sa communication sur le lieu de travail. Les entreprises peuvent améliorer la qualité de leurs communications en donnant aux responsables les moyens de communiquer efficacement et sans détour. Les canaux de communication formels sur le lieu de travail sont souvent la meilleure voie pour les managers de transmettre les objectifs et les initiatives importants de l’entreprise.

Les canaux de communication informels sur le lieu de travail sont également d’une importance vitale pour les opérations commerciales quotidiennes. Les cadres supérieurs ignorent souvent les canaux informels dans leurs communications. plans de gestion, mais ces canaux sont la façon dont 90% de la communication d’entreprise est effectuée. Les nouvelles plateformes de communication comme celles créées par Dynamic Signal sont des solutions très efficaces pour faciliter une communication informelle efficace entre les employés et la direction.
Les canaux de communication informels sont également ceux où les entreprises doivent s’assurer qu’il y a une bonne adhésion à l’éthique et aux valeurs de l’entreprise. Les principes généraux de la communication éthique sont la véracité, l’exactitude, l’honnêteté et la raison. Chaque entreprise devrait avoir ses propres directives spécifiques pour ce qui constitue un comportement et une communication acceptables sur le lieu de travail.

Le retour sur investissement est une mesure de performance utilisée pour évaluer l’efficacité d’un investissement ou sa capacité à créer des retours positifs qualifiés. La direction devrait considérer la communication sur le lieu de travail comme un investissement de performance, et évaluer de manière cohérente si ses investissements dans ce domaine sont rentables.

Le coût d’une mauvaise communication sur le lieu de travail est bien documenté. David Grossman a rapporté dans « The Cost of Poor Communications » qu’une enquête menée auprès de 400 entreprises de 100 000 employés chacune a cité une perte moyenne par entreprise de 62,4 millions de dollars par an en raison d’une communication inadéquate vers et entre les employés.

Les entreprises qui investissent efficacement dans la communication sur le lieu de travail voient souvent des dividendes dans leurs résultats. Selon un rapport de la société mondiale de gestion des risques et de conseil Willis Tower Watson, les entreprises ayant des pratiques de communication efficaces génèrent des rendements totaux pour les actionnaires 47% plus élevés que les organisations ayant une mauvaise communication.

Les avantages intangibles à investir dans et à établir une communication efficace sur le lieu de travail peuvent même dépasser les avantages tangibles pour la force à long terme d’une entreprise. Une communication efficace conduit à une culture de travail plus saine et à des employés satisfaits qui fournissent leur meilleur niveau de travail et restent plus longtemps dans une entreprise. Les employés passent 40% de leur vie au travail, il est donc important qu’ils puissent communiquer efficacement pendant qu’ils y sont.

Comme la pandémie de COVID-19 l’a démontré pour de nombreuses entreprises, en 24 heures, toute la nature et l’emplacement physique de la main-d’œuvre pourraient subir un changement radical, comme la transition vers le travail à domicile. Les entreprises dotées de solides réseaux de communication et d’une direction engagée seront les mieux placées pour réagir aux défis futurs.